企业使用员工个人的车辆，应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。
企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
纳税人应根据合法、有效凭证记账，进行会计核算。如您单位实际发生的属于与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时凭合法有效凭证扣除。如企业使用员工个人车辆，签订了租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除，否则不得税前扣除。
未签订租赁合同且无偿使用的，无法判断具体是个人使用的费用支出还是单位使用发生的费用支出，不予税前扣除。
单位支付的租金可以按上述规定进行税前扣除。
除实际支付的租金外，如何判断在租赁期内发生的各项费用属于“企业实际发生的合理的支出”、“符合生产经营活动常规”在企业所得税前进行扣除，应满足以下条件：
1.单位与个人签订汽车租赁协议；
2.协议约定的租金价格应与市场平均价格持平，租金收入不能明显偏低（企业无租使用个人汽车的不符合该条件）；
3.向个人支付汽车租金的单位应按“财产租赁所得”项目代扣代缴其个人所得税；
4.在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费、年审费等各项费用支出所取得的票据应与签订租赁协议中的汽车牌号一致；
5. 单位支付租金应取得合法有效的发票；
6.属于企业实际发生的与生产经营有关的支出（与企业生产经营无关的个人支出不允许在企业所得税前扣除）。
因此，同时符合上述条件的，在租赁期内使用汽车所发生的汽油费、过路过桥费、年审费等费用支出准许在企业所得税前进行扣除。
非企业自有车辆产生的加油票、停车票、高速费是否能够入账，关键看是否与该车辆签订了租赁合同，如果签订了租赁合同，则相关发票可以入账；反之不能作为企业所得税税前扣除凭证，也不能抵扣增值税。
1税务处理
1.高速通行费
可抵扣进项税额=高速公路通行费发票上注明的金额÷（1+3%）×3%； 也就是说103元高速费，可以有3元作为进项税抵扣销项税，如果只是高速费的话，入账后对增值税的影响可以忽略不计。
2.加油费
签订租车合同后，加油票13%的税率可以作为进项税抵扣销项税。对于一个企业来说，加油票可抵扣还是能够节省一部分增值税负担。
3.汽车修理费
如果车辆的维修费用由企业承担。（必须在合同里注明，使用期间的维修费由企业承担）车辆维修费可以入账并税前扣除，收到专票的维修费可以作为进项税抵扣销项税。
4.车辆保险费与车船税
租期超过半年的车辆租赁，在合同内可以约定保险费由企业承担。但承担的车辆保险费不能超出租赁期限。超过一年租赁期的合同内可以约定由承租方承担车船税。
5.其他费用
私车签订租赁合同后，如该车产生的停车费、租赁期的罚单、托运费等费用，都可以据实入账。
6.租赁合同产生的税费
签订租赁合同时会产生个人所得税，印花税。其中个人所得税需要企业代缴代扣。
2账务处理
1.高速费入账
借：管理费用/销售费用——差旅费
应交税费——应交增值税——进项税额
贷： 银行存款
2.车辆租赁费入账
借：管理费用——办公费
贷：银行存款等
应交税费——代扣代缴个人所得税
3.加油费入账
借：管理费用/销售费用——差旅费
应交税费——应交增值税——进项税额
贷： 银行存款
4.修车费用入账
借：管理费用——办公费/修理费
贷：银行存款等
5.租赁合同印花税
借：税金及附加——印花税
贷：应交税费——印花税
3临时租用员工车辆的入账
相对于长期租用私车，企业临时使用个人车辆的情况更常见，这时如果签订租赁合同，十分麻烦，且租期太短，产生的操作成本太大，所以，很少有对临时用车签订租赁合同的。这时私车公用产生的费用是不能直接入账的。当然，也不太可能让员工自己承担（毕竟员工不能既免费借车给公司还要承担用车成本）。
此时的报销，可以使用员工自行承担用车成本、公司给予用车补贴的方法。即企业以额外多发补贴的方式，承担员工私车公用的成本。分录如下：
①员工私车公用时
不做账务处理，费用由员工垫付。
②员工报销时直接计入工资
借：应付职工薪酬——补贴
贷：银行存款等
4私车公用协议范本（供参考）
承租方（甲方）： 雇主公司
出租方（乙方）： 公司员工 身份证号：
因甲方现有车辆无法满足工作需要，现租用乙方机动车辆。根据《中华人民共和国民法典》和相关规则制度，双方在平等自愿的基础上经充分协商，就汽车租赁事宜达成如下合同，供双方共同遵守：
第一条车辆状况
1.车辆品牌： 颜色： 车牌号 。
2.乙方应保证车辆手续齐全，包括行驶证、购置税缴纳证、交强险、商业保险、车船使用税、年审等各种行车手续。如因乙方办理手续不全导致使用车辆过程中被有关部门查处，相关责任由乙方承担，如因此耽误甲方使用车辆的，应赔偿甲方的一切损失。
第二条租赁期限、方式及费用
1.租赁期限为 年，自 年 月 日起至 年 月 日止。
2.乙方将其所有的车辆出租给甲方使用，由乙方保管车辆，甲方因公务出车时由乙方驾驶车辆，并由甲方办公室车辆管理员统一调配确认。
3.租期内甲方不向乙方支付固定租赁费用，按照甲方实际使用，每月结算费用。
第三条 支付方式
1.结算周期：月结。
2.每月5日前，乙方凭上月车辆实际使用情况填写《用车公里数核算表》，并与车辆调度申请一并交由车辆管理员核对确认上月费用，车辆调度申请单中由乙方填写车辆起始公里数、经车辆管理员签字→部门负责人签字后由乙方根据公里数核算表使用油票进行报销，油票抬头为：某某公司。
3.用车前无车辆调度申请或不填写车辆起始公里数或非工作时间用车的，甲方一律不予结算费用。
第四条 乙方的权利和义务
1.乙方拥有车辆所有权；
2.乙方向甲方提供技术状况良好，证件齐全有效的车辆；
3.甲方违约，乙方有权收回出租车辆；
4.乙方负责车辆的年检，承担车辆的违章费用；
5.乙方承担出租车辆在用车期间内所发生交通事故或其他事故造成的一切后果，包括有关部门的罚款及车辆费用；
6.乙方承担出租车辆的保险费用及正常保养维修费用；
7.公务用车时乙方须按规定向甲方报请。
8.乙方与甲方签订合同时将车辆证件、保险单等复印件交由甲方存档。
9.乙方应保证出租车辆不存在抵押、查封等影响甲方正常使用的情形，如有以上情形或乙方对车辆的权利存在瑕疵的情形，并影响甲方使用时，甲方有权单方免责解除本合同，并追究乙方的违约责任。
第五条 甲方的权利和义务
1.租赁期间甲方拥有所租车辆的使用权；
2.租赁期间甲方应严格遵守国家各项法律法规；
3.甲方不得把所租车辆转借给任何第三者使用，不得用租赁车辆进行盈利性经营，以及参加竞赛、测试、实验、教练等活动；
4.甲方承担车辆公务用车时的油费（实际行驶的里程*1.2元/公里）、路桥费。
第六条 其它条款
1.在本合同履行过程中产生的争议，甲乙双方首先应友好协商解决；协商不成的，应向甲方所在地法院诉讼解决。
2.本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力。
3.本合同自双方签字盖章后成立并生效。
（以下无正文）
甲方（盖章）:
联系人：
乙方（签字、捺印）：
联系电话：
签署日期：
签署地点：
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