行政处罚案卷，如何装订？有何要求？一文读懂（附装订模板）

文摘 2024-11-29 13:37 上海

案件办理好后（包含立案查实有违法并处罚、立案后有违法但不处罚、立案后查实不存在违法事实、当场处罚）如何归档？详见本文

一

案卷封面

1.案件名称

当事人名称全称+违法行为表述+案（违法事实查实的，建议不再使用“涉嫌”二字）

2.行政处罚决定书文号

按下达的处罚决定书字号填写

3.办案机构

填写办案机构名称全称

4.办案日期

填写立案日期和结案日期

5.保管期限

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中的第六条规定，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种（定期一般分为30年）。

附件中规定，行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料重要的永久保管，一般的为30年。

可以按照“一般程序”为“重要的，“简易程序”为“一般的”来确定保管期限。

6.卷内文件

必写明卷内文书、文件的件数及总页数。

7.归档号

归档号由立卷人填写。

由8位阿拉伯数字表示，前4位为案件办理当年的年份号，后4位为结案案件的流水号，自0001号开始，一案一号，依次编号。

案件跨年度办结的，前4位使用案件办理当年年份号，后4位按当年结案案件流水号排序。

8.全宗号、目录号、案卷号

由本部门档案管理部门填写。

9.其他

案件正卷、副卷的封面的正面是一样的，只需要分正卷和副卷。

《市场监督管理行政处罚程序规定》第七十八条明确规定：结案后，办案人员应当将案件材料按照档案管理的有关规定立卷归档。案卷归档应当一案一卷、材料齐全、规范有序。

案卷可以分正卷、副卷。

二

正卷材料

1.卷内文件目录表

2.立案审批表

使用立案号专用章

3.行政处罚决定书

正稿

4.对当事人制发的其他法律文书

（1）实施强制措施通知书

含财物清单

（2）询问通知书

（3）解除行政强制措施通知书

（4）分期缴纳罚款通知书

（5）行政处罚听证告知书

（6）行政处罚告知书

（7）送达回证

上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书送达所填写的。

5.送达回证

送达处罚决定书、检验报告等。

6.证据材料

（1）当事人或者其代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料

（2）当事人的主体资格证明材料

单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书、前置审批证书

个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等

（3）取证单

涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等

（4）证人证言材料

含证人身份材料

（5）鉴定结论

含抽样取证记录

（6）现场笔录和现场检查图片材料

（7）巡查笔录

（8）责令改正通知书

（9）催办通知书

7、8、9作为证据则放于此。

7.听证笔录

8.财物处理单据

（1）罚没款收据

（2）物品处理记录

含销毁记录和图片

9.其他材料

（1）涉嫌犯罪案件移送书

（2）案件移送通知书

（3）领取查封扣留财物收据

（4）委托鉴定书

（5）当事人提交的报告

分期缴纳罚款的报告、要求从轻处罚的报告等

（6）案件回访表

正卷按照下列顺序归档：

（一）立案审批表；

（二）行政处罚决定书及送达回证；

（三）对当事人制发的其他法律文书及送达回证；

（四）证据材料；

（五）听证笔录；

（六）财物处理单据；

（七）其他有关材料。

三

副卷材料

1.卷内文件目录

2.案件来源登记表

有案源实时报告登记表的附后

3.投诉、申诉、举报等案件来源材料

4.指定管辖通知书

5.涉嫌犯罪案件情况的调查报告

6.案件调查终结报告

7.案件审核表

8.行政处罚案件有关事项审批表

实施强制措施审批

9.行政处罚案件有关事项审批表

涉嫌犯罪移送审批

10.行政处罚案件有关事项审批表

强制措施延期审批

11.行政处罚案件有关事项审批表

解除强制审批

12.行政处罚案件有关事项审批表

处罚建议审批

13.行政处罚案件有关事项审批表

延期结案审批

14.行政处罚决定书草拟稿

15.行政处罚决定审批表

16.行政处罚案件有关事项审批表

分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批

17.案件集体讨论记录

18.听证报告

19.结案审批表

20.行政执法建议书

21.协助调查函

22.其他有关材料

23.行政处理告知记录

副卷按照下列顺序归档：

（一）案源材料；

（二）调查终结报告；

（三）审核意见；

（四）听证报告；

（五）结案审批表；

（六）其他有关材料。

案卷的保管和查阅，按照档案管理的有关规定执行。

四

页码编写

1.正卷序号

从1开始；副卷序号也从1开始。

2.页码

文书正反面有文字的反面应该编写页码，反面无文字的不编号，编写页码使用《立卷专用章》。

五

其他

1.身份证明材料

所有身份证明材料附于其提供的证言或者书证之后；

2.案卷装订

案卷应胶装或者线装成册，任何单位或者个人不得修改、增加、抽取；

3.执法证复印件

执法人员（办案人员）执法证复印件可装入正卷其他材料（执法人员自行确定）；

4.案卷归档

案卷归档应当一案一卷、材料齐全、规范有序。

案卷可以分正卷、副卷，卷宗封面标明正卷或副卷字样；

实行一案一卷、一案一档（正卷、附卷同档案盒）。

六

简易程序行政处罚案卷立卷装订要求

1.每5个案卷装入1档

2.简易程序案卷装订顺序

（1）当场处罚决定书

（2）现场检查与询问笔录

（3）当事人身份证明

（4）其他证据材料

七

案卷背面

1.案卷的正卷、副卷的案卷背面可以使用相同的背面。

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来源丨“局中局”综合整理。

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