作为审核员，写一份“让人心服口服”的不符合项报告是一项技术活。今天，审核员老陈带你从实践角度聊聊，如何用客观事实、逻辑清晰、条理分明的方式写出高质量的不符合项报告。
（PS：体系工程师从0-1系统学习方法见文末）
一、不符合项报告编写的基本要点
不符合项是指审核中发现的，与审核准则不符的事实或证据。不符合项报告一般由三部分组成：事实描述、原因说明、不符合性质判定。编写时需满足以下基本要求：
1. 以客观事实为依据
不符合项报告必须基于亲眼所见、当事人陈述或查阅文件记录所得的客观证据。事实描述要清晰具体，经得起任何质疑与审查。
案例：
某审核员指出一家加工企业“未按照标准要求编制软件开发计划”，但其产品（飞机起落架）并不涉及软件开发。这种不符合项显然脱离实际，既增加整改难度，又显得不专业。因此，审核员必须结合受审核方的具体情况作出判断，而非泛泛而谈。
2. 以审核准则为准绳
不符合项的判断应严格依据法律法规、合同要求、认证标准和企业自身文件，绝不能凭主观猜测或个人推测下结论。
错误示例：
某审核员开具了一条不符合项：“员工赤手接触印刷电路板，汗液中的氯化钠可能腐蚀电路板，不符合ISO 9001标准要求的运行环境条件。”
问题是，ISO 9001并未明确要求“禁止赤手接触”，这条不符合项显然缺乏依据。如果企业的文件中没有明确规定，也不能强行判定不符合。
3. 提出有深度的问题
一个好的不符合项报告，不应仅停留在表面问题，而是深入挖掘其本质或潜在风险：
偶发性问题： 对于文件漏签、记录中断等偶发情况，可直接提出纠正意见，无需正式报告。
本质性问题：针对多个同类问题，应评估其普遍性与风险。比如，发现某车间一个零件箱无标识时，应核查是否存在多个类似问题。
4. 得到受审核方的确认
在现场发现问题时，立即与受审核方沟通，并详细说明问题和依据。如果受审核方存有异议，允许其提供反驳证据。沟通确认后再出具不符合项报告，确保事实清楚，双方认可。
沟通时态度要平和谦逊，避免让受审核方产生“仗势欺人”的感觉，营造良好的审核氛围。
二、不符合项事实描述的基本要求
不符合事实描述 是报告的核心部分，必须满足以下要求：
1. 事实描述基于确凿证据
事实必须清楚具体，并经受审核方确认。审核员应在现场及时记录问题，避免后续补充内容出现偏差。
“好记性不如烂笔头”，切忌全靠记忆力，必须在审核过程中实时记录。
2. 描述内容具备可追溯性
事实描述中应包含“五何”要素：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。具体信息有助于整改和验证。
错误示例：
某审核员在报告中写道：“生产现场混乱，零件无标识。”当被问及具体细节时，回答“都混乱”“都没有标识”。这种笼统表述既不便于整改，也缺乏实际意义。
正确示例：
“2025年1月1日，机加车间A工段，零件箱编号A100未附标识，零件混装，涉及X、Y两种零件。”
3. 语言简洁明了，突出问题
不符合项描述不需要长篇大论，只需抓住关键点，用清晰的语言表达核心问题。通常用三行以内的内容即可概括问题，避免冗长和模糊。
4. 事实描述与审核标准紧密关联
事实描述必须与标准条款直接对应。例如，发现检验记录缺失，描述应说明缺失的具体情况，并引用ISO 9001标准中明确要求记录的条款，而不是简单说“记录缺失”。
三、不符合依据的基本要求
不符合依据（即“对标”）是指指出某一事实不符合审核标准的具体条款及要求。这部分内容必须精准，确保报告经得起推敲。
五个步骤帮助精准“对标”：
明确问题所在的过程或环节。
查找审核标准中对应的条款号。
确认条款中的具体要求。
梳理问题与条款要求的逻辑关系。
撰写完整报告，确保事实与依据一一对应。
不符合项性质分类
根据问题的严重性，不符合项分为严重不符合和一般不符合两类：
严重不符合项
系统性问题：某关键过程多次出现问题，或质量目标未达成。
区域性问题：某部门所有过程均不符合要求。
重大影响问题：如使用失准的检测设备进行关键检验，或关键检验项目未完成直接放行产品。
违法违规行为：如使用禁用添加剂、违规出厂等。
2.一般不符合项
孤立、偶发问题，例如单次记录错误、不影响产品质量的小问题。
3.观察项
难以判定为不符合的问题，或影响不严重但需关注的现象。
四、实际案例分享
案例背景
在某企业审核中，发现车间一个零件箱未附标识，审核员进一步核查发现多个类似问题，且混装情况复杂，无法区分零件种类。这与ISO 9001标准8.5.1“输出应采用适当方法识别，以确保产品和服务合格”的要求不符。
正确撰写示例
事实描述：
2025年1月5日，机加车间A工段，零件箱编号B200未附标识，涉及X、Y两种零件混装。
不符合依据：
依据ISO 9001:2015标准8.5.1条款要求，“需要时，组织应采用适当方法识别输出，以确保产品和服务合格。”未附标识的零件箱可能导致产品分类错误，影响后续操作。
性质判定：
此问题影响多批次零件，判定为严重不符合项。
老陈提醒
现场发现问题后，先与受审核方沟通，确保描述准确无误。
撰写时做到逻辑清晰、依据明确，避免“拍脑袋”式结论。
严重问题务必深入追查，明确影响范围和整改方向。
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