采购廉洁管理

企业 2024-11-14 07:31 上海

本文节选《采购管理与运营实战》，由于篇幅限制无法完整刊发，原书购买链接如下。

腐败是附着在权力上的咒语，哪里有权力哪里就有腐败的存在。

采购作为确定供应商、定价、合同订立等有跟供应商“直接”的影响力，也因此成为供应商“拉拢”对象。

中国是世界第一的生产大国，一般生产型企业采购物料占到销售金额占比50%以上，企业的采购绩效从人的角度看决定因素有两方面，一是采购能力；二是采购员的职业操守。能力不足，只要有良好的积极的学习能力和成长需求可以有针对性的培养和锻炼提高，而职业操守的好坏却可能直接影响采购的质量与价格，对公司造成的影响和损失会非常巨大，严重的甚至会影响到公司的声誉和形象，因此，职业操守作为采购人员的硬性指标被重视也就不足为奇了。

但是，由于采购工作性质的特殊性和敏感性，采购人员的职业操守问题又成为不少企业困扰的问题，防不胜防，屡禁不止。这些问题影响着一个公司外部竞争力，也使企业内部环境不公平，企业文化不能良好的延续。

职业操守问题是个很敏感的问题，看起来是个人问题，但是究其根源是环境问题，土壤问题，因此从企业角度应该研究的是怎样的采购环境和工作流程制度能够有效的控制和杜绝采购人员出现职业操守问题，能够让人员更专注事业的发展和工作的绩效以及对企业的价值贡献。这也是本节内容要重点分析和探讨的主题。

“每个人心里面都住着一个天使和魔鬼“，在规范管理机制流程健全完善的的企业里走出来的是天使，在只有思想教育没有实质管理的企业走出来的是魔鬼。

怎样预防采购腐败，培养采购人员良好职业操守

从现实的案例分析我们可以看出，采购腐败一旦发生，首先受损失的一定是公司利益，因此采购腐败不能事后管理，要预防为本，防消结合，企业要构建不能腐的采购环境，同时也要构建不敢腐的严惩机制，同时还要正向激励，引导采购人员采购团队的价值取向，通过为企业降本增效获得激励和奖励，让团队和个人的成长发展与企业进步发展同步，只有这样才能真正从根源上预防采购腐败，同时也要构建合理的供应商引入和管理评价体系，引导供应商与公司价值取向一致，鼓励供应商朝着企业需要的方向去发展和合作，内外部环境同时打造一个健康的土壤就可以预防采购腐败，预防供应商的潜规则，培养与企业共同进退的合作伙伴，打造适应企业发展，满足客户需要的具有职业操守的高效采购团队。

1、组织层面

（1）、采购部门的岗位职能分离，互相支持又互相监督

很多企业将采与购的岗位职能进行分离，简单来说采只负责选供应商、确定质量、价格、产能、交付条件等；购负责向合格供应商下单采购。还有的企业除了将采与购分离，还设立采购分析和采购控制岗位，采购分析做专业的数据分析和市场分析，对采购价格进行审核和建议，采购控制对采与购的工作流程进行监督监控，这样的好处是各岗位之间互相支持又互相监督，可以很好的避免一岗到底，一人说了算的局面造成采购腐败的风险。

（2）、成立监事会等监管机构进行外围监督监控，独立行使监督管理职能

非上市民营企业监事会有别于其他一般意义上的监事会，这种独立于企业管理架构和一般性业务往来的企业独立监督部门，更加能够客观地公正地调研企业的各种管理行为，特别是对企业资金使用的独立监督，从很多公司的实践案例来说，监事会发挥了重要作用。

监事会对公司经营管理起到监管事前（立项需求）、事中（项目推进）、事后（项目完成的审计）的全方位监督，这对于管理者和被管理者都能避免管理尴尬，就像是家长对于孩子的教育，有时候难免需要一个做订立规矩遇到问题严肃批评的人，另一个做打气鼓励积极共同改善的人。有这样的情况，管理架构里的人，很多时候为了下属能为完成公司的既定目标，忽视了影响原则性问题的管理，或者暂时搁置导致情况越来越不受控制；也有这样的情况，管理上下级都是从基层开始工作，大家一起艰辛奋斗才换来的职位和收入待遇，管理者和上下级职员之间也形成了非常好的感情关系，这就比较难做出公正的自我监督和提出管理质询和调查。

