凡事预则立，不预则废，复盘的准备非常重要。没有准备的复盘，复盘过程中要花费大量的时间沟通确认，甚至会因为前期准备不充分，比如缺乏信息和数据，导致复盘中断，进行不下去，还会出现临时更换复盘主题等耗费双方时间精力的现象。进行充足准备，做好复盘前的“四定”是成功复盘的基础。
项目复盘需要参与者全身心投入，主题必须有价值，不值得的主题不复盘。选定合适的复盘主题是复盘成功的重要基础。要想选定合适的复盘主题，需要做好以下几个步骤的工作。
项目规模有大小之别，项目周期有长短之分，究竟复盘哪个阶段，复盘哪个环节，复盘哪项任务，需要提前与团队凝聚共识。表3-1 列举的就是一些常见的项目复盘的应用场景。
通过表 3-1，我们可以看出，一个项目一定具有以下四个特点：目标明确有价值，时间节点有要求，责权担当有专人，项目成本有预 算。当然，无论是工作项目，还是生活项目，其复盘原理都是一致的。
接下来，笔者就以工作中的复盘场景为例阐述如何选复盘主题。项目复盘的主题选择需遵循以下五个原则：
重要原则：是与企业战略强相关或是部门的核心工作；
关注原则：是管理者、员工共同关注的项目；
及时原则：是项目周期明确，为 1—3 个月内发生的项目；
复制原则：复盘的经验、结论、规律可以复制到下一个阶段或下一个项目当中；
数据支撑原则：具备项目目标、过程及结果数据。
如果不遵循上述原则，项目复盘就可能“掉坑”。下面大家一起来看一个案例，了解背离原则选题带来的复盘风险。
某地产公司团队在汇报关于“工地开放日业主发现 23 号楼背景 墙交标缺失”的复盘时被领导直接打断。领导表示：
这种小事情 之前很少出现，相信以后发生的可能性也很小，我更希望听到大家关于本期楼盘交楼的复盘汇报 ……
这个案例中的选题违背了哪些原则呢？
首先，违背了重要原则。背景墙交标缺失事情太小，只是交楼项目中微不足道的一项工作，不是项目重要且关键的工作。其次，违背了关注原则。只有员工关注，领导不关注，选题后未确认就复盘，最后领导不认可，团队费力不讨好。
最后，违背了复制原则。背景墙交标缺失属偶发事件，不具备普遍性，即便分析出问题，提出解决方案，也没有推广复制的价值。
违背选题原则，复盘就是浪费时间。因此，选题时需要对照原则一一确认，做到不值得不复盘，选定后还需要与项目成员达成共识，再展开复盘。
选定主题确定的是项目复盘的方向，描述主题则是清晰界定了复盘主题的边界，让团队知道要复盘什么，要做什么准备，在过程中将围绕什么进行复盘。
笔者在描述主题时采用的是 3T 法，即团队（team）在什么时间（time）完成什么目标（target）。运用 3T 法描述主题，能确保主题完整明确没有歧义。以下是用 3T 法描述的项目主题。
信息部在 2020 年 9 月到 11 月将进入系统的数据的精确度提高了30%。软件开发部在 2020 年 3 月到 9 月将产品的开发周期减少到原来的一半。
客服中心从 2020 年 5 月到 9 月将客户的投诉率从 18% 降低到 2%。维修部在不降低客户满意度的前提下，从 2020 年 9 月到 12 月将维修成本每件减少了 10%。
电话中心员工在 2020 年 3 月到 5 月将处理一个销售来电的平均时间减少了 20%。
选定有价值的主题，清晰描述主题，对复盘对象而言，会直接影响到他们的复盘意愿、准备程度和对主题的清晰度；对复盘教练而言，可以让其做到心中有数，为高效复盘打下基础。
