工作能力强的人,都会建立SOP

文摘   职场   2024-09-30 00:00   浙江  

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笔者还是按照自己的思维习惯来对SOP进行一次解读。首先,什么是SOP?其次,为什么需要SOP?再次,如何制定SOP?从次,如何使用SOP?最后如何管理SOP?

首先,什么是SOPSOP英语单词Standard Operating Procedure首字母的缩写,翻译过来就是“标准操作程序”,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

其次、为什么需要SOP?笔者认为:SOP主要可以解决两方面的问题。一方面是对个人,可以提升工作效率;另一方面对群体:建立某项工作的标准,推动事情进展,提升群体工作效率。

再次,如何制定SOP?虽然,“文无定法”也就是说SOP没有统一的格式要求,但是每个组织还是要规定自己的SOP格式。有的组织是纯文字版;有的组织是照片+文字版……。不管采用哪种格式,但一个组织内部其格式要统一。

如果组织确定了SOP的统一格式,就需要指定人员编写相关的SOP。笔者曾经工作时,与质量相关的SOP都是笔者编写;与生产和工艺相关的SOP都是工艺主管编写;与设备相关的SOP都是设备主管编写,其他部门SOP由其他部门相关人员编写。当然,SOP的格式是笔者确定,并审核所有SOP的格式是否符合要求。

从次,如何使用SOP?每个SOP制定或者修订,经审核和批准后,需要对相关人员进行培训后实施,并且定期对相关人员再培训,需要让相关人员把SOP记在心里。同时,需要提供SOP给相关岗位,供其随时翻阅。

关于SOP要不要发给岗位操作人员,曾经发生过笑话。SOP不能发给岗位操作人员。为什么?他们会带出去复印。那如果塑封起来呢?那也不行。为什么?现在人人都有手机,拍照可以带出去。那怎么办?还是让主管收起来,锁在柜子里。

最后如何管理SOP?每个SOP都是属于组织的特定知识,需要管控。因为工作的需要,有时候SOP不仅要发给相关部门以及相关岗位,而且要发给相关的外部组织。比如,与采购相关的SOP,可能要发给供应商或承包商;与产品相关的SOP,可能要发给经销商或者代理商;与体系相关的SOP,可能要发给政府监管部门或认证机构……。因此,每个组织需要对SOP做好管理。

每个组织不仅要对自己制定SOP做好管理,而且要对外来的SOP做好管理。

SOP的管理,通常遵循六个字:编、审、批、发、收、废。当然,每个组织SOP管理的方针不一样,需要按照组织的实际情况开展。

总结
笔者就以自己爱吃的西红柿炒鸡蛋为例,简单介绍一下SOP。
第一、目的。为了规范西红柿炒鸡蛋用料和过程,保证产品质量稳定。
第二、范围。适用于笔者家里西红柿炒鸡蛋的物料采购以及西红柿炒鸡蛋的制作过程。
第三、职责。物料采购员保证所采购的物料都新鲜,没有变质。厨师保证按照本操作规程进行操作,且保证西红柿炒鸡蛋质量稳定。
第四、内容
(一)准备工作
1、检查西红柿炒鸡蛋的物料是否新鲜,没有变质,且数量满足相关要求。

2、检查西红柿炒鸡蛋的设备和设施是否正常运行。如果用电,查看电源是否正常,确保电量充足;如果使用天然气,查看天然气,确保天然气电量充足,且管道密封性完好,灶头打火良好。锅碗瓢盆数量充足且状态完好。

(二)西红柿炒鸡蛋过程

步骤1、鸡蛋打散,调入少许盐、清水、黄酒,加入切好的葱花用筷子调匀。

步骤2、西红柿不要去皮切碎备用。

步骤3、打开吸油烟机,锅底坐油,炒熟鸡蛋盛出备用。

步骤4、炒锅洗净,再次放少许底油,油温升高后放入西红杮大火煸炒至出红油,改小火。

步骤5、倒入炒好的鸡蛋,调入少许盐翻炒均匀即可(用盐要少,因为炒鸡蛋时,鸡蛋里已调入少许盐),三分钟后关闭吸油烟机。

步骤6、盛盘。

步骤7、撒上少许香葱末点缀下。

第五、常见问题及处理方法。
1、打鸡蛋过程,发现臭蛋。处理方法:这里省略1000字。
2、切西红柿时,切到手。处理方法:这里省略10000字。
3、加食盐后,发现加错了,加成了食糖。处理方法这里省略1000字。
4、西红柿炒鸡蛋时,突然停电或者天然气不足。处理方法这里省略1000字。

5、西红柿炒鸡蛋完成后,装盘,不小心,整个盘子掉地上了,西红柿炒鸡蛋全撒了,盘子也碎了。处理方法这里省略100000字。

……

第六、相关文件和记录。
……

笔者常说的SDCA和PDCA。SDCA起始于SOP,PDCA终结于SOP。

PDCA和SDCA是组织提升管理水平的两大轮子。PDCA循环式使企业管理水平不断提升的驱动力,而SDCA是防止企业管理水平下滑的制动力。没有标准化,即没有SOP,企业不可能维持在较高的管理水平。


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