档案工作主要是收、存、管、用，想方设法的收，整理规范的存，妥善安全的管，尽心尽力的用。如果档案库房里的档案只进不出，再长的档案架也不够用，再大的库房空间也不够装，怎么办？该移交的要移交，该销毁的要销毁！
档案销毁工作责任重大，一旦出现差错，可能引发难以估量的后果。今天，就和大家聊聊档案销毁流程，以及如何有效避免擅自销毁档案这类严重失误。
·擅自销毁档案行为表现
·如何正确销毁档案
1.精准鉴定与评估
机关单位需组建专业能力强的鉴定团队，严格依据档案保管期限表和相关鉴定标准，对每一份档案进行细致入微的逐卷（件）鉴定。鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。
如，一些保管期限到期的档案，不能简单地直接销毁，而要全面分析其内容，判断其是否对后续工作、研究等仍具有参考价值。特别是那些涉及重大历史事件、关键业务数据的档案，即便已达保管期限，也必须慎之又慎，充分考量其潜在价值，确保不遗漏任何重要信息。
2.规范提出销毁申请
当确定某些档案符合销毁条件后，应当编制规范、详尽的销毁清册。清册中应清晰罗列销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等关键信息，同时，要条理清晰地阐述申请销毁的具体原因。完成填写后，及时将申请表提交给主管部门进行审核，只有通过严格审核，才能确保销毁行为的合法性与合规性。
3.严格落实审批流程
审批环节是保障档案销毁工作严谨性的关键防线，各层级都要秉持高度负责的态度，对销毁申请进行全方位、无死角的严格审查。机关分管档案工作的单位负责人、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见。只有当所有审批环节都顺利通过，才能进入后续销毁步骤。尤其对于涉及机密的档案，审批流程会更加严密复杂，从申请受理到最终批复，每一步都有严格的标准和要求，全力守护信息安全。
4.合理选择销毁方式
根据档案的类型和特性，选择合适的销毁方式至关重要。常见的销毁方式有焚烧、粉碎、化浆等。对于纸质档案，粉碎和焚烧是较为常用的方法，粉碎能将纸张破坏成细小碎片，焚烧则可彻底将档案化为灰烬；而对于电子档案，必须借助专业的数据擦除软件，利用先进的数据覆盖、加密等技术，确保存储的数据被完全清除，无法通过任何技术手段恢复，从而杜绝信息泄露的隐患。
5.全程监督销毁过程
销毁过程必须处于严格的监督之下，确保万无一失。监督人员可以是单位内部的纪检人员、经验丰富的档案管理人员，也可邀请具备专业资质的第三方机构参与。在销毁现场，监督人员要认真核对销毁方式是否与申请时一致，仔细清点销毁数量，确保与申请数量相符，杜绝错销、漏销等情况发生，保障销毁工作准确无误地完成。
·擅自销毁档案的法律后果
《中华人民共和国档案法》规定，单位、个人有擅自销毁档案违法行为的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。
《档案管理违法违纪行为处分规定》规定，擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。
·如何避免擅自销毁档案
1.强化教育培训
定期开展系统的档案管理知识培训，是提升工作人员档案意识和业务能力的重要途径。邀请资深档案专家前来授课，结合实际发生的典型案例进行深度剖析，让工作人员真切认识到擅自销毁档案可能带来的严重危害。培训结束后，组织针对性的考核，检验工作人员对培训内容的掌握程度，进一步巩固学习成果，增强工作人员的合规操作意识。
2.完善制度体系建设
建立健全档案销毁制度，是规范档案销毁工作的根本保障。制度中要明确界定从档案鉴定、申请、审批到销毁各个环节的责任人和具体操作规范。同时，配套建立严格的责任追究制度，对违反制度规定擅自销毁档案的人员，依法依规严肃处理，绝不姑息，让制度真正成为不可触碰的高压线。
3.加大监督检查力度
将档案销毁工作纳入定期监督检查的范围。检查内容包括销毁流程是否严格按照制度执行、审批手续是否齐全完备、销毁记录是否详细准确等。一旦发现问题，及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改，并对整改情况进行跟踪复查，防止问题反复，确保档案销毁工作始终在规范的轨道上运行。
4.推行信息化管理模式
借助先进的档案管理系统，对档案的生命周期进行全程数字化监控。从档案的产生、收集、整理、归档、保管到最终销毁，每一个环节都在系统中留下清晰、可追溯的记录。通过信息化管理，不仅能够大大提高档案管理工作的效率，还能方便随时查询档案的状态和操作记录，为预防擅自销毁档案提供强有力的技术支持。
结束语
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