企业降本增效，是减动作，而不是减人。
简化操作是实现这一目标的关键策略之一。通过精简和优化工作流程，可以消除不必要的工作环节，减少重复性劳动，进而达到节约成本和提升效率的目的。
最近，在与公司高层管理者的交流中，这一议题常常被提及。
每次讨论结束后，我都深有感触：我们对工作流程的重视程度似乎还不够。
一些人认为，流程会导致工作变得刻板和缺乏灵活性，是官僚主义和形式主义的体现；而另一些人则认为，流程能够带来效率、规范性和可预测性。流程这一概念，确实让人有着复杂的看法。
那么，流程究竟是什么？它真的那么关键吗？我们又该如何在工作中改进流程，以提升工作效率呢？
今天，我们就来探讨这个话题。
流程究竟是什么？让我给你打个比方：你早晨上班前，在楼下的咖啡店为自己点了一杯咖啡。当你下订单后，店员便开始了一系列的动作。
他们先是准备好咖啡豆、糖和牛奶等原料，然后开始磨咖啡豆；接着用沸水冲泡咖啡，再根据你的口味偏好，加入糖和牛奶。最终，一杯咖啡便制作完成，交到你手中。
你看，这整个制作咖啡的过程就是一个完整的流程。
简单来说，流程就是完成任务的方式，是一系列有序的、有规律的动作。这些动作以特定的方式进行，直接导致特定结果的产生。
在企业管理中，一个高效的流程往往是推动业务发展的关键，它能够简化复杂任务，规范混乱流程。
因此，流程的设立并非为了增加负担，而是为了解决实际问题。那么，它解决了哪些问题呢？
第一个，因人性特点导致的权责利不一致的问题。
人性是趋利避害的，因此在多方面合作时，可能会出现责任推诿、利益争夺的现象。
我曾提到，权责利必须相匹配，只有当责任、权力和利益集中在一个人身上时，效率才会产生。
那么，如何解决这个问题呢？答案是通过流程。将一个大任务分解为多个小任务，每个任务都明确责任人，这样关键环节的责任人就容易找到，出现问题时也能迅速定位责任人，奖励也有了明确的依据。
一个精心设计的流程能够弥补权责利的不足。
第二个，解决重复性工作带来的效率问题。
如果某项工作或任务频繁发生，就必须制定流程，这样可以显著提高工作效率。
例如，许多人开会效率低下，会议耗时数小时却解决不了问题。主要原因是会议准备不充分。
怎么办？就是要制定一套会议流程，严格按照会议流程操作，就能节省时间，大幅提升会议效率。
再比如，在跨部门合作中，经常因为一些小事反复沟通，耗费大量时间。而建立一个良好的协作流程，可以帮助管理者打破部门壁垒，使合作更加顺畅。
其他事务也是如此，一个好的流程是效率的倍增器。
第三个，解决人的不确定性带来的系统性风险问题。
团队大多数人，一个月只能做到50万业绩，但某一个员工上个月做到了100万。
你能保证他这个月也能完成100万么？不能。因为，在一个组织里，人存在着不确定性，环境、能力、运气等因素都会影响一个人目标的达成。
因此，你不能过度依靠某一个人，而是要依靠系统，通过流程化，增强人才快速复制的能力。
他为什么能做到200万？中间做对了什么？做了哪些关键动作？而别人业绩没有提高，是做错了什么？你看，其实是可以总结经验的。
可以将他的操作流程化，变成标准动作，让每一个人都去学，每一个人都去用，让平凡的人创造不平凡的业绩。
个人不可靠，但流程可靠。流程，能让80%的人在80%的情况下做到80分以上。
管理专家迈克尔·哈默指出：“任何流程都比没有流程强，好流程比坏流程强，可即使是好流程也需要改善。”
”流程不是静态的，即便是高效的流程，也需要不断地进行优化和重塑。
那么，我们该如何优化流程呢？可以采用“ECRS”这一流程优化工具，它代表的是：取消（Eliminate）、合并（Combine）、重组（Rearrange）、简化（Simplify）。
1.取消：剔除多余的步骤
什么叫做“多余的步骤”呢？那些对最终成果没有增值作用的环节。
这些步骤可能是由于历史遗留问题或部门职责划分不明确而保留下来的。
例如，重复的数据输入、冗长的会议、效率低下的审批流程等。
有时候，即使是很小的事情，也需要经过层层审批，从主管到总监，再到人力资源、财务、副总，最后到总经理……
每个人签字都需要时间，每个环节都需要等待，通常一个审批流程下来，一周的时间就过去了，时间和机会就这样被浪费了。
实际上，许多审批流程并没有起到应有的审核作用，因此，你需要审视这些审批流程是否必要，或者是否可以下放权力，让下属来负责。
消除不必要的步骤，是优化流程中最直接有效的方法。
2.合并：减少重复性工作
如果流程不能被取消，那么可以考虑对流程中各环节适当加以合并。哪些环节可以合并呢？
第一个，前后关联的环节。
对于前后紧密关联的环节，可以考虑合并为一个连续的过程。这样可以减少等待时间和沟通成本。
比如，审批后的文件传递和下一步操作可以合并，实现无缝衔接。
第二个，功能相似的环节。
将功能相似、可以由同一人员或部门完成的环节进行合并。这样可以减少工作交接次数，提高工作协同性。
比如，两个部门分别进行的市场调研工作可以合并为一个项目，由一个团队负责完成。
3.重组：使流程次序最佳化
做任何事情，都是有先后顺序的，但ABC与BAC的效果肯定有所不同。这就需要利用工作步骤的调整、重组，使流程次序最佳化。
有这么一个故事：18世纪，英国政府为了开发澳洲，把监狱里判了刑的罪犯流放到澳大利亚。运送罪犯的工作由私人船主承担。
由于私人船主的船只环境很差，营养和卫生跟不上，导致最终能活着抵达澳大利亚的罪犯人数很少，死亡率高达37%。
那怎么办呢？英国政府经过考虑，在运送罪犯的流程上做了个小小的改变：
政府不再按照上船时罪犯的数量，提前付费；而是按照下船时实际到达澳大利亚的罪犯数量，再进行付费。
在流程上做了小小调整，效果立竿见影，罪犯死亡率大大降低了。
管理工作，就是如此。无论何时，你都要从客户的角度出发，重新审视流程的顺序。确保流程中的每个环节都能够为客户提供价值。
4.简化：降低复杂性
流程的意义在于提高做事的效率，因此流程一定要越来越简单，而不是越来越复杂。
有这样一个案例：有一个公司部门员工点检的Check List（检查清单）没有做好，领导想了一个办法，他专门做一个Check List来检查员工确实做了该做的Check List。
你看，这就是本末倒置了。怎么办呢？一定要对抗熵增，对流程进行简化。
华为有一个日落法，就是每增加一个流程节点，要减少2个流程节点；每增加一个评审点，要减少两个评审点。
切记，简单就是效率，如无必要，勿增实体。
最后，我想说，流程不是终点，而是通往目标的路径。当你走上管理岗位，就一定要有流程思维。流程做好了，效率就高了。
