流程图该怎么画？你需要了解的流程图主要作用和关键要点
创业
教育
2024-10-31 08:02
江苏
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在APICS词典中，流程图的定义是“一个生产或服务过程在生产系统中的流程图，它使用标准化的符号来标明流程的活动、走向、决策分支、输入输出以及流程的其他方面。”这段话有些抽象，让我们逐句解读。首先，流程图可以用于任何的行业，制造型和服务型企业都可以用流程图工具。其次，流程图应该用标准化的符号，例如用矩形代表流程，用菱形代表决策点或判断点，用椭圆形代表流程开始和结束，用箭头代表流程走向等等。最后，流程图应该有一些基本的元素，包括活动、走向、决策和输入输出等等。![]()
以上图的选择运输方式流程为例，我们需要根据一些输入情况，来决定运输的方式。输入包括了需求和库存数据，不同运输方式所需的时间等信息。接下来就是决策点，我们通常会使用常规运输方式，比如汽车配件国内运输首选是卡车，国际运输用集装箱海运，这些是成本优先的选项。当常规运输无法满足到货时间时，我们就要用加急运输的方式，一般是空运，费用肯定比常规方式要高，这是用成本换取服务，保障了供应的持续性。在做出了决定之后，选择运输方式流程结束，进入下一步的流程。流程图可用于绘制所有类型的流程，制造流、信息流、金融交易的流动等等。除了说明流程中的每个步骤外，流程图还可以包括其他有用的信息，如每个步骤的持续时间、所需资源、负责人员和相关文件等。流程图可以用纸笔制作，也可以用各种类型的软件，例如我使用的是微软的Visio，如果没有安装这个软件，也可以使用Word或PPT。
首先是为了理解流程，与其他人更好地沟通，让每个人都明白过程中会发生什么，工作是如何运转的。当你把流程图画了出来，别人能够看明白你是怎样做事的，也理解了你的想法。所以流程图是一种沟通工具。可能有人要问了“流程图的制作依据是具体的工作步骤，怎么就不是现实了呢？”因为流程图是有选择性地展示，我们可以选择把哪些活动放到图中，也可以决定忽略哪些步骤，你不需要把所有的内容都画出来，所以它是选择性的。如何来理解这句话呢？还是以选择运输方式流程为例，有人会想把它做得更细致一些，例如我该从哪里收集需求和库存的数据，做出决策的依据又是什么？如果想把这些事情都说清楚，这个流程的内容就远不止这些步骤。模型设计的关键是抓住重点，而不是面面俱到。如果把模型设计得过于详细，把每个步骤都介绍得很清楚，一旦我们更改了某个细节，整个模型就要重新设计了。显然，颗粒度较粗的模型能够适应大部分的业务场景。所以说，流程图是对工作过程象征性的描述，它不是把每个步骤都用“拍照”的方式记录下来。绘制流程图有助于我们识别低效或无效的流程，然后找到问题根源。在做各类的改进项目时，通常会先画流程图，把它作为改进团队的头脑风暴会议来展开。团队成员使用便利贴，列出他在流程中识别出的每项任务，每张便条代表一个活动。然后，一名成员把写有任务清单的便条贴在墙上，其他人继续思考或是观察。当所有的任务都贴完后，团队按主题对任务进行分组，并将各组的任务根据优先顺序排列。接下来，根据小组选择主题的名称写出的任务清单。在会议结束时，整个过程都可以被绘制出来，所有的改进任务按顺序排列，并与负责人和所需的时间相关联。流程图的种类有很多，我在前文中展示的是一种基础的图，也叫做Flow
Chart。另外还有略微复杂的泳道图（Swimlane Diagram）、价值流图（Value
Stream Mapping）等工具。我重点来介绍一下泳道图，因为流程需要跨部门协作，有时候还会涉及到客户或供应商，所以要说清楚是由谁来负责什么工作。我用订单发货流程来举例，如下图。![]()
订单发货主要会涉及到这几个团队，在供应商这边的销售，他们是对接客户的窗口，然后是仓库和物流计划，在客户这边有对应的采购。在这个流程图中有4个团队，他们都有一整列的空间，彼此之间有清晰的边界，看上去很像游泳池，所以把它叫做泳道图。从左上角开始，客户服务需要根据客户的要求来准备发货清单，一般订单都有明确的到货日期，需要根据运输时间来倒推发货日期。接下来销售要确认是否有足够的成品库存，这里是一个判断点。如果库存数量足够，就可以直接把出货清单给到仓库部门，后者根据发货清单拣货，然后把货物包装、打托盘、贴上标签，并制作装箱清单。如果库存数量不足，销售要和客户进行协商，询问是否可以修改出货清单，按照现有的库存数量发货，剩余的部分下次再安排补发。这个时候客户也面临一个抉择，他要去核对需求计划，判断发货数量是否可以满足？如果可以满足，客户就会同意新的出货方案；如果新的方案依然会导致缺货，客户就会要求重新提交计划，直至发货计划被客户批准为止。由此可见，确定发货数量包含着一个来来回回的确认过程。当最终的清单传递到了仓库部门，在完成了出货准备以后，仓库通知物流计划去安排运输车辆，输入信息是货物的体积重量和托盘数量。此时，运输计划要预约车辆，和第三方物流公司确认提货日期，然后仓库在提货当日安排装车，完成以后通知销售。销售在接到信息后，在系统里确认订单出货，这样客户也就知道了货物即将发出，会在数日之后到达目的地。物流计划的工作还在继续，他要跟踪货物的运输状态，直到被客户签收，然后给销售传递货已到达的信息。届时，销售在系统里更新货物的状态为已被签收，订单可以关闭，流程结束。本文中使用的2个案例介绍了如何使用流程图，接下来我分享一下绘制流程图
的3个关键要点。首先我们要明确流程图的范围，也就是边界，在画图之前要定义清楚。流程是一个漫长的过程，以订单发货流程为例，在销售确认了订单被签收以后是不是要进入开票的过程了？开完了票，还有回款的工作，这些事情要加到该流程图中吗？好像没有必要了，因为我们已经看到了订货发货的全部过程，不需要再进一步了。确定流程的范围并不容易，因为每个人对于流程的理解都不一样，所以这是很难的一步。我们要把流程描绘得多么细致？例如运输公司没有按照约定日期来提货怎么办？仓库在装货的时候发现实物库存小于系统中的数量又该怎么办？这些问题都可能发生，是否要把这些问题都考虑在内？如果把所有的细节都写在了流程图上，信息量将会非常多，这不利于其他人理解或是执行该流程。除非是经常发生的情况，否则不建议把它放到流程图中。还记得吗？流程图是对工作过程象征性的描述，是有选择性的，不要纠结每个细节。我们在画流程图的时候要时刻注意范围和颗粒度，可是遇到了重要的改善点又该怎么办？如果把它也加到图中，节奏可能被打乱了，让原有的流程偏离了轨道，讨论的议题改变了主题。我们可以把这些好点子先记录下来，放在一边，但是现在不讨论。否则的话，讨论会一直向其他方向发展，我们可能永远都无法完成原定的议程。总结一下，流程图是一项沟通的工具，帮助我们了解过程中发生了什么，它是一个模型，不是全部的现实，所以要用选择性的方式去描述流程，同时要注意它的范围和颗粒度。
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