大型公司有数以百计的供应商，他们提供各类原料和零部件，这就会涉及到入场物流运输。如何能管理好大量的入场物流？标准化操作是解决方案。使用同样的流程进行管理供应商的订单出货，客户可以降低操作上的复杂性，提高效率。最简单的标准化是一份运输商名单，供应商从客户指定的物流公司中选择，例如卡车运输选A公司，空运选B公司，而服务项目和合同费率都是客户和物流公司早已谈好的。标准化操作可以包含更加详细的内容，例如包装、运输、文件、进口清关等等。它指导供应商如何把原料运输到客户工厂或配送中心，其中包括了实物流和信息流，是一份内容详尽的操作手册。许多汽车整车和零部件制造公司会准备一份入场物流操作指导手册，用来规范供应商的订单出货流程，这是一项行业的最佳实践流程，它也适用于其他的行业。让我们来看看物流指导手册中包含的一些主要信息。文章最后附上思维导图，方便大家阅读。入场物流管的是从供应商工厂发出的货物，它们是由订单驱动的，所以必须满足客户对于订单交付的要求，其中包含了4个R，分别是1)正确的数量（Right Quantity）：供应商需要根据订单上的要货数量足量交付。2)正确的物品（Right Item）:客户要物品A，供应商不能交付其他的物品。3)正确的地点（Right Location）:客户如果有多个收货地址，会在订单上注明每个订单的送货地点，供应商需要运输至正确的地方。4)正确的时间（Right Time）:分为两种情况。如果运输是供应商安排的，需要根据订单上的到货日期和运输所需时间，提前N天安排运输。考虑到运输途中的不确定性，客户会提供一个送货的时间窗口，供应商不得早于或晚于特定的时间段。如果运输是由客户负责的，供应商应该提前预约提货，并确保货物在装运时都已准备好，不会让提货车辆空等。如果一个箱子里包含多个SKU，仓库收货人员可能会漏看或错误领用了物品，并导致后续的错误。如果箱子容量很大，而订单上货物的数量很少，没能把箱子装满，导致箱子的空间利用率很低。供应商可以建议客户按照整箱数量订货，这样能够降低SKU的包装和运输成本。所有产品必须装在密封箱内，在装运和储存的过程中对产品起到保护作用，同时也要杜绝额外的包装，例如客户要求不要在箱子外部打上捆绑带，因为这增加了收货人员拆箱子的工作量，属于是额外的、不必要的包装。包装箱不得使用某些材料，例如氯氟化碳会破坏臭氧层，属于是严禁使用的包材。考虑到国际运输路程很长，而且涉及到卡车和船运等多种模式，货物必须使用托盘。b)如有可能，每个托盘上只包含同一种物品。如果是混合托盘，则必须将托盘上的产品进行明显的隔离，例如同一种SKU放在同一层，以确保相同的物品、批次和订单被放置在一起，并能被收货人员迅速地、准确地识别出来。重量和高度的上限需要得到收货仓库和承运商的确认同意。a)托盘、包装箱和内部的标签应该放置于显眼的地方，而且易于被识别，例如包装箱上的标签要朝着外侧摆放。b)每个包装箱必须至少有一个标签，最好是在两个相邻面上都贴，无论从哪个角度都可以看到标签。c)托盘运输标签必须贴在拉伸膜外，不得在条形码上有任何折痕或褶皱，也不得遮盖包装箱上的任何数据。许多跨国集团选择使用工厂交货(EXW)、船上交货（FOB）或是货交承运人指定地点（FCA）等条款。贸易双方应该确认使用的Incoterm版本。如果是上述的条款，由客户负责运输，供应商应该联系发货地附近的运输服务商，并提供装运和商业文件。供应商需要提供准确的货物重量信息，并负责办理出口手续。不管是哪种条款，供应商应负责安排装运，以确保每个订单都可以在到货日期之前送到指定地点。如果是客户负责运输，会根据预先设定好的标准来选择合适的模式。企业会整合运输资源，然后开始询价，并锁定少数几家承运商，和他们签订一个年度的合同，通过规模效应来降低运输成本，提高服务质量。除了这几家承运商，企业还会有一些备选的承运商，用来预防意外事件，例如高峰期运力不足、天气或自然灾害造成的服务中断。一般来说，根据所需的交货提前期、货运量、运输距离以及成本来选择运输方式。如果客户使用运输管理系统，供应商需要在系统上进行预订，要求包括：a)供应商必须在采购订单上的到货日期之前预订。例如运输时间需要10天，那就要在到货日期前至少10天预订。b)如果是向国内的配送中心交付，可以使用中文。如果涉及到国际运输，交货的装运单据必须使用英语。c)装运单据需要贴在显眼的地方，在仓库卸货时能够很容易地被找到，最好贴在前排托盘的显著位置。d)装运单据需要包含收货所在地区的信息，例如订单号、SKU号码和数量等等。此类文件的要求会根据具体国家的要求或规定进行更改。如果是进口商品，供应商有责任提供进口国海关要求的各类文件，例如进口清关发票、装箱单、提单B/L、原产地证明、装船证明等等。大型制造和零售企业每天有大量的物品到货，供应商需要提前1-3天预约交货时间，如果是海运进口的货物，预约期可以再延长几天。如果没有成功预约，货物会被拒收，由此产生的滞留费用会从供应商的货款中扣除。如果供应商送货超过了预约的时间窗口，货物将被为逾期交货。相反地，如果供应商早于预约时间到达收货地点，客户可能不会安排卸货，让卡车等待直至约定的时间。供应商如果没有满足操作手册中列出的要求，客户可以视为不合格。供应商有责任满足所有要求。为了纠正不合格的情况，客户可以采取一些行动，例如将产品退还给供应商、扣除这部分物品的货款、向供应商收取与违规行为相关的返工、运输、仓储等费用。总结一下，客户企业使用物流指导手册有许多好处，包括以下几点：5)提高供应链绩效，例如缩短交货周期、加强对原料供应商的管理。
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