机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，那么，如何做好档案文件的归档整理工作呢？档案工作，不仅是档案部门在工作，也不是个别同事在战斗，而是一个集体，一个团队在共同努力，从而更好的推动档案工作的高质量发展，形成良性循环。
一
归档的对象是什么？
归档的对象是文件材料。
什么是文件
《档案工作基本术语》中定义文件record/document，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
什么是归档文件
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规定，归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
什么是机关文件材料
第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定，机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
机关单位文件材料的归属
1.凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
3.机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
4.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本进行归档。
5.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
通俗的说，文件材料可以是带有红头的正式公文，加盖公章的介绍信，报送的统计表格，拍摄录制的照片、录像等。
二
档案整理工作的步骤
档案工作的基础是具备丰富的档案资源，档案资源来源于各部门形成的文件材料，收集好这些文件材料并经过规范化整理才能形成真正意义上的档案。怎么整理档案呢？严格意义上来说，“整理档案”的说法并不准确，档案是具有保存价值的历史记录，真正整理的是文件材料，运转完毕的文件材料经过规范化、系统化的整理，形成归档文件，移交入库后才是档案。
剔除不归档文件
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档，要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。
机关文件材料归档范围：
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
以下几种文件材料可以不归档：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料；任免，奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性，临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿，各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信，电话记录；机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报，情况反映，抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
不同“年度”文件分类存放
文书档案是按年度进行整理的，如果单位的档案好几年未进行规范化整理，那么首先要将各年度的文件材料分开归类，同一个年度的文件材料放在一起，整理的过程种注意以下几点：
（1）一般以文件形成日期为准；
（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；
（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；
（4）几份文件作为一件时，“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
根据保管期限分类存放
（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。
（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的要求，结合各自的工作实际，制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。
排列归档文件顺序
（1）件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（2）归档文件的先后顺序
①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
编写页码
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
加盖归档章 填写档号项
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。
装订、装盒
归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
来源 | CN档案管理培训
监制 | 冉永辉
审核 | 赵光学 编辑 | 何亚丽
