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一
案例背景
中兴通讯股份有限公司（以下简称中兴通讯）作为全球领先的综合通信与信息技术解决方案提供商，业务覆盖160多个国家和地区，服务全球1/4以上人口。截至2023年，中兴通讯国际市场营业收入达377.7亿元，占公司整体营收的30.4%，充分展现国际化发展的强劲动力。在全球业务活动中产生的档案是中兴通讯合法合规经营的记录，是国际化企业品牌建设的支撑，在全球经济一体化和外部环境日趋复杂严峻的背景下，加强境外子公司的档案管理刻不容缓。
中兴通讯股份有限公司
《中华人民共和国档案法》及欧美等国家法律法规明确要求，企业合法合规经营，必须完整保存重要的经营记录。《企业境外档案管理办法》要求境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于国家利益和企业合法权益的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一管理，确保完整、准确、有效、系统和安全。
档案管理是企业风险管控的重要抓手。若经营、管理过程决策和执行记录缺失，敏感信息泄露，将影响决策的科学性和连续性，面临信息安全和数据隐私保护等风险。由于不同国家法律法规存在差异，且境外子公司档案体量大、分布广，档案工作人员国籍多样，境外档案管理面临较大挑战。
二
主要做法
中兴通讯确立大集中档案管理模式，搭建统一的档案管理平台，采用“先试点，再推广”的思路开展境外档案工作。以中兴通讯（菲律宾）有限公司（以下简称菲律宾子公司）为试点，体系化打造档案管理样板点，总结形成了一套可复制的境外子公司档案工作标准化流程，实现“全球档案管理一本账”，为企业经营发展保驾护航。
（一）组织保障：管理层参与，三级架构筑基石
中兴通讯管理层高度重视并关注境外子公司档案管理情况。菲律宾子公司的档案管理样板点建设启动会和验收会，均邀请管理层参与评审并进行验收。管理层的深度参与，为档案管理工作提供了坚实保障及方向指引。
顺应中兴通讯的治理架构，菲律宾子公司档案管理建设按照“总部档案团队-业务主管单位档案管理小组-子公司档案管理小组”三级组织架构有序开展。总部档案团队负责统一标准、平台建设及指导赋能；业务主管单位档案管理小组负责资源支持、管理推进及质量验收；子公司档案管理小组负责落地执行。三级组织架构的设立及运作，自上而下明确了各方职责及目标，为菲律宾子公司样板点在短短半个月内完成建设奠定了组织基础。
菲律宾子公司在当地为独立法人主体。为确保档案管理工作合法合规，中兴通讯档案部门协同法律合规、人力资源、信息安全等部门，对文件材料归档、档案保管、档案利用、档案管理奖惩等全流程组织了法律适用性分析及风险评估，并实施应对举措。在归档环节，个人数据归档前要先获取数据主体的同意，如由用户签署隐私通知书等。在档案保管环节，经法务评估可以跨境保管的档案，由中兴通讯与菲律宾子公司签订数据跨境保管协议，明确各责任方对数据保护的义务以及管控举措后，再传输至统一的档案平台；对于严控不得跨境保管的档案，就地归档保存。在档案利用环节，依照信息安全管控要求，对不同密级的档案分级设置利用权限。在档案管理奖惩环节，遵从当地劳工法律法规，个性化设计档案人员违规处罚条款。此外，菲律宾子公司参照《中兴通讯档案管理总则》，依据实际情况制定《中兴通讯（菲律宾）有限公司档案管理规定》，明确档案管理目标、原则、归档、整理、移交、保管及考核奖惩等要求，实现了制度统一。
菲律宾子公司以满足档案真实性、完整性、安全性、可用性为基线要求，对标总部电子文件归档、纸质文件归档、档案保管场所建设标准化流程，结合当地软硬件条件进行适应性调整后形成可执行的标准，满足了境外子公司的真实需求，极大提高了档案管理效率和资源利用效率。例如，在档案保管场所建设方面，因菲律宾当地办公场地无法设立集中档案库房，就调整为按业务档案类型进行分布式保管，配置档案柜、监控设备等满足档案保管和保护要求的设施设备，并由专人管理。菲律宾子公司在15天内迅速完成近5年电子及纸质文件材料归档整理和安全保管，有效避免了因档案存放混乱带来的各种风险和利用不便。
