客户行业 投资行业
问题类型 职能部门定岗定编
【客户背景及现状问题】
某投资管理公司位于某一线城市，是经市人民政府批准，于2001年4月设立的市直属综合性投资公司。主要承担政府重大建设项目的投融资；接受政府授权持有并运作国有股权；自主开展资本运营，促进资产跨地区、跨行业、跨部门、跨所有制的流动和重组。公司成立以来，以建立完善的法人治理结构、科学的运作机制、一流的员工队伍为目标，初步构筑了以专家咨询评审制、投资退出机制、激励约束机制、风险防范机制为主要内容的经营管理机制。 为了最大程度发挥公司在资产运营模式及人员配备方面的优势，并响应国企三年制度改革的要求，公司进行了业务板块重组，并邀请华恒智信专家为公司的组织构架进行优化改革，如此一来，公司各部门的职责发生了改变。并且公司经过研讨发现，公司的职能部门出现了较多的问题，如职能人员占比过大，人员冗余，员工工作效率比较低，工作普遍不饱和等，因此需要对职能部门岗位职责重新设计。在先前的合作中，华恒智信以客户需求为导向的服务态度与过硬的专业能力素养得到了公司高层的一致认可，公司领导决定再次与华恒智信合作，邀请专家团队进行职能部门定岗定编的设计工作。
【华恒智信问题分析】
项目启动后，华恒智信项目团队及时赶赴项目现场，开展了企业深入调研，了解了该公司面临的实际情况，在调查过程中，项目团队认识到了公司职能部门定岗定编工作出现的问题主要集中在以下几个方面：
1、职能部门分工过细、岗位设置随意性较强，不利于工作开展 通过前期对公司各职能部门关键职责与工作流程的梳理，对比各部门岗位配置现状后分析发现，该公司在职能部门的岗位职责划分上分工过细，比如有人负责会议组织，有人负责会议记录，有人负责会议整理保存，而这些岗位在职责上存在交叉重叠，导致员工之间互相推诿，不利于工作的开展；在岗位设置时，随意性较强，例如当职能部门要求完成某项事情增设某项职责时，优先考虑向人力资源部门要求增设某个职位或多配置几名员工，慢慢地，职能部门的职责划分越来越细，导致很多员工只专注自己的工作，对部门未开展的工作或与自己无关的工作置之不理，主动性比较差，影响了工作效率与工作氛围。 2、职能人员占比过高，人员冗余，整体的工作饱和度较低 公司作为成立多年的老国企，随着时间推移，公司员工渐渐增多，同时因为国企用人特点，人员流动性比较差，员工难以分流，导致职能部门人员占比过高，出现了人员冗余问题；在工作量的安排上，原本一个人的工作任务可能由三个人去做，工作量普遍不饱和；此外受到过去历史文化以及自身管理制度的限制，在职能部门存在一些“关系户”，员工工作积极性比较差，工作效率也比较低，影响了企业的发展与效益。 3、缺少配套管理机制，部门干部员工对定岗定编认识性不足 项目专家通过对部门干部、员工进行深入访谈后，发现公司的定岗定编之所以难以落地，很大程度上是由于缺少管理配套机制的辅助，以及部分干部员工对定岗定编存在错误认识，导致大家不愿意去执行改革方案。例如，当推行定岗定编时，没有将方案与员工培训升、退出机制、考核、干部竞聘等管理制度挂钩，出现员工非常忙碌当工作效率却不高；工作能力逐渐不适合公司发展的员工无法得到及时分流。以及部门负责人不愿意推行定岗定编，总是推诿扯皮等问题。 此外项目组发现部分干部员工对定岗定编存在一定抵触心理，对定岗定编工作存在错误认知，究其原因，各部门都带着各自立场、带着传统的工作方式，习惯了传统的管理模式，很多干部员工认为定岗定编就是排除异己，对定岗定编的必要性认识不足，导致大家不愿意去支持定岗定编工作，进而影响了方案的落地效果。
【华恒智信解决方案】
为解决以上问题，提出最适用于本公司实际情况的定岗定编方案，华恒智信项目团队通过深入调研、数据收集、对标分析等途径，提出多角度的解决建议，并逐一进行可行性验证后，提出了以下的核心解决方案：
1、梳理岗位职责，明确岗位的关键职责要求 职能人员的工作成果很难像生产部门工作内容一样用具体数字或指标去量化，对此华恒智信项目组经过多次调查访谈，并结合公司发展特点，对职能部门的岗位职责重新梳理设计，通过对工作角色、工作时间、任职者能力以及工作量等四个方面进行分析，梳理职能部门需要完成的关键职责以及部门员工在完成这些职责时投入的有效工作时间；从角色/责任角度对岗位进行分级，因事设岗，将职能相似的岗位归并，减少流程节点，尽可能避免岗位职责出现交叉或重叠，实现工作效率的最大化。 2、丰富岗位职责、增加岗位深度，提升部门整体饱和度 针对公司面临着职能人员占比过大，出现人员冗余以及工作饱和度比较低的问题，同时考虑到国企用人特点，人员分流比较困难，项目组专家老师通过丰富岗位职责，可以增加体现部门核心价值的工作，提高整体服务支持能力，从而提升部门工作饱和度。例如，可以对人力资源部提出建立人才管理体系，提高工作要求，实现部门目标与公司战略目标相对接；可以对部门各个关键岗位提出职责未履行或需要新增职责的说明，并由部门领导负责落实、督促，将各项工作安排下去。通过采取以上方法，增加岗位深度，丰富岗位职责，从而提升工作饱和度。 3、提供员工培训、考核、干部竞聘等管理配套机制，明确定岗定编的管理必要性 对许多企业来说，定岗定编的难点之一在于落地。对此，华恒智信专家组结合公司的发展实际提出建议，在推行定岗定编必须提供相应的管理配套机制辅助方案落地，例如将定岗定编与员工培训、绩效考核、干部竞聘等方面挂钩，建议将对部门定岗定编工作进行考核，并将考核结果作为部门绩效考核的一部分，对于做得好的部门给予总额奖励，对于做的不合格的部门员工进行培训，并将培训结果与退出机制挂钩，同时建议将定岗定编工作情况作为干部竞聘的考察指标，从而激励部分领导与员工积极落实定岗定编。 此外建议针对定岗定编的管理必要性及提升支持作用，提供培训辅导，统一观念。对合岗、减编要有明确的解释和培训，增强大家的危机意识，统一认知，领导在改革中也希望保持内部稳定，而不是强硬推行，帮助企业明确定岗定编的管理必要性，进一步推进定岗定编的落地工作。
【华恒智信总结与思考】
通过科学的工具和分析，华恒智信人力资源咨询团队针对定岗定编中影响各类岗位工作量的因素不断进行探索，通过梳理岗位职责，制定关键职责员工数量要求标准，设计岗位职责进阶方案，对部门干部员工进行统一培训辅导，帮助公司顺利开展了定岗定编工作，解决了公司存在的人员冗余、工作效率比较低以及定岗定编难落实的问题，有效地提升了公司人力资源利用率，进一步推进企业长期发展。
此案例展示了华恒智信为某公司设计定岗定编方案的部分思路与方法，同时也体现出了华恒智信以客户视角看待问题，以实务的、系统的解决客户问题为出发点的工作理念。华恒智信专家团队从始至终认为，只有合作双方共赢的项目，采用具有工作意义的项目，并将在后续的项目中秉承这一理念，系统性地、实务性地解决企业人力资源体系管理难题。
