电子档案管理的问题和思考——写在《电子档案管理办法》开始实施时

文摘 2024-11-01 12:02 安徽

从结绳记事，到兽骨石刻，从竹简绢帛，到青铜铁器，古人想方设法留存文明火种，记录的是符号，是文字，更是精神和文化。纸张的诞生，加速了人类文明的进程，记录更加容易，保存时间更长，传播更加方便。据说，中国国家博物馆里珍藏着一张世界上最早的植物纤维纸一一灞桥纸，是西汉武帝时制造的，纸张作为文字的载体，已经存在了两千年！

档案倾向于纸，因纸而生，因纸而存，因纸而荣。几十年光阴一晃而过，留下来的唯有那一纸文书，档案架上的纸张诉说着曾经的过往。大家普遍认为，档案就是那一张张纸，档案部门就是保管“纸”的单位。于是有了故纸堆里守芳华，一代又一代的档案人！

纸张，有长宽，有厚薄，有轻重，有光泽，有质感，能看见，能摸着。电子文件呢？有？还是没有？能看到的，不一定有！看不到的，不一定没有！在哪里？怎么找到？又如何保管和利用？电子档案的载体是什么呢？磁？光？小颗粒？计算机、手机、平板在使用的过程中，复制、粘贴、剪切、删除是我们常用的操作步骤，可是操作的对象到底在哪儿你知道吗？

OA、HR、EIP、DSS、FFS、ERP、EMR……越来越多的信息化管理系统，产生大量的电子数据和电子文件，我们的工作和生活也越来越依赖于这些电子化的东西。纸张，今天没收，可以明天收，放在库房里即使没有规范化整理，放个十年八年的一般不会坏，翻一翻还能找到。信息系统更新换代快，快则几个月，慢则三五年，就需要更新换代，不及时归档，还能找到之前的东西吗？海量数据，无规律，无规则，不知道在哪里，哪些是有价值的，哪些是需要作为档案保管的？

对于电子档案，小编是又爱，又恨。

爱从何来？电子档案，个头小，容量不大，不用上架，“九防”基本不用做，相对于纸质档案占用库房空间很有限，数量统计很方便，移交归档很容易。

恨从何来？电子档案，存储载体很娇贵，易损，易坏，存储、备份、运转、维护都是需要真金白银的。电子档案，会不会莫名其妙多一些，又少一些，看着好好的，却是坏了，不坏还好一坏无从下手。纸质档案能存100年，电子档案能存100年吗？

电子档案管理任重而道远，小编认为要落实好22号令的要求，收集好、保管好、利用好电子档案，适应新时代档案工作，应当重视以下几点工作。

1.“人”的问题

电子档案看得见，摸不着，没有专业人员管理是不行的。档案主管部门、档案馆、档案室，都需要有专业的信息化人才，要不然连电子档案是什么都不知道，怎么开展工作？

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