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在信息化高速发展的今天，电子档案的规范管理与利用已成为保障国家和社会记忆真实、完整、安全的关键。《电子档案管理办法》的出台，恰逢其时，它不仅是对《中华人民共和国档案法》等法律法规的深入贯彻，更是对电子档案管理实践需求的积极回应。
通过标准化、规范化的管理措施，本办法旨在提升电子档案的安全性和利用率，推动档案工作向现代化转型，为党和国家工作大局、为人民群众提供更加优质、高效的档案服务。对于所有涉及档案管理的机关、团体、企业事业单位以及其他组织而言，这无疑是一部不可多得的指导宝典。
制定背景
为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，促进档案工作更好服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定《电子档案管理办法》。
基本情况
国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。
本《办法》共有七章三十八条。分别是总则、机构及其职责、电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用、附则。对档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织规范开展相关工作具有指导意义。
重要条款解读
1.定义和适用范围
《办法》明确了电子档案的定义，即指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。
2. 基础保障
（1）管理机制：要求组织机构建立健全档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，以满足电子档案管理的实际需求。
（2）效力确认：再次强调电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
3.全流程管理
（1）电子文件整理与归档
规定了电子文件归档的总体要求、归档格式、归档电子文件的整理、电子档案编目等内容。对电子文件及元数据归档的技术要求进行了详细说明，如不得采用非开放的压缩技术和加密技术措施。
（2）电子档案移交与接收
规定了电子档案的移交接收期限、方式及程序，包括在线移交和离线移交的具体要求。特别提到党政机关电子公文归档时不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。
（3）电子档案保管与处置
规定了电子档案的保管、备份、转换迁移、到期鉴定及销毁等内容。强调了电子档案备份的重要性，要求至少三套完整数据，包括一套在线应用和两套备份。还对电子档案的销毁提出了严格的要求，必须履行相关审批手续，并记录销毁过程。
（4）电子档案开放与利用
规定了电子档案的开放要求、利用渠道、数字资源再利用及档案共享等内容。支持利用人工智能等信息技术进行档案数字资源的再利用，如编研、展览和建设专题数据库等。
4.监督检查
《办法》还强调了各级档案主管部门对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作的监督检查权，确保各项规定的落实。
结 语
《电子档案管理办法》出台是贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施条例》，是一部全面覆盖电子档案管理各个环节的重要法规。旨在通过标准化、规范化的管理措施，提高电子档案的安全性和利用率，促进档案工作的现代化转型，对于我国档案事业具有重要的指导意义。
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往期回顾
整理：胡 皓
审核：魏安海
校对：彭 润
主办：重庆市医学会医学工程学分会
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