为节约系统建设成本，菲律宾子公司与总部采用一体化的档案管理平台，复用其归档、整理、移交、利用功能。在样板点建设期间，结合菲律宾子公司档案管理人员多为兼职且工作语言为英文等情况，中兴通讯重点对档案系统及档案管理工具进行功能改造和开发。一方面，上线英文版文件材料归档范围及档案保管期限表，改造开发档案系统英文版功能界面，满足本地员工可视化归档需求；另一方面，自研开发“归档看板”管理工具，实现归档责任到人，月度动态提醒归档，促进应归尽归。存放在业务系统的电子文件，依托系统集中管理的优势及成熟的数字化水平，由中兴通讯总部统一规划部署，实现自动无感归档，并采用“四性”检测技术自动监测归档质量。目前，中兴通讯已实现42个业务系统自动归档，其中菲律宾子公司涉及的自动归档系统已达9个。
中方和外籍员工整理档案，培养种子教官
档案管理是一项专业性工作，境外子公司档案人员尤其是本地员工赋能培训机会相对不足，档案管理意识及能力提升需求急切。为此，中兴通讯在菲律宾试点现场组织培训，分解纸质档案整理流程步骤，举办档案管理员技能大比武，结合实操中的疑问，形成一套完整的标准化档案工作流程。同时，设立积分机制，培养并认证7名本土档案管理种子教官，把知识和人才留在当地，沉淀本地档案管理能力。
样板点建设是档案工作落地的第一步，也是建立可持续档案管理机制的起点。在样板点验收通过后，菲律宾子公司践行了中兴通讯统一的“组织、收、管、用、稽查”体系框架，将档案管理融入子公司日常经营运转，组织管理、归档范围制定、制度建设、月度归档、档案保管场所建设、档案利用、档案检查各模块规范运作，实现了闭环管理，保证档案管理机制有效运转，档案管理基础能力得到强化，为子公司综合管理能力提升提供更大助力。
三
效果及影响
（一）形成示范推广，提升境外档案管理水平
菲律宾子公司样板点的先行建设，形成了可复制的档案工作标准化流程，制定了境外子公司档案工作SOP指引，为其他子公司档案管理规范运营提供了良好参考。以此样板点为参考，中兴通讯先后在非洲、欧洲各自建设一个样板点，在全球范围内形成示范效应，逐步推进全球档案管理建设。2023年，中兴通讯海外档案管理推广实施项目荣获“公司级项目荣誉团队”，这是对中兴通讯境外子公司档案管理标准化能力的认可，更是对境外档案管理助力企业经营发展积极作用的肯定。
企业档案管理源于业务、嵌入业务，最后用于业务。构建“全球档案管理一本账”，实现了中兴通讯在境外的市场销售、工程服务、财务管理等主营业务记录完整真实并妥善保存，实现主营业务活动可追溯、可还原，不仅发挥了档案规范业务活动的效用，而且还为企业合规开展各项经营活动提供了关键策略支持及证据支撑，有助于降低企业境外经营风险。例如，中兴通讯将档案管理嵌入国际工程服务项目管理流程，设置档案验收作为项目验收的前置条件，并在国际300多个项目管控落地，为项目交付及合同收款提供了有力保障。
档案通过记录和保存企业的重要信息和凭证，为企业提供了有力的法律依据和证明材料，维护其合法权益。随着员工档案意识提升和移动端等便捷化利用功能应用，中兴通讯档案利用量高速增长，累计利用量已超过41万件，支撑收款、诉讼所涉及的金额超过38亿元，其中海外占比一半，在投标、诉讼、专利、应审等业务中发挥了不可或缺的作用。
基于大集中管理原则，中兴通讯境外企业档案在总部统一标准指导下，运用一套管理理念和方法，复用一个档案管理平台，使用凭证系统、自动归档、归档看板等数字化工具提效，减少人工管理，降低重复开发成本，节约1000多万元人民币。这一成果充分彰显了档案集中管理的优势，为企业经营节约了大量的宝贵资源。
档案在人们总结历史、科学决策、研究创新等活动中具有重要借鉴参考作用。中兴通讯建立了集中的档案管理信息系统，整合各业务系统资源，满足一站式检索、利用需求，并借用AI技术挖掘档案资源，分析档案内容中蕴含的趋势及规律，打造知识利用的共享平台。通过境外档案管理实践，系统功能更加完善，实现了全球范围内的可管、可查、可用，档案的知识赋能作用进一步彰显。
来源：@国家档案局
编辑：吴凡 小融 责编：贾伟汉
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