监事会经过股东会的授权，代表股东去检查、验证各种管理行为是否符合股东会和公司的最终利益，接受企业内部员工和外部利益相关方的各种针对损害公司利益和管理行为意见和线索，形成意见的跟踪方案得到审批后开展调查验证，最终输出案件报告给股东会审议讨论，这对于从上而下进行的管理改善都很大程度上摆脱了感情和关系的束缚。

监事会对于采购部门的监管更是直接悬在采购头上的一把利剑，采购的信息充分向监事会公开，监事会可以随时对采购物资的信息和核价对比的信息进行市场验证，采购人员清楚明白，自己身后还有独立机构来随时抽查自己的采购物资的各方面的合理性，这明显对采购人员自身一种强有力的道德和业务水平的约束监督力量。

大型企业或者上市公司一般会设立审计风控部门对采购部门实行外围监督，并且还会聘请第三方机构行使独立监督监控职能，这样的监督一般是从风险管理风险控制和风险预防的角度对采购流程进行审计和评估，帮助企业寻找风险点，并进行事前预防防控。

（3）采购轮岗

在一定周期内对釆购员和主管直至经理根据需要进行轮岗，也是避免绝对权利的一个方法，但是轮岗制度也有利弊，采购专业度的培养是需要长时间的周期和过程的，对所采购物品的生产工艺的专业分析和相关行业市场的专业分析预测也不是短时间能够形成的，而专业度的形成对企业的价值贡献是不容置疑的，轮岗在一定程度上是可以避免一个人长期和相同的供应商打交道，但同时也失去了培养和提升专业度的机会，因此我们建议在流程制度已经健全的前提基础下尽量给一个岗位足够的专业沉淀和学习的时间，提升采购人员的专业度和职业素养，正向的为企业创造更多的价值。当然，如果企业流程机制都还不够健全，无法从制度流程方面去杜绝采购腐败，那在完善流程制度的过程中采用轮岗方式来避免采购腐败也不失为一个有效的方式。

（4）人才选育用留

俗话说得好，有德有才破格重用、有德无才培养使用、有才无德限制使用、无德无才坚决不用。对采购人员的职业化评估，可以分析出采人员的个人能力、管理能力、道德观念、价值判断和业务判断.从而制定人员的流动方向，培养方案。平时也根据采购行为的不足和短板，企业未来的改革和发展需求，不断更新对采购供应链的新标准，新战略，逐步提升采购和管理人员的综合实力，应对永恒变化的市场环境。

通过企业日常的跨部门合作，人员交流过程中互相了解彼此的需求和怎样更好的配合，很容易发现某些人的独特能力适合做采购，因为采购不再局限于下单付款，已经有了更多的使命，这就需要引进既熟悉采购又熟悉相关上下游部门业务的同事，来丰富人员配置，有突破性的发展思维，不再墨守成规跳不出原有的思维来推动采购改革。

树立模范——发现采购腐败就采取严厉的处置办法，这是有效的震慑和警示。另外一方面，也要树立正确的榜样，有标杆才会有宣传去学习的基础，吸引人们去学习和效仿。对于廉洁奉公的采购人员，切实一直以来都保持公正客观地选取供应商和价格分析谈判，切实为企业带来了实实际际的节省，企业应该大力表扬和物质奖励，也体现在薪酬待遇和绩效认可上。每个人都知道这样勤勤恳恳的踏实工作，也能获得满意的收入和认可，无疑会极大促进整个企业采购氛围，取得更大成绩。

2、制度层面

（1）凡是与公司建立合作关系的供应商和都需要与公司签订《采购廉洁协议》和《商业保密协议》；同时采购岗位的相关人员上岗前也需要与公司签订“采购廉洁协议”和“商业保密协议”，目的是明确底线和红线，提高法律意识和道德意识。

