高效会议四步法
文摘
职场
2024-07-11 08:07
北京
“我不是在开会，就是在去开会的路上。”很多朋友对这句话是深有感触的。企业真的需要开那么多会吗？哪些会是必须要开的？如何提升会议效率，保证会议效果？关于会议，本文梳理了30个抱怨，见下表。这30个抱怨并不是会议效率低下而且没有效果的全部原因，欢迎留言补充。![]()
反思上述对会议的抱怨，要想高效开会，需要遵循四个步骤：明确会议目的、进行会前准备、做好过程控制、会后跟踪落实。无论企业有多少会议要开，会议目的主要有五个：发布信息、收集/反馈信息、做决策、推销决策、解决问题。或者说，会议的类型只有上述五种，如下表。为了保证会议效果，尽量保持开会目的的单纯性。![]()
会前准备注意有两项主要工作：编写会议议程和通知与会人员做准备。当多种会议目的并存时，会议发起者必须要写好会议议程，并提前发给与会人员。与会人员接到通知、收到议程后，根据会议要求，提前准备相关资料和做好发言准备。参会者责任见下表。![]()
会议开始前，主持人要分配会议角色（计时员、记录员）、重申会议规则。在会议过程中，要警惕五种“问题”发言人：蝉型、鲨鱼型、驴型、兔子型、螃蟹型，具体表现及相应对策见下表。![]()
会议结束后，要形成会议纪要，发给与会人员。要确保每位与会者都知晓会议决议。会议决议要安排专人督导落实，有必要的话，要列入考核。总之，会议的召开要经过周密的思考、详尽的计划，不然会议效果就会大打折扣。只召开必需的会议，比如，希望他人参与决策，听取汇报，分配任务，宣布重要决定，奖励和处罚等。![]()
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