对于工作，我喜欢把相对固定的东西流程化、清单化，因为这样能够提高自己的工作效率。下次一旦遇到类似的事情，可以直接把清单拿出来，一条一条对照着做，也不容易落下，让大脑从记事情当中解脱出来，可以有更多精力思考。
所以，就有了这份公务接待的清单。
我把这张清单分为接待前、接待中和接待后三个部分。时间节点在于有没有会面。
一、接待前
公务接待有大量的工作是在准备阶段做的。这个阶段的工作，大致可以分为以下几方面。
（1）材料准备
接待开始前，来访单位一般都会提前电话和我们对接，得到肯定回复后，会有正式公函过来。这个时候，我们就可以根据公函中写明的考察内容有针对性地准备材料。一般的考察偏业务居多，所以材料初稿由业务部门提供，由办公室汇总修改。时间上，至少要留1天给领导审阅、修改。
（2）陪同人员
秉承的是“级别对等、工作对应”的原则，根据对方的来访人员，安排相应级别的领导接待。比如对方来的是局长，那无例外的话，我们也要安排局长；如果对方来的是副局长，我们安排副局长是标配，安排局长是升格，说明高度重视。另外，要安排这块工作对应的业务部门负责人参加。
（3）食宿方面
按照最新的规定，住宿的费用一般都是由来访单位自费的，我们最多帮忙预订下房间，结账需要他们自己来的。至于用餐，一般是安排一顿工作餐，如果有主要领导陪，可以安排不超过200/人的接待。这个标准在不同地区可能有所差别。
一般来讲，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
（4）交通方面
交通，一般来访单位都会自行安排好的。要提前和联系人对接，把导航定位发给他们。如果有门禁系统，要提前了解对方的车牌号，帮他们预约好。其他交通方面的注意事项，比如附近临时修路封道等信息，能想到的尽量让对方提前掌握。
二、接待中
在对方来访当天，和联络人对接好出发时间，预估大致达到时间。等他们快到达时，提前在门口等候迎接。在电梯口、大门口还是电梯口，办公室主任、分管领导还是主要领导迎接，视访客的级别而定，这意味着不同的规格和重视程度。
这个时候，材料、桌牌、座次这些方面应该都已经安排妥当。我这里在强调几个方面的注意事项。
（1）座次安排
关于座次的安排，不少小伙伴有兴趣了解。在这里，我再讲一讲。如下图，这是来访人员的座次，门在下方，面朝门坐。主方背对门坐，按照对等原则，即“1”对“1”，“2”对“2”，依次就坐。
一般的流程是“东道主”先发言，就考察的内容交流本单位的一些经验做法，结合交流材料，再根据工作实际适当展开。然后，对方就感兴趣的问题充分交流，以问答方式进行，再是反过来“东道主”提出一些感兴趣的问题，对方进行解答。有来有往，气氛相对宽松。
（3）茶水方面
一般来说，比较正式的接待都会安排两种，一种是小瓶装矿泉水（比如某泉），另一种是茶水。茶水的话，我一般20分钟左右会安排加一次。因为根据我的经验，这个频次是比较合适的。加水的话，以七八分满为宜，拿到自己这边来加，加好后放回原位。
三、接待后
这个阶段主要做一些收尾性的工作，包括用餐的报销（公函、发票、陪同人员名单等）、材料对接（如果来访单位需要进一步掌握相关材料的话）、梳理小结（可以就交谈涉及的问题和经验做一个梳理，形成一份简要的材料以供后续参考）。
