很多企业的管理人员总感觉时间不够用，对于采购管理人员来说，他们一天忙到晚，接很多个电话，见很多人，谈很多事情，最后可能一件事情都没有完成。
往往这个时候，一个意料之外的事情就需要马上去协调、一个更紧急的事情需要马上去确认、或者一个更重要的任务需要马上去行动，那么手头上的事情需要放下来。
这样的事情每一天都在发生。
采购在工作中经常会遇到这样的事情，而且不断的循环，导致一天忙下来，感觉自己做了很多事，又感觉什么事也没做。效率其实很难提升。
美国威廉.安肯三世著的《别让猴子跳回背上》是一本非常有效的帮你改善时间管理的书。
他在书中描述到，作为一个管理者，你的时间基本上分为以下四个部分。
老板占用的时间，排在第一位，显然这是最重要的。
老板的时间很宝贵，一般不会占用很长时间，但老板安排的事情，你需要花一些时间去准备和处理，如收集数据，做PPT、汇报工作等。
不过在这一点，不同性质的公司差异很大：
在民营企业，老板可能随时找你，那么你就要随时做好被召唤的准备。
在外资公司，老板一般会提前约定好汇报的时间，或者有固定的时间安排。
组织占用的时间就是企业内部平级的沟通，你需要寻求其他部门的支援，其他部门也会寻求你们的支援，还有各个部门之间需要互相协同，比如很多公司每周都会开一次产供销协同会议，来确认物料的到货情况和未来的交期问题。
其他部门每天会输入很多问题，而且需要你尽快输出和反馈。采购与计划、采购与财务、采购与质量、采购与仓库，采购与生产，避免不了有些事情需要沟通，而且总有些扯来扯去的事情。
组织占用的时间，企业与企业之间差别也非常大。
有的公司权力和分工明确，责任清晰，执行起来就非常迅速。
而有的公司，由于公司制度不完善、或者各部门负责人性格不相投，或者有着不同的工作经历和背景，他们的观念有一定的差异，就会发生互相推诿，扯起来没完，于是大量时间花在内耗上。
他们会各自考虑各自的问题，互相之间甚至是对立的。这时候就需要更高级别的公司领导出面来协调。
这个时间是管理者处理自己本来要做的事情，非常关键，因为它决定了你能否很好的带领你的团队完成工作。
但是，这个时间大部分会被下属占用。
当然，这个跟你团队的大小、公司的规模、以及产品的复杂程度都有关系。因为你需要不断了解团队的各项任务的完成情况，要求下属定期向你汇报，并且分配新的任务给他们。
如果你的下属们在工作上遇到难以解决的问题，他们也需要寻求到你的支持和协调。此外，还要应对一些突发的情况，接到各种各样的电话。
所以，你需要把工作分配好给你的下属，然后你要尽量避免外界的干扰，各项工作才能有序地按照自己事先安排好的进行。
不过，这部分的时间与你的团队成员，也就是你的下属给不给力有很大关系。
威廉.安肯三世把下属也分为五种：
（5）独立行动，例行性报告（最高层级）；
（4）行动，但需立即请示（报告频率超过例行程度）；
（3）提出建议，按照裁断的结果行动；
（2）请示要做什么；
（1）等待指示（最低层级）。
从这个分级，可以看出，如果你的下属处于最低两个层级，作为管理者，你是很累的，因为你一直要安排他们做什么，你不安排的他们就不做。
所以，你要么选择得力的下属，要么把下属培养成更高的层级，至少是要达到第四个层级，他们需要具备主动安排自己工作的能力，并及时请示和汇报。
对于采购工作者们来说，外界占用的时间，很多都是花在供应商上的时间，可能还有一些是因为公司经营上与外界有往来，需要你们工作上配合所付出的时间。
供应商的来访，外出拜访供应商，这些时间占了你多少？
采购免不了要邀请供应商或者接待供应商的拜访，商谈业务上的事情，也需要到供应商处去拜访或者审核。来建立并维持良好的供应商合作关系。
如果供应商来访，占了你的不少时间，你就要考虑了，这些拜访是否真的有必要。
有的供应商来访，并没有什么特别的事情需要商谈，只是礼节性的拜访，那么你就要跟供应商说清楚，千万别碍于面子。
因为供应商来了，如果你不接待，显得不太礼貌；但如果没有特别需要见面沟通的事情，尽量别来，自己要把时间花在处理一些别的事情上。
另外，如果你或者你的下属因为要到处拜访供应商，花了很多时间在路上，时间的投入和产出不成比例，这也是一种浪费。
值得注意的是，如果企业跟供应商产生一些纠纷，比如，质量缺陷或者交付延误产生的索赔问题，付款条件有关的问题（比如双方约好的付款条件，一方反悔又要重新谈），也是非常耗费时间的。
双方如果都能很好地履行合同，本身就节约了时间。所以，看一个人、一个团队的效率高不高，并不是看他忙还是不忙。
有的人看起来忙里忙外，但是没解决什么实际问题，效率并不高；而有的人看起来好像没什么事，但很多事情都安排的井然有序，一切都了如指掌，这就是高手。
我们每个人，都可以捋一捋，在这四个部分花费的时间各占多少百分比，自己就能判断自己的工作是否高效。
虽然并没有一个绝对的最佳比例，但你自己应该能判断出来，哪些时间是有价值的，而哪些时间并不创造价值。
▲
END
来源：宫迅伟采购频道
作者：汪浩