确定项目复盘的主题后，接下来就要确定谁参与复盘。项目复盘 强调项目的重要干系人必须参与复盘，只有重要的项目干系人全面参与到复盘中来，才能实现共享项目信息及数据，共识项目问题，共创问题方案，促进团队交流、协作与相互学习，共同践行并应用复盘结论。
表 3-2 列举了项目复盘时必须参与及选择参与的干系人清单，其中必须参与的即为项目重要干系人。
为了确保重要项目干系人的参与，尤其是对需要经常参与的项目阶段复盘的人，复盘组织者可以考虑制定相关机制进行管理和约定。结合笔者和伙伴们的长期实践，建议大家可以从以下三个方面入手：
第一，固定复盘时间。比如，众行行动学习研究院就采用了这样的方式，以每月 9 日为公司复盘日。如没有特殊情况，干系人就会自动安排和调整工作，按时参加复盘。
第二，实行项目发起人负责制。凡不能参与项目复盘的干系人，必须向发起人请假，借此杜绝一些人对复盘的故意逃避。
第三，项目团队共创和约定复盘的机制和规则。总之，确保干系人不缺位，才能让项目复盘有效。
定数据，是指让复盘个人及团队在复盘前准备好与主题相关的数据和信息。数据和信息为复盘提供了分析的基础，是反映项目现状、发现项目问题、评估项目行为、支撑复盘观点和结论的重要依据，提前准备好相关数据和信息能加速复盘推进的效率。表 3-3 即为项目复盘前需要准备的三类重要数据和信息。
无数据不复盘，强调的是数据和信息准备对于复盘的重要性， 要让大家在复盘之前尽可能全面地搜集和复盘有关的数据。
当然， 各公司的基础管理水平不同，笔者也经常会遇到一些基础管理薄弱 的公司，它们即便尽力做了数据搜集工作，也仍然存在数据缺失的情况。
对这种现象，复盘前可以针对无数据现象提出以下问题，引发 复盘对象对无数据现象的关注。同时，探询无数据情况下追溯、收集数据的方法，并共识出未来如何进行数据管理，并做出应对及承诺。
✦ 项目管理及复盘中数据的重要性是什么？
✦ 为了做好项目管理及复盘，我们需要哪些数据？
✦ 目前我们有哪些数据，缺失哪些数据？
✦ 在数据缺失的情况下，我们需要做些什么来应对此次复盘？
✦ 如果出现无数据、数据不完整、不准确、有待验证等情况，我们如何开展复盘？
✦ 未来如何做好项目中的数据统计、收集、管理及应用？
复盘中出现任何情况，都是引发反思的机会，而无数据现象恰恰是企业提升管理的契机。针对这种现象，复盘教练需要引导复盘团队进行反思，获取复盘团队的承诺，促进复盘团队行动。
要想做深做透复盘，就需要项目成员投入充分的时间。项目团队第一次做项目复盘，由于对流程工具不熟悉，需要复盘教练的培训和引导，至少需要 1 天（6 小时左右）的时间。进行几次复盘之后，随着团队对复盘的掌握， 一般只需 3 小时就可以了。
如果遇到时间不充分，时间被压缩，或被其他事情打断，使得复盘草草结束等情况，复盘就会出现反思不深入，流于形式，无法输出有效的行动计划等情况，也就起不到应有的作用了。
因此，项目团队需要预留充足的时间，避免复盘过程被打断；要一鼓作气推进，让复盘的整个过程一气呵成，确保思考的连续和深度。
项目复盘前定主题、定团队、定数据和定时间的“四定”工作是项目复盘的重要基础，会直接影响到复盘的质量，复盘教练必须给予高度重视。如果客户是第一次引入项目复盘，复盘教练一般至少要在实施复盘前15 天与客户深入沟通准备工作，让客户有充裕的时间做好复盘准备。
END
文章来源：《复盘教练手册》
11月28日开幕！第二届AACTP中国培训技术节(上海站)来啦！
【收藏】培训师必学技巧：9大培训课堂提问方式
2种表达逻辑+6种讲解形式，让课程讲授更加清晰有力！
点击“阅读原文”，获取AACTP详细课程资料！