《采购廉洁协议》，是甲方公司（泛指采购方）和乙方公司（泛指供应商）之间关于廉洁商务往来的协定，也包括规范采购人员基于任何采购行为的廉洁条款。包含了很多法律支持的条款，是协议双方都要明确遵守的也是必须遵照执行的。

例如，“甲方工作人员未向甲方公司报备不得擅自参加任何可能影响公正履行职务的乙方任何人公开或者私下的宴请和娱乐活动”。

“乙方及其工作人员不得为谋取不正当利益擅自与甲方工作人员就供应关系的各项相关事项进行私下商谈或者达成默契”。

“甲方工作人员不得以任何形式向乙方及其工作人员索要或收受各种名义的回扣、手续费等好处费”。

“甲方工作人员不得索要或收受乙方及其工作人员的礼金、有价证券和贵重物品等礼物，不得向乙方报销任何应由个人支付的各种费用，不准借用供应商的钱物”。

“若甲方工作人员发现乙方及其工作人员有违反本协议行为的，甲方有权以书面通知的方式，全部或部分解除双方之间签订的尚未履行完毕的采购等经济合同，乙方因甲方解除合同产生的损失由乙方自行承担，甲方因此遭受的损失由乙方负责赔偿”。

“乙方及其工作人员有违反本协议的，一经查实，乙方监督部门须配合甲方查证相关问题，依法依纪严肃处理，追究有关人员的责任，触犯法律的移交司法机关处理。由此造成甲方的损失由乙方承担，甲方有权永久取消其供货资格”。

通过举例的几个条款，采购的日常行为不可碰触的红线和底线，都非常明确，是针对双方具有法律效力的约定文书，违反是需要承担相应后果直至追究法律责任的。

商业保密协议的内容包括，涉及需要保密的内容，不得以任何形式和载体泄露给第三方的约定，双方合作过程中可能涉及到的商业秘密和合作成果，吉技术改进的结果等会涉及权益的分配和界定，保密期限，违约处罚等都应该详细规范在协议里。协议受到法律保护，一旦出现违约，也能有依有据地追讨损失或规避风险。

（2）留痕管理制度

留痕管理的目的是保证采购流程的每一个节点的可追溯性，留痕管理的基本理念就是怎么规定就怎么做，怎么做就怎么记录，如实记录，记录涵盖工作的每一个关键节点和流程。在数字化采购逐渐普及的今天，企业ERP系统逐渐普及完善的今天，很多企业的采购环节实现了线上采购和采购功能自动化，数字化采购是解决留痕管理的终极手段，每一个操作有记录，可追溯，不可篡改，可以很好的避免人为主观因素对制度流程的篡改和失真影响，因此越来越多的企业重视数字化采购在企业采购功能的应用。

以采购物资货比三家为例的采购痕迹管理就包括——采购物资标准、对比了哪些供应商，供应商的所在地是否在优势资源地，是否能够符合公司的税务要求，每一家对比供应商的对标报价数据是怎样，横向对比升降比例等等都能以清晰的数据呈现出来，每一个采购决定都能经过细致的分析，做出的结果都能完整地提供给审核部门来审计复核，这一定程度上也帮助了采购人员保持原则性不受质疑。

（3）供应商评审制度

建立评审制度的关键指标，分为四大内容，分别是供应商基础资料、评分项目、得分和评价、等级划分的供应商管理办法，涵盖了供应商从引入到合作到淘汰的全周期。好的供应商评审制度能够准确传递公司的价值观，让供应商明确的知道公司倡导什么，反对什么，供应商不用使其他歪脑筋，知道自己怎样做就能得到公司认可可以与公司共同发展，也知道那些事是不能做的，后果很严重。

