如何写好一份年终总结?

职场   2024-12-13 08:59   江苏  

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正文3384字,预计阅读时间:7分钟


又到年底了,为今年各类指标进行最后冲刺的同时,年终总结也被安排上了日程。


说起年终总结,很多人都焦头烂额,但是又逃不掉。每年年末,总要写上一篇。


既然逃不掉,那就看看,怎样才能写好年终总结。




我们写不好年终总结的表象原因

很多人说,写不好年终总结是因为文笔不好,觉得自己没文采,所以不会写年终总结。

然而真的是这样吗?

除了文学作品,文字工作者,商务汇报,日常大多数人工作中的文档,对于文笔的要求,其实没有那么高。大多数公司的基本要求是能把事情说清楚就可以。

也有人说,每天虽然很忙,甚至忙得经常水都没时间喝,但忙的都是鸡毛蒜皮小事,事太简单,三言两语就写完了,根本凑不够一篇完整的总结。

然而真的是这样吗?

我们写年终总结,是对全年工作进行总结回顾,但是以现在大多数人的记忆力,能记住近期工作做了什么已属不易,至于年初做了什么,年中做了什么,基本已全然忘记了。

妄图用最近几个月的工作概括全年,显然是不可行的,而且会非常单薄。



我们写不好年终总结的根源

我们之所以写不好年终总结,最根本的原因在于:我们从一开始就没搞懂,我们的年终总结有什么用,我们的年终总结会有谁看,写年终总结的目的到底是什么。

很多人都说,我们写年终总结,是领导要求的,属于被动接受了这个工作任务。其实我们应该反过来想清楚,我们写年终总结的意义何在。

凭一篇年终总结就能升职加薪?可能会有,但你的升职加薪不可能仅仅因为年终总结。只是年终总结如果写得好,会多一个展现自己的机会。

谁会看我们的年终总结?

公司老板肯定不会看大多数员工的年终总结,但是会看部门负责人的。部门负责人的年终总结内容从哪里来?肯定是从部门成员的年终总结来,因为部门负责人不可能自己凭空编造,只能从部门成员的总结中提取有用信息,整合成部门总结。

大多数公司的年终总结,或者公司总经理的年度报告,基本都是遵循这样一个链条:总经理的年度报告素材来源于各个副总,各个副总的年度报告素材来源于分管的区域/部门,各个区域/部门的年度报告素材来源于区域的部门/部门成员。虽然是一种素材整合,但是最小的素材单元,就是一个个员工的年终总结。

明白这一点,我们就知道,我们写年终总结,是为了给我们的上级提供素材,我们的上级写年终总结,是为了给上级的上级提供素材,就像俄罗斯套娃一样,一级套一级。

但我觉得,我们写年终总结还有一个目的:对我们自己而言,不仅仅是回顾这一年来的工作成果,也是查缺补漏,对自己有更为客观的评价。

所以,我始终认为,我们写年终总结有两个版本:一个版本是给我们自己看的,客观全面反映这一年来的工作开展情况,体现的是大而全,简称1.0版本;另一个版本是在我们1.0版本基础上,进行修改和整合的提交版,体现的是小而精,简称2.0版本。

写年终总结的正确步骤,应该是先完成1.0版本,然后再加工,完成2.0版本。但实际工作中,大多数人要么直接提交1.0版本,导致缺乏重点、也没亮点,甚是琐碎,整体质量一般;要么跳过1.0版本,直接初稿就是2.0版本,想到哪算哪,导致缺乏数据支撑、通篇假大空,让人难以信服。

所以如果真的想要写好年终总结,就不能偷懒,企图省功夫,应该做好1.0版本,然后再修改,形成2.0版本。



如何写好1.0版本年终总结?

如何确保1.0版本的全面性、真实性,可以从哪些角度收集素材?以下几种方法可作参考:

1、KPI法:可以直接把月度、季度、半年和年度KPI指标作为素材来源,收集、整理各项指标的支撑性材料;

2、专项工作法:重点回顾每月、每季度的临时性、重要性专项工作完成情况,作为年度重点工作的备选内容;

3、会议笔记法:整理这一年来在各种会议记录的和自己相关的工作,从中回顾各类事项的完成情况,通常需要在大会小会上提及的工作,要么是棘手的,要么是重要的;

4、工作流程法:将自身工作按流程节点进行划分,对每一个节点涉及的工作内容、工作量、工作成果、工作价值等进行材料收集,进行归纳总结;

5、最触动自己的经历:难忘的,印象深刻的,感动的,成长进步的等等,一年下来总会有一些让自己难忘的人,难忘的事;

6、其它自己认为需要补充的:比如耗时费力的,比如取得突破的,比如难以攻克的,比如需要支持的等等自己认为需要引起注意的内容。

经过这么一轮操作,我们1.0版本的年终总结素材已经非常丰富了,整理相关材料,就可以形成属于我们自己看的1.0版本总结了。



如何写好2.0版本年终总结?

