Notion分享功能详解:随时随地轻松掌控,安全又高效!

文摘   2024-09-20 14:40   四川  
嗨,大家好。

说起Notion这款软件,不得不说,它真的是有点“开挂”了。你以为它只是个记笔记的小工具?嘿,实不相瞒,它已经成为很多人心中的“第二大脑”。

尤其是它的分享功能,简直让人眼前一亮。今天咱们就来唠唠这个Notion的分享功能,看看它到底怎么玩。

首先,不得不说,Notion的设计师们真是为我们这些“懒人”考虑得非常周到。你有一个笔记、一个数据库,甚至一个项目计划,不需要再各种导出、上传、发邮件,只要轻轻一点,就能搞定分享。

想分享给谁?个人、团队,甚至全公司都可以。就这,还能设置权限,防止别人不小心给你“添乱”。简直像是打包好了的秘密小金库,打开就能分享,又安全得让人放心。

分享的花样

说实话,Notion的分享功能大概是我见过最“卷”的。比如,你可以直接通过右上角的Share按钮,打开分享菜单。
在这儿,你可以选择“Share to web”,这个选项如果是关闭的,那说明只有你和你设定的团队成员能看到这个页面。

可如果你打开了,嘿,页面就上网了,全世界的人都可以通过链接查看你分享的内容。不过别担心,权限设置还能帮你控制谁能改动,谁只能看。

最有意思的是,Notion能让你给不同的人设置不同的权限。比如你邀请了你的同事Ada,她只能查看页面,而不能编辑或评论。

而你那个叫Fig的同事呢,他简直是页面的VIP用户,不仅能查看、编辑,还能评论,甚至还能再把页面分享给别人。这种操作就跟给别人分配任务似的,谁该干啥一目了然。


分享的姿势千变万化


有时候,你可能不想让整个团队都知道某个页面的存在,只想让几个特定的同事、老板看看,这种情况下,Notion的分享功能也非常灵活。


你可以在分享菜单中输入他们的邮箱,或者直接通过“invite”按钮,邀请他们查看。权限呢,别忘了给人家设置好,别让本来想看的变成了编辑的,搞得乌龙事件频出。

另外,如果你用的是企业版,那就更方便了。想分享给工作区里的所有人?没问题,点击右上角的Share按钮,选择“Everyone at [workspace]”,搞定。

而且你还能给大家设置“只读”或者“编辑”权限,想让谁动谁动,想让谁看谁看。


再说说那些你不想打扰整个团队,而是想直接发给老板或者项目小组的情况。Notion侧边栏的Teamspace简直是个宝藏,只要把笔记页拖进去,整个小组的人立马都能看到。

说实话,这种操作就像给大家发了个项目大礼包,省心又省力。


分享给外部用户


你以为Notion只能在团队内部操作?那你就错了。Notion还能通过邮件邀请外部用户查看你的页面。


你可能有客户需要查看你的产品介绍,甚至评论一下内容。这时候,分享功能又派上用场了。


你只需在分享菜单中输入客户的邮箱,点击invite,权限设定好,搞定。客户可以通过收到的链接直接查看页面,方便得不行。

如果你的页面还要分享给多个不同的访客,不用担心,Notion有个访客管理功能。你可以随时查看和管理那些你邀请过的人,还能随时调整他们的权限,甚至把他们发展为团队正式成员。这一招,绝对是想长期合作的企业利器。


分享到网页上


想让非Notion用户也看到你的页面?没问题。打开分享菜单,找到“Share to web”选项,把它打开,然后你就可以把页面发布到网页上了。

不用再担心对方是不是Notion用户,只要有链接,他们都能查看。更牛的是,你还可以允许别人复制你的页面当模板用,简直是帮他们打开了一个新世界的大门。


就连搜索引擎收录你发布的内容也没问题,这样你的页面很有可能在Google上一搜就能找到。


结语


Notion的分享功能真的是相当灵活。不管是个人使用,还是企业团队协作,它都能满足你的需求。


还能通过设置不同的权限保证内容的安全性。总之,Notion不仅仅是一款笔记软件,更是你工作、生活的得力助手!

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