文件有广义和狭义之分。广义的文件，根据《辞海》的解释，是指“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料”。狭义的文件，一般指的是公文（公务文件）。文件审核中的“文件”，主要是指公文中的政策性文件。
文件审核的功能可以理解为文件审核所发挥的积极作用，或者文件审核工作所产生的实际效用。通过文件审核工作，使文件稿保持文件本质属性，符合文件标准规范，让文件蕴含的价值理念得到体现、承载的政策措施科学完备、部署的工作安排更加合理，这就是文件审核的功能所在、价值体现、作用彰显。
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