广西中烟智能报账审核规则的梳理与运用

无纸化的智能报账是单位在财务报账领域追求的重要目标，也是财政部等部门支持绿色发展的重要举措。当前企业一般都部署有较为完备的会计核算系统，能够顺利完成入账工作，但需要同时实施智能报账系统和电子会计档案系统，方能较为顺利地实现会计资料的无纸化处理和会计档案的无纸化管理。通过规则嵌入实现财务报账的自动审核，是电子会计档案形成过程中涉及到的典型、成熟且当前广受关注的智能化应用场景。财务报账（含对私报销和对公支付）方面，广西中烟工业有限责任公司（以下简称广西中烟）在其财务共享服务中心（以下简称FSSC）建设和运营初期已经实现了基于影像的线上审批、共享审核和自动化核算，还需通过梳理和运用与智能报账相关的审核规则来进一步实现智能化和无纸化。

(一)

三项基础工作

在审核规则梳理过程中，需要做好以下三项基础工作，以形成审核规则模板。

1.做好审核规则的多层分类。根据广西中烟报账业务的实际情况，将智能报账审核规则按业务类型分为票据类审核规则、合同类审核规则、支出类审核规则、收入类审核规则、凭证类审核规则和报表类审核规则共六大类。每一大类审核规则再根据实际报账业务情况进行细分，如收入类审核规则可细分为卷烟销售、其他销售、租金收入、利息收入和其他收入五类审核规则，其中其他销售类审核规则又可细分为原料销售和辅料销售两类审核规则。

2.备好审核规则梳理的模板。审核规则梳理模板是统一审核规则梳理行为的重要载体。在进行智能报账审核规则梳理过程中，梳理模板是基础性工作，需要首先完成。根据广西中烟报账业务的实际情况确定审核规则梳理模板，包括15个字段：一是序号，即审核规则分类编号；二是报账编号，取自末级报账业务分类编号；三是报账类型，取自末级报账业务分类名称；四是发票类型，取自财务系统内置发票类型；五是审核细类名称，即校验的对象；六是审核规则名称，提炼自校验对象的校验要点，提炼顺序为从左到右、自上而下；七是审核规则要点，将校验内容变成“是否”问句表达，或提炼更精准的校验点；八是参照文件，填写内部已有标准或外部政策文件，细至条款号；九是执行时点，是指执行规则的时间节点，可能有多个；十是执行方式，包括系统自动判断、系统自动提示加人工判断、人工判断三种；十一是人工执行要点或系统实现要点，需要细化到校验的对象；十二是异常提示信息，即校验不通过时报账系统界面中显示的提示信息；十三是抵扣税率，区分按票面税率和加计扣除两种情形；十四是系统落地计划，区分近期实现和远期实现两种情形；十五是备注，即前十四个字段以外的其他需要说明的事项。

3.定好审核规则梳理的分工。在进行智能报账审核规则梳理过程中，通常涉及以下三类职责分工：一是专家团队，主要提供审核规则的多层分类和梳理模板，指导审核规则的梳理过程，审阅审核规则的梳理结果，可由外聘专家和企业报账业务专家及领导共同担任；二是现场团队，主要承担审核规则的具体梳理工作，即根据所分配的审核规则分类逐一梳理审核规则，针对每一条审核规则填充审核模板中的15个字段，并根据专家团队的审阅意见进行审核规则修正；三是技术团队，主要承担审核规则执行时点和执行方式的确认问题，以及负责系统落地计划的完成。三方团队需通力配合，缺一不可。

(二)

五项核心工作

在审核规则梳理过程中，需要做好以下五项核心工作，以形成审核规则库。

1.尽量提取通用的审核规则。在按照业务类型对报账审核规则进行梳理的过程中，会遇到审核规则多处复用的情形，即多类业务共用某一类审核规则或某一条审核规则（如日常差旅、外部会议差旅、长期出差、探亲等都会涉及飞机票、火车票、出租车票等交通类票据，各类物资采购都会涉及增值税专用发票和普通发票等采购类票据）。为避免审核规则的重复梳理，保持审核规则的高度一致性，可统一提取并逐渐丰富通用审核规则，供具体报账业务参考使用。截至2020年10月，已经提取票据类、费用通用类、合同类、凭证类、报表类共计五类119条通用审核规则。

2.指定审核规则的执行时点。执行时点是指审核主体执行审核规则的时间节点，其中审核主体是指信息系统或财务审核人员。在智能报账过程中，典型的执行时点包括票据归集时（包括OCR识别后和电子票据采集保存时）、报账单提交时、财务初审时、财务复审时、凭证复审时、记账后、结账前、报表生成后等。一条审核规则可能有一个或多个执行时点。执行时点的设置原则有两条：一是“能赶早不赶晚”，即能在前承环节中执行的审核规则不等到后续环节执行，以降低报账审核不通过的修正成本；二是“能自动不手工”，即能让系统执行的审核规则先让系统自动执行，以提高报账审核的工作效率和工作质量。