让我们来看一个企业的评审制度：

1）基本资料——既是供应商的完整信息，也是供应商准入的一个基本条件。

包括准确的公司名称和公司性质，生产型还是销售代理型企业，所在地，企业规模人员数量，年营业额，是否符合政策要求（环保法律税务社保等要求）的企业等等。

各种关键证件文件逐一分项查验；设备、校量器、检测仪器的保养校量的检验报告和保养记录是否完备；供方进料是否有作业流程有无相应的检验报告；供方的仓库是否有明确标识和区分，不合格材料有没有及时处理；生产方式是否有按订单生产，是否整洁有序，是否有作业流程，是否有常备库存；质量控制的管理是否到位；准交率合格率是否符合要求和相应的管理措施是否得当；与同类供应商对比报价是否合理；风险评估（消防安全、生产安全、环保安全）项目是否符合要求；其他配套服务（异常处理响应效率、保密协议和廉洁协议的执行情况）是否符合要求等等。

2）评分和等级划分标准

评分方式为多部门多维度评价：从价格、交期、质量、付款方式、服务等维度多部门进行打分评价，各部门权重和各项权重不同，最后成为该供应商的年度总评分评分后等级划分标准和相应的供应商管理策略。

3、流程层面

组织、制度设立合理完善了，接下来要落地就要靠流程了，流程是保证制度措施有效落地的决定性因素，因此要避免采购腐败，就一定要重视流程设计和不断优化，好的流程可以既保证效率又防控风险，在流程设计中通过关键节点的设计和流程路线的优化就可以达到目的。

（1）审批流的设计和完善

审批是采购工作里的重要环节，一般而言，关键事项和变更要经过审批，重大偏差要进行审批，但是审批可以授权，分级，既要可控又要兼顾效率原则才是好的流程设计。

（2）针对供应商明确报价流程和招标流程

建立公开的报价邮箱或者接收报价的渠道，没有多方参与竞争下的报价，任何公开的报价渠道都不能发挥出应有的作用。

如果进行招标也要编制完善的招标流程，并且要保证公开公平公正，才能吸引供应商公平竞争。

（3）、流程覆盖采购工作端到端

从供应商评审，供应商引进，打样试样，采购订单，接收入库，付款核销，每一项工作都要有明确的流程，知道怎么做，关键点是哪些，该怎样记录，完成哪些审批才能流转和变更或者往下传递，流程要端到端，全覆盖。

4、绩效层面

（1）供应商绩效评估

上面说过，供应商绩效考核就是做价值观传递，你要求什么，鼓励什么酒倡导什么，考核什么，这样供应商就很明确的知道边界，知道可为和不可为，管理就相对简单，人情方面的因素就可以最小化。但是供应商绩效评估的一个要点是评估指标尽量客观，可量化，可测量，主管因素尽量少，只有这样的评价结果才能让供应商信服，你也才能将供应商管理有效进行下去。

（2）采购团队绩效评价

采购和销售不同，每个公司的销售绩效都是跟销售量，利润挂钩的，透明，直接，也有很高的激励效力。采购在很多公司是不求有功，但求无过，别出事好像成了采购的最高追求，以别出事为目标的采购能够为公司创造价值吗？答案非常明显。因此企业应该以全新的视角去看待采购岗位和采购职能，采购节省一分钱，相当于销售多买五分钱，采购不是成本中心，而是利润中心——以这样的视角去重新评估采购职能和采购岗位是不是就有不一样的结果。采购的岗位工资应该在企业里属于中上水平，因为采购肩负的供应链职能是决定企业核心竞争力的。

杜绝采购腐败关键是企业从流程制度上营造不能腐不想腐的环境，从流程制度上保证采购人员安全，在安全的环境下工作才可能心无旁骛的专注于价值贡献和成长。所以我们不提高薪养廉，我们鼓励正向激励，我们鼓励企业为采购团队设立与销售一样的奖励机制，只要采购团队为公司降本增效，在数据属实，财务角度核实的基础上就可以兑现奖励。为采购团队设计激励采购团队成为利润中心，通过不断优化改善供应链运营效率，运营成本为企业创造价值。

5、企业文化层面——零容忍

企业文化对采购腐败的零容忍是以上所有层面中最关键的环节，也是最有震慑力的。因此企业的文化构建要具有清晰的价值导向，企业文化对采购腐败行为和环境的零容忍才是一切变革和改善的有力基石。

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