第一章：总则
第一条：为加强上海XXXX有限公司（以下简称“公司”）会务管理工作，规范会议程序，严肃会议纪律，提高会议效率，增强会议效果，减少无效会议，特制定本办法。
第二条：会议召开应遵循以下原则：
（一）高效原则。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。
（二）精简原则。大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。
（三）节约原则。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。
第三条：本办法适用于公司及各所属单位。
第二章：会议的分类
第四条：本办法所指的会议包括公司股东会、董事会、总经理办公会、经营管理协调会、专题会议、部门日常管理例会等。
第五条：综合管理部为会议管理归口部门，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。
第三章：股东会
第六条：股东会由全体股东组成，是公司的权利机构，行使下列职权：
（一）决定公司的经营方针和投资计划；
（二）选举和更换董事，决定有关董事的报酬事项；
（三）选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项；
（四）审议批准董事会（或执行董事）的报告；
（五）审议批准监事会（或监事）的报告；
（六）审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案；
（七）审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损的方案；
（八）对公司增加或者减少注册资本作出决议；
（九）对发行公司债券作出决议；
（十）对股东向股东以外的人转让出资作出决议；
（十一）对公司合并、分立、变更公司形式、解散和清算等事项作出决议；
（十二）修改公司章程。
第七条：股东会会议分为定期会议和临时会议，定期会议每年召开召开一次，临时会议由代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上董事，或者监事提议方可召开。股东出席股东会议也可书面委托他人参加股东会议，行使委托书中载明的权利。
第八条：股东会会议由执行董事召集。
第九条：股东会会议由股东按照出资比例行使表决权。
第十条：会议应对所议事项作出决议，决议应由代表三分之二以上表决权的股东表决通过。股东会应当对所议事项的决定作出会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。
第十一条：股东会由综合管理部负责会议通知、记录和整理会议记录。
第四章：董事会
第十二条：结合公司实际，由执行董事代替行使董事会职权，对股东会负责，维护公司和全体股东的利益，行使下列职权：
（一）负责召集股东会，并向股东会议报告工作；
（二）执行股东会的决议；
（三）审定公司的经营计划和投资方案；
（四）制定公司的年度财务预算方案、决算方案；
（五）制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（六）制定公司增加或者减少注册资本方案；
（七）拟定公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；
（八）决定公司内部管理机构的设置；
（九）聘任或者解聘公司总经理，根据总经理的提名，聘任或者解聘公司财务负责人，决定其报酬事项；
（十）制定公司的基本管理制度。
第五章：总经理办公会
第十三条：总经理办公会是总经理履行职务、研究和决定公司重大问题的主要形式。总经理办公会议事范围是《公司章程》、《“三重一大”决策工作制度》等相关制度中规定的总经理（含总经理办公会）决策事项，具体内容如下：
（一）有权提名副总经理，但需报董事会同意；
（二）执行董事会通过的所有决议和业务方针；
（三）管理并签署寄发给公司或由公司签订的所有报价和合同，如：租赁协议、销售和购买合同、聘用合同、服务合同、保险合同、技术合同和管理合同等；
（四）起草公司的内部规章制度，向董事会报批并组织该制度的实行；
（五）准备计划、预算、报告、损益表以及还贷和利润分配建议书，以提交董事会批准，并在得到批准后予以实施；
（六）代表公司在银行、信贷机构和商业机构开立储蓄、支票和贷款账户以及注销该类账户，签署该类账户的支票及汇票，支取款项和财产以及存款；
（七）执行公司章程；
（八）汇总并结算往来账户，收取公司的应收款项以及支付其应付款项；
（九）在董事会批准的预算内，决定合资经营公司的雇员定员、聘用、报酬、聘用条件及免职，并决定对违反公司规章制度的任何雇员予以记过及减薪；
（十）按照财务管理办法的权限，决定购买、销售、租用或处理设备、工具及材料；
（十一）根据公司的业务需要，为特定任务随时决定临时聘请专家；
（十二）尽一切努力对保密信息保密，防止非经授权的披露，主管部门正式而合理要求披露的信息除外；
（十三）就涉及公司雇员的诉讼及赔偿请求，在任何法院或仲裁中代表公司行事并处理由此产生的和解；
（十四）采取任何及所有行动和措施，包括起诉，以制止对公司的知识产权的任何实际的或潜在的侵权、盗用或滥用；
（十五）行使董事会授予的任何其他权力。
第十四条：总经理办公会实行例会制度，一般定期召开，必要时，总经理可根据工作需要决定召开临时办公会议。