写好年终总结的关键,一方面需要寻找大量的素材,没素材就像“巧妇难为无米之炊”;另一方面就是总结提炼,从众多素材中,挖掘出有价值,有亮点,有特色,值得一说的内容。

虽然写年终总结有点像“王婆卖瓜,自卖自夸”,但是辛苦一年,如果自己都不为自己发声,还谦虚说自己干得不好,把年终总结写得像年终检讨一样,那吃的苦受的罪就真的是活该。

当然,我是不建议,像网络上的段子手那样,整一堆虚拟高大上名头,或者玩文字/数字游戏。既然要夸自己,总得“摆事实,有依据”,而不是自嗨假大空。

一般年终总结建议三段式:第一部分是开头,定基调;第二部分是重点回顾全年的工作情况,有成绩,有例子,有数据,也有不足;第三部分是明年的工作计划,对今年的不足加以改进,对明年提出更高要求。

写2.0版本时,以下几种做法可作参考:

1、明确素材的删留标准

删掉日常大量基础事务性的工作内容,但可以总结凝炼成一段话,概括日常基础工作。

重点保留以下素材:为公司创造价值的、工作特色亮点的、解决了困扰多时难题/痛点的、经过自己努力成效显著的、很明显的数据对比的、带来巨大改变的、受到好评的、制约自己工作开展的、提醒自己汲取经验教训的。

2、用一些小技巧,体现行文逻辑

比如简单逻辑顺序,如一-(一)-1-(1)-①;首先-其次-再次-最后;第一-第二-第三。

比如避免缺乏重点,可用“总-分”或“总-分-总”的形式:每个自然段的第一句话为核心观点,后面的内容都为第一句话服务。

重点提炼第一句话并进行加粗,能快速让他人获悉段落、整体行文的重点。

3、方便他人感知

我们都知道招聘的漏斗型理论,但是不从事招聘工作的人是不清楚招聘的难点,也不清楚需要耗费的时间精力。为此,我们需要选择合适的呈现方式,让他人能感知到,我们工作的不容易,对我们的工作予以认同。

我们可以拿一个关键岗位作例子,说明为了招聘这个岗位,我们寻访了多少位同行同岗位的人选,这些人选是什么情况,我们最终吸引了多少人应聘,经过多少轮的面试,终于成功关闭了岗位。

把人才地图用最简单的方式呈现出来,会让人感知到我们工作的精细程度,我们工作的专业程度,我们工作的价值所在。

4、通过大量的数据挖掘,进行对比分析

比如人才结构升级优化调整,可以从年龄、学历、胜任情况等角度对比,像公司平均年龄从45岁降低到43岁,本科学历从20%提升到50%,胜任员工增加了5%。

如果图表能力出众的,还可以通过第三方软件将图表进行可视化呈现。

5、要写不足,更要写解决方法

金无足赤,人无完人,每个人都会有疏漏、犯错、需要进步的,那不妨也写下来。但是更重要的是解决方案,解决办法,暴露问题需要勇气,说了问题不给解决办法就是愚蠢了。

  6、明年的计划怎么来

要么在今年完成的基础上,更进一步,比如招聘的时长从30天缩短至25天;要么把今年的问题、未达成的事项作为明年需要重点攻克的工作,比如赋能一线没有达到预期效果,准备怎么干。

如果想在2.0版本基础上精益求精,还可以进行3.0,4.0乃至更多的版本,呈现一年来的工作表现。

看到这,相信大家都对如何写好年终总结有自己的想法,那就赶紧行动起来,希望大家都能顺利完成年终总结,为自己辛苦、收获的2022年画上圆满句号,共同迎接2023年的到来吧!

此外,写好年终总结需要注意几个重点:

· 通过数据分析,展现工作成果。

· 汇报工作不足,写出解决措施。

· 标出重点,分析项目经验。

· 制定下一年工作计划。

当然了,HR不仅需要写年终总结,还需要做:

年终整体调薪

年终人才盘点

人力资源规划和预算

离职员工管理
……

已经到年底了,作为HR的你,完成了哪些工作呢?年终对于HR来说,不仅是事情多,还难度大。尤其行业竞争激烈,就更需要一丝不苟地完成各项工作任务。如果你还没有方向,可以通过课程内容学习快速写出一份总结,现在订购仅需259元。






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