提到采购一词，人们的第一印象就是花钱买东西，与生活场景不同，企业专业的采购活动要远远比生活中单纯的购买行为复杂很多。
企业中采购部门的主要职能如下：
1.及时掌握所需要的采购信息，保持良好的内部沟通。
2.调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供应来源。
3.建立供应商档案，定期评鉴及淘汰供应商。
4.及时了解原材料市场行情，满足企业生产与降本要求等等
采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标之一，企业中也常常会为采购制定绩效KPI指标，如降本占比50%，有的甚至达80%不等。
采购成本可分为显性成本（即可计算的成本）和隐性成本（即机会成本）。显性成本是指采购过程中实际可能发生的货币支出成本，隐性成本是指采购活动中的机会成本，在采购过程中通过各种表现形式影响着采购成本的大小。
采购成本的构成具有多样性和动态性的特征，影响采购成本的主要因素有：采购价格因素；采购数量因素；市场信息因素；交货方式等。
由此可见，采购成本的降价并非仅单纯与供应商谈降价(季度降价，年度降价，通过竞标等降价)，还可以通过其它方式降价，效果同样明显，从而提升企业的竞争力。
集中采购是将各部门的需求集中起来，以较大的采购筹码与供应商进行谈判，得到较好的价格。如为做到集中采购，采购可以和产品设计部门等合作，进行优化设计，通过标准化，如可以由原来的50个型号减少为20个，如此供应商的规模经济效益提升，生产成本降低，实现集中采购，较多企业已有成功案例降本可达5%左右，最终达到公司高层制定的降本目标。如我们常见的顺丰快递包装的纸箱只有固定的6个型号，其道理就在此。
1、建立严格采购制度
建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮（部门之间的职责一定要划分清楚，形成公司内部的SOP文件），还能预防采购人员的不良行爲，间接降低企业的采购成本，尤其是规模达到一定程度的公司。
举例来说，大家经常遇到的厂商品质不良问题，原因其中之一可能就是内部沟通不良，互相扯皮造成的。品质部门根据判断标准要求退货，厂商反馈其样品工程已验证OK，产品也是根据样品生产的，于是采购联系到工程部门，工程认为变动小不影响产线使用，遂同意厂商按修正后的样品生产，但工程未及时发行变更通知书知会到采购与品保部门，故才会造成此现象的发生。
2、建立供应商准入制度
对企业的合格供应商要建立档案，档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业采购必须在合格供应商清册中选取，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。
同时要建立供应商准入制度，必须经品质、采购、工程，财务等部门联合考核才能进入。企业更要制定严格的考核制度和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成爲合格供应商。另外还要建立供应商的全生命周期概念，即供应商从其生到死的全过程监控，一旦发现异常，采购需紧急采取措施，将企业损失控制在最小范围内。
建立供应商的资质时，对供应商的评鉴至关重要，笔者曾遇到过如下情况，一家厂商，在前期考察时其公司态度积极，各部门综合评分刚过及时线60分，低分飘过，当时鉴于此类厂商资源不多且其余厂商要求涨价，在此背景情况下紧急导入此厂商，其前期的打样及交货阶段配合度还不错，供应商内部也成立了专案小组专门负责此案，毕竟笔者所在公司是世界500强，在业界具有较强影响力。但随着时间的推移，此厂商（计划排配不准,交货时间太短等）与我司内部用料单位(交期不准，答应的交货时间仍无法按时交货等)之间的抱怨持续不断，采购跟催厂商业务人员，跟催其业务经理，其老板，每天都忙于追料，其余的采购正常业务均无法正常展开，甚至采购主管出面协调效果也不明显，此拉锯战进行了半年，厂商仍无有效改善措施，采购只好继续找其它厂商替代此家，此厂商后续也多次表示计划退出交易。
由此可见对于厂商的进出考察制度一定要有严格的管控体系与流程，否则公司会费事，费力，采购不但未达成降本目标，还会大大增加企业的隐形采购成本，典型的丢了西瓜，芝麻也没捡到。
3、建立价格档案和价格评价体系
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如某些集团公司，可以配置专业的采购人员采用内部估算价格对价格进行严格把关。
如收到一个新产品的报价后：
1.采购要至少三家询价比价议价，有5-6家报价更优；
2.参考历史资料有无类似型号与材质的产品，其历史价格如何？
3.针对此产品进行成本分析，可以从原材料成本，制造成本，管销等各方面核算。
综合评估后判断厂商报价的高低以便与厂商议价，确保公司拿到优质的价格。另根据其需求量大小，必要时采购主管也要直接出面与厂商谈判。
1、付款方式
如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。
现集团化公司的付款条件一般是发票日60天或发票日90天，但厂商报价时肯定已将此部分的利息含在价格中，羊毛出在羊身上，付款方式与价格密切相关，故此也是可以降低采购成本的一个思考维度。
2.掌握市场行情
价格会经常随着市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如石油大幅降价，与石油相关的产品价格也需采取紧急降价措施。
3.竞标
对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。
竞标的有效期可以根据自己的标案特性来设计，可分季度竞标，半年竞标，年度竞标等，起标价也需要根据标案特性设置最低价，可以要求厂商每次出价至少降价1%等，得标厂商选取1家还是3家或者更多，均需要根据标第的大小及各公司实际需求状况决定。
4、向制造商直接采购
向制造商直接采购，尽量避免代理商，经销商等，可减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的同类规模较小的企业可结成同盟联合订购，以克服单个企业订购数量小而得不到更多优惠价格的矛盾。
总之：
采购降本不是单纯的降低物料采购价格，可以全方面，多角度降本，我们要努力做到采购专业化及专业化采购，体现采购的专业价值。我们在追求采购过程经济效益最大化同时，就要不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念，通过采用先进的采购技术和科学的管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。
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