供应链的预算怎么做？预算流程有哪三个步骤？
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2024-11-17 08:02
广东
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供应链管理者的一项重要工作就是编制预算，每年都有那么几个月，不是在做预算，就是在和老板们回顾预算的数字，随时都要接受高层和其他同事的挑战。一般来说，预算编制工作在财政年度结束前2个月开始，在下一个财政年度开始后的数周内结束，整个过程不宜过长，否则会影响运营。许多企业采用滚动预算（Rolling budget）的方法，这是一种不断修订预算的模式，通常有12个月或18个月的规划范围，随着当前月份的推移，在最后增加一个新的月份。举个例子，在当年7月份时的预算，如果时间范围是12个月，就需要覆盖到下一年的6月，正好是12个月。到了下一个月，预算范围就改为8月至次年的7月，依此类推，始终保持12个月，不断地向前滚动，所以叫作Rolling budget。在做预测时，我们也使用类似的方法，这种预测方式就是滚动预测（Rolling forecast）。财务会定期重新规划预算数字，比如每月回顾运输费用。预算离现在越近越准确，可以更好地反映经营情况的变化，这也符合了预测的特征。根据预测的著名原理“近期预测的准确性高于远期的”，我们要不断地更新预算，这样才能做得更准。在这里我们好像看到了预算和预测有一些相似之处，都需要收集历史数据，然后推断未来可能的结果。两者的主要区别是预算仅考虑短期的支出和收入，一般都是在一年之内，而预测会兼顾短期和长期的业务。我们可以使用预测的技术来编制和维护预算，为业务提供更可靠的信息，帮助企业获得更健康的现金流。
首先要明确一点，预算需要和企业的战略保持一致。例如，企业的战略是快速扩张，那就需要增加销量，供应链要在各个渠道中铺货，确保有足够的商品供应给市场，库存、物流和人工成本的预算就要相应增加。相反地，企业战略转向了，要收缩战线度过经济寒冬，供应链就要大刀阔斧地削减库存和SKU数量，宁可有一些缺货，也不能持有过量的库存，各项预算都要减少，这样才能与企业战略同频共振。为了实现这点，企业需要设定目标和政策，建立明确的预算预期，钱会用在哪些方面上，例如公司要上一套新的ERP系统，就需要预留出一笔资金。值得注意的是，预算是对未来的预估，这点和预测很相似，而预测的另一个著名原理就是“预测永远是错误的”，所以预算不可能百分百准确地反映出未来运营收入和支出的情况，必然存在一定的错误区间。有些企业把预算用于绩效评估（Performance Review），要求员工根据预算来完成多少金额的销量，或是削减多少的成本，这种做法存在一些问题。例如销售人员完成了指标后可以获得奖金，他可能会把预算做得较低，这样只要他稍微努力一点就可以完成任务，但公司业绩就会被低估。如果把预算和绩效考核挂钩，员工为了达成个人的KPI，就不会客观地编制预算，而是带有目的性地“编”出一些数字来实现个人利益的最大化。企业管理者必须警惕这种现象，应该使用合理的绩效评估方法来考核员工，而不是预算。正如预测存在一定的错误区间，预算也应有一定的目标范围，可以设定最低和最高目标。最低目标是最有可能达成的结果，而最高目标用于激励员工持续改善，这种方法更加符合实际。预算需要考虑到宏观经济和政策对企业的影响，例如2021年全球海运市场供不应求，运输费用不断上涨，导致企业物流成本升高，这是物流的变动成本。上海市的部分高架路有外省市牌照车辆的限行时段，物流公司为了完成实施配送，需要配置沪牌车辆，这是物流的固定成本投资。企业在制定预算时，需要回顾当时的全球经济、市场环境和政策变化。制定预算需要考虑一些参数，包括了人工费率、运费率、租赁费用、维修费率等等，这些数字就像是飞机驾驶舱的仪表盘，指引着飞行员安全飞行，因此需要花大量时间反复确认。如果参数不准，计算出的结果可能就会与实际情况天差地别，因为费率都是和数量相乘的，即便数量是准确的，而费率是错误的，最终结果必然是错误的。举个例子，某条线路的年运输量是100吨，做预算时使用的费率是每吨1000元，一年的支出是10万元。但在实际操作中发现，每吨费率是1500元，比预算高出了50%，年实际支出相应增加了50%。由于费率错误造成了结果严重偏离，即便数量是正确的也于事无补。专业人士应该始终对费率的变动保持警惕，并对不寻常的变化提出质疑。我们需要进行价格比较，向多家物流服务供应商询价，或与业内其他甲方企业的专业人士交流信息，这些方法叫作交叉验证Cross Check。通过这种方法，我们可以获取到不同渠道、立场的人士提供的信息，然后进行综合判断，得到最贴近实际现状的费率，了解到哪些变动是合理或是不合理的。除了参数，我们还要注意日期、数据的类型、计量单位、货币和其他定性的信息。如果没有使用预算的专业软件，计算的方法是因人而异的，每个人使用的假设Assumption都可能不一样，所以要把这些过程都记录下来，否则过了一段时间，可能连编制预测的人都不记得当时的计算逻辑和假设条件了。假设是由个人提出的，但需要集体的同意才能最终确立，这样可以保持大家的观点都是一致的，最终把假设写成明确的参数，分发给所有相关人员，这样能确保大家做出的预算不会相差太大。一般我们使用时间序列方法编制预算，它是参照过去的历史数据，然后结合新的费率、数量趋势、经济周期等多种因素。比如说，企业预计明年的运输量增加10%，费率增长3%，计算公式就等于：明年运费=(今年费率×(1+3%))×(今年运输量×(1+10%))如果是初创企业，或是进入一个新的市场时，我们没有足够的历史数据，就没法用上述方法来做预算了。专业人员需要使用其他方法，比如高管预测、德尔菲法，或是对标相似的行业情况做出判断，这些方法定性的成分超过了定量的。当然，即使有历史数据，我们也可以用定性方法来做交叉验证。在初步完成预算编制后，需要做一个差距分析，与高管设定的期望进行比较。如果物流费用超过了预期，专业人员需要进行合理的解释，比如现在的燃料价格上涨，需要更多的预算，这样预算更有可能被批准。一旦制定了预算，每一级管理者都会仔细研究下级人员提交的预算，并根据可用资金进行核对。资金是有限的，这是所有企业都面临的约束条件，另一方面，供应链要提高服务水平，所以是在预算范围之内寻求最优解。编制预算采用先“自下而上“，后”自上而下”的方法。各个预算的负责人先制定他们自己的计划，然后汇总起来提交给管理层，这个过程就是“自下而上”。管理层把汇总结果与公司的预期进行比较，如果超过了，就把总额再打回给相关人员，让他们重新制定预算，直至汇总数字符合公司战略，这就是”自上而下”。经过反复地修改和确认，预算最终被批准，并传达给有关人员。
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