3.确定审核规则的执行方式。执行方式是指审核主体执行审核规则的具体方式，可分为系统自动判断、系统自动提示加人工判断、人工判断3种。其中，系统自动判断又称为系统刚性校验，是指仅由信息系统在指定执行时点自动校验审核规则：若校验通过，则标识为“通过”并进入下一步操作；若校验不通过，则标识为“不通过”，并将详细提示信息显示给系统操作人员，且不允许进入下一步操作。系统自动判断通常是针对一些规则明确且无需人工干预的审核规则（如电子票据重复报账校验等）。系统自动提示加人工判断又称为系统柔性校验，是指先由信息系统在指定执行时点自动校验审核规则：若校验通过，则标识为“通过”并进入下一步操作；若校验不通过，则标识为“不通过”，并将详细提示信息显示给系统操作人员（包括本步骤操作人员和后续步骤操作人员），由后续步骤操作人员根据审核规则进行补充判断是否能够校验通过。系统自动提示加人工判断通常针对一些规则明确但需要人工干预的审核规则（如报账时效校验等）。人工判断是指仅由人工在指定执行时点手动校验审核规则：若校验通过，则标识为“通过”并进入下一步操作；若校验不通过，则标识为“不通过”，并将详细提示信息显示给该操作步骤的前承操作人员，且不允许进入下一步操作。人工判断通常是针对一些规则明确但因涉及实物而信息系统无法自动执行的审核规则（如纸质票据粘贴校验等）。

4.明确报账异常的提示信息。异常提示信息是指系统自动判断不通过时、系统自动校验发现异常时、人工判断不通过时在报账系统界面中显示给报账相关人员的提示信息。为提高报账效率、提升报账用户体验，该异常提示信息可从审核规则要点中提取，并尽可能详尽、简洁、易懂（如“发票重复报账”“发票专用章无效”“请提交《现金结算说明》”等）。异常提示信息应秉承最大范围共享原则，让该步骤以及其前承步骤和后续步骤的所有处理人员都可以共享，并做到一目了然，以提高报账工作效率、降低报账沟通成本。

5.做好审核规则的文件整理。因审核规则梳理是由多方团队协作完成的工作，因此可以通过Excel文档和Word文档等方式来传递。其中，Excel文档可用于审核规则的日常梳理工作，按审核大类建立工作表，并建立审核规则汇总表，在汇总表中体现所有审核规则分类、审核规则数量、各方团队负责人，以及各类审核规则的完成情况、审阅情况和定稿情况等，以便所有相关人员了解审核规则梳理的整体情况。此外，在审核规则具体梳理时，允许某一小组在Excel文档中只保留自己负责部分的审核规则，并以审核规则分类和各方团队负责人为Excel文档命名。而Word文档因其能够使用修订模式体现修订前和修订后的行文变化，因此比较适用于审核规则的多方审阅和最终结果呈现。

(三)

三项后续工作

在审核规则梳理完成之后，需要做好以下三项后续工作，以确保审核规则体系能够持续实现有效的智能审核。

1.确保审核规则嵌入系统。在审核规则定稿之后，要考虑通过智能报账实施项目将审核规则嵌入智能报账平台和财务共享运营管理平台。在嵌入规则的过程中，应以审核规则为中心，与标准经济业务事项形成“多对多”的映射关系，即一条审核规则可以适用于多个标准经济业务事项，而一个标准经济业务事项需要用到多条审核规则，以确保每条审核规则的唯一性和最大限度复用性。需要注意的是，审核规则需要根据智能报账系统的逐步优化，以及智能报账系统与周边系统的逐步集成而逐步嵌入系统，是一个长期工程。

2.力争清晰显示审核规则。审核规则的核心内容是审核规则要点，以及人工执行要点或系统实现要点。其中，审核要点指明校验内容。如“发票专用章校验”这一审核规则的审核要点是“是否盖有有效发票专用章”；OCR识别后的系统实现要点为“发票专用章的颜色与红色比对，以及发票专用章的形状与椭圆形比对”；财务初审的人工执行要点为“发票专用章中的单位名称、纳税人识别号应与票面购买方信息一致”。在审核规则落地的过程中，应力争将审核规则要点和人工执行要点在财务初审、财务复审和凭证审核界面显示审核规则名称、审核规则要点和人工执行要点，以提升用户体验，最大程度确保审核标准的一致性和审核质量的可靠性。

3.持续完善审核规则体系。审核规则会随着我国财税政策、内控制度等要求以及企业内部管理的需要而持续更新。为此，审核规则体系的建立 不是一劳永逸的，需要持续不断地进行维护。为便于后续维护以及相应标准制度的修订，在审核规则梳理模板中设立了“参照文件”这一列，区分目前已有的、待修订的、待拟定的政策、法规、标准和制度。在梳理审核规则过程中，要求填写已有的政策、法规、标准和制度并细至条款号，以便后续进行持续更新。此外，企业应尽快更新智能报账相关的标准制度，保持报账审核规则库与企业智能报账相关标准制度的一致性，确保审核规则在报账实务工作中的可执行性。

(一)

三项基础工作

经梳理，广西中烟的审核规则共计681条（如表1所示）。其中，票据类审核规则68条（以此为例，见表1），合同类审核规则23条，支出类审核规则508条，收入类审核规则58条，凭证类审核规则15条，报表类审核规则9条。

(二)

梳理结果示例

在具体的审核规则中，区分报账编号、报账类型、发票类型、审核细类名称、审核规则名称、审核规则要点、参照文件、执行时点、执行方式、人工执行要点/系统实现要点、系统提示信息、抵扣税率、系统落地情况和备注（如表2所示）。

广西中烟审核规则的运用思路如图1所示。其中，同一条审核规则可能存在多个执行时点，可在不同载体系统中执行。如在智能报账过程中，票据类审核规则可用于票据归集时、报账单提交时、财务初审时、财务复审时和凭证审核时五个执行时点。其中，对于票据归集时和报账单提交时这两个执行时点，审核规则在智能报账系统中执行；对于财务初审时、财务复审时和凭证审核时这三个执行时点，审核规则在财务共享运营管理平台中执行。而审核规则在相应载体系统中自动执行和人工手动执行的效果依赖于审核规则本身梳理的精细程度，以及审核规则嵌入这些载体系统的完整程度。