第十五条：总经理办公会由总经理召集，由总经理或总经理授权的副总经理主持，参会人员为公司总经理、副总经理、具体事项相关部门或单位负责人以及总经理指定的人员等。
第十六条：总经理办公会由综合管理部负责会议通知、记录和整理会议记录。
第六章：经营管理协调会
第十七条：经营管理协调会是公司有关经营管理工作的通报会议。会议在听取有关部门工作情况汇报的基础上，及时协调解决各部门提出的问题，讨论研究并提出经营管理工作计划。
第十八条：经营管理协调会原则上每月召开一次，特殊情况可根据需要调整。
第十九条：召开经营管理协调会由公司总经理批准，由总经理或总经理授权的公司中高层人员主持，参会人员为公司相关领导、业务负责人或业务负责人指定的有关人员以及相关人员。
第二十条：经营管理协调会由相关业务部门负责会议通知、记录和整理会议记录。
第七章：专题会议
第二十一条：专题会议是对公司具体业务讨论或决策的会议。内容包括但不限于公司有关市场管理、研发管理、技术质量管理、合同评审等会议。
第二十二条：专题会议根据需要召开。
第二十三条：召开专题会议由公司总经理批准，由总经理或总经理授权的业务负责人主持，参会人员为公司相关领导、业务负责人或业务负责人指定的有关人员以及相关人员。
第二十四条：专题会议由相关业务部门负责会议通知、记录和整理会议记录。
第八章：部门日常管理例会
第二十五条：公司各部门必须有效地召开部门日常管理例会，充分发挥“上情下达，下情上传”的桥梁纽带作用。
第二十六条：部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施，部门日常管理例会时长应当控制在1小时以内。
第九章：会议的组织和服务
第二十七条：会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录等。
第二十八条：会议的通知
（一）股东会于会议召开前15日通知全体股东，其余会议于会议召开前1-2日通知，并下发《会议议程表》（详见附件1）。
（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。
第二十九条：会议需公开的内容由会议承办人/部门负责整理、拟写和下发会议记录。会议记录的发放范围与会议参会人员范围一致（附件2为会议记录模版）。
第三十条：出席股东会的股东应在会议记录上签名；总经理办公会、专题会议、经营管理协调会的会议记录须报总经理审核、签批后印发。
第十章：会议纪律
第三十一条：主持人须遵守以下规定：
（一）主持人应提前到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；
（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；
（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；
（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门/单位）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
第三十二条：参会人须遵守以下规定：
（一）应提前或准时到会；
（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题；
（三）遵循会议主持人对议程控制的要求；
（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
（五）遵守会议纪律；
（六）做好本人的会议纪录。
第三十三条：会议期间，一律关闭通讯工具或调为静音，不得频繁出入会场，不得大声喧哗、交头接耳。发言要有顺序，主动服从主持人安排，如有不同意见或建议，应以礼待人、协商解决或会后沟通交流。
第三十四条：会议期间不会客，不处理与会议无关的事物，不得带无关人员进入会场。
第三十五条：涉密会议一般不录音、不录像、不报道。会议涉密文件、材料要及时清理、如数收回，由会议组织部门进行销毁处理。不得随意对外泄露会议有关决策事项或涉及公司秘密的重要文件资料。
第十一章：会议跟进与督办工作
第三十六条：综合管理部为公司督办工作的归口部门，负责收集公司领导决策、部署和安排的工作事项，确定需要督办的重要事项，编制《重要事项督办单》（详见附件3）并发送至相关部门/单位，重要事项督办范围如下：
（一）上级单位下发的批示、交办、转办事项、重要工作部署等工作的贯彻落实情况；
（二）重要会议（包括股东会、总经理办公会、专题会议、经营协调会等）确定需列入督办事项的工作任务；
（三）公司领导指示、批示需督办的事项。
第三十七条：综合管理部负责督办事项的催办提醒，对承办部门主要负责人和督办工作联络人进行提醒和催办。
第三十八条：承办部门接受督办任务后，应按照要求迅速组织推进、落实督办事项，相关部门、人员必须认真履行，按照要求如期完成。对于情况特殊需要延长办理时间的督办事项，承办部门应在办结时间截止前，办理延期申请。延期申请应写明申请延期的原因和预计完成时间，并报告工作进展情况，经领导审核同意后报综合管理部备案。
第三十九条：承办部门要及时、准确地向综合管理部反馈督办事项办理情况和办理结果。综合管理部对完结事项进行销项，并将反馈情况向相关领导汇报。
第十二章：附则与附件
第四十条：附则
本办法由综合管理部负责解释，自发布之日起执行。
第四十一条：附件
附件1：会议议程表
附件2：会议记录（模版）
附件3：重要事项督办单
