装备制造业供应商全生命周期管理平台建设

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随着经济环境和外部环境的复杂变化,推动供应链数字化管理体系落地已成为加速企业数字化转型、保障企业高质量可持续发展的必然要求。装备制造业原材料数量种类多、质量要求高,供应商的产品质量和水平直接影响装备制造业交付的产品质量。

原有的供应商评价管理工具因业务链与数据链贯通不足、评价体系不完备、全业务域数据共享不足,已无法满足企业的业务发展需要。为加强企业供应商管理战略,亟须健全和完善供应商动态管理和评价体系,实现对供应商准入、变更、扩范围、动态评价、退出的全生命周期管理。构建适用于装备制造业企业的供应商综合能力评价模型,并通过供应商全生命周期管理平台的建设应用,实现供应商管理的选用风险可控、全局信息透明、科学动态评价和业务流程贯通。

1 建设背景

(1)践行党的二十大报告精神,提高防范风险、化解风险能力。全面贯彻党的二十大报告精神,落实我国关于有效管控重点风险的决策部署,坚持合规为旗、效率为源、服务为本的基本原则,在业务规范化管理基础上,构建基于供应商质量、进度、财务、规模、风险的供应商能力评价模型,为实现供应商的科学评价、风险管控奠定基础。

(2)主动应对内外环境变化,构建数字化供应链管理体系。数字化供应链管理体系是装备制造业企业数字化转型的重要保障,运用信息化技术不断优化业务运行机制,提高风险预警与管控水平,是企业积极应对市场经济及外部环境的必然要求。供应商管理作为供应链建设的重要一环,应运用信息化技术手段构筑数据流通、安全合规、保障赋能的供应商管理平台,进而提高企业供应商管理水平和市场竞争力。

(3)积极响应业务需求,解决现有业务流程的痛点和难点。原有的供应商评价管理工具无法满足企业现阶段业务发展的需要。例如,采用纸质评分表评价打分,审批和汇总过程费时费力,且评价过程难以做到公开、透明、可追溯;各类有效资质证书和信息变更需人工定期检查更新,存在供应商信息更新不及时的业务风险;缺乏数据集成共享,各业务系统使用供应商数据的一致性、准确性难以保证。应秉承“高效协同、集成共享”的理念,打通供应商业务数据链路,实现供应商全方位、全链条、全业务域的数据共享和规范应用。

2 评价模型

根据企业实际情况,参考优质评价标准,构建专属于企业的供应商评价模型。供应商评价模型包括供应商准入评价和供应商年度再评价,供应商准入评价用于判定供应商是否具备纳入供应商名录的条件;供应商年度再评价是对已在名录中的供应商,按照年度合同履约、产品及服务质量等方面的实际表现,重新判定其选用等级等信息。

2．1 供应商准入评价

2．1．1 供应商准入评价指标

从基本资质与能力、设计研发能力、工艺技术能力、质量管控能力、生产及供货能力、服务意识与能力、经营能力与合作意愿、财务状况及其相关风险8个维度定性构建供应商评价模型一级指标。供应商准入评价一级指标见表1。在一级指标的基础上,细化量化评价标准,形成定量评价条款作为二级指标,为全面准确的评价提供依据。

表 1 供应商准入评价一级指标

2．1．2供应商资信风险类别

按照供应商资信风险类型,匹配风险控制等级,为判定供应商选用等级提供参考依据。资信风险类型见表2。

表 2 资信风险类型

2．2供应商年度再评价

供应商的选择应该采取动态考核和管理的方式。按照“一单一评、一年一评”的原则,根据供应商实际履约情况、提供产品质量和服务情况,从配套产品的进度、质量、价格、服务等方面构建供应商再评价模型一级指标,在此基础上细化量化评价条款作为二级指标。再评价模型中,既包括对于无资质或出现重大质量问题情况的否决项,也包括对于战略合作、履约良好的供应商的激励机制。供应商再评价一级指标见表3。基于对业界主流供应商评价模型的调研,并结合装备制造业企业的业务特点和需求,开发供应商综合能力评价模型。模型对于供应商的动态评价得分,自动进行分数校验和汇总计算,并综合考虑历年供应商评价分数、评价等级变化情况,计算评价后的选用等级,以实现科学公正的供应商评价管理。模型计算规则如下所示:

表 3 供应商再评价一级指标

(1)新增供应商,各评价项目总分不得低于80分,各评价条款总分不得高于评价项目的总体分值。

(2)新增供应商纳入合格供应商名录的第一年度,评价等级为限选。

(3)每次再评价的基础分值都为0分,以动态评价得分为最终得分,记得分为Y。

(4)存在评价项目为否决项的供应商,评价等级为取消。

(5)纳入企业经营风险名单的供应商,评价等级为限选。

(6)供应商提供的产品出现质量事故,在社会层面或行业领域上对企业产生较大负面影响、较大经济损失的,评价等级为限选。

(7)供应商连续两年再评价得分在0分>Y≥-25分,评价等级为限选。

(8)再评价得分为-60分>Y,评价等级为限选。

(9)供应商提供的产品出现重大质量事故、违规经营、恶意加价,在社会层面或行业领域上对企业产生重大负面影响、重大经济损失的,评价等级为取消。

(10)供应商违背合作共赢原则,向企业竞争对手泄露与企业合作项目的国家秘密、商业秘密或技术秘密的,评价等级为取消。

(11)供应商连续3年评价等级为限选时,评价等级为取消。

(12)外协供应商连续3年无合作项目(包括售后服务)的,且第4年仍无合作意向的,评价等级为取消;物资采购供应商连续5年无合作项目(包括售后服务)的,评价等级为取消。

(13)除以上情况,评价等级为可选。

3 应用案例

3．1平台架构

平台主要包括基础支撑层、业务管理层和平台应用层三大模块。基础支撑层包括支撑业务功能实现的数据字典和系统管理。业务管理层主要实现试用供应商管理、合格供应商管理及供应商数据应用。平台应用层是通过对供应商名录、供应商再评价等业务数据进行分析计算,实现面向不同角色人员的可视化风险管控功能。从数据流向上,平台向上承接内容包括:①主数据管理系统分发的人员、组织、型号主数据,以及供应商银行等参考主数据,用于各类表单中相关属性的选用参照;②合同管理系统分发的合同签订信息和年度合同额,以及质量管理模块分发的供应商质量问题编号信息,用于支撑供应商年度再评价时判断有无合作项目及合同履约情况。平台向下与主数据及相关业务系统集成,实现供应商全业务域的数据共享与规范化选用。平台架构图如图1所示。

图 1 平台架构图 (截图)

3．2系统建设

3．2．1供应商分级分类标准

建立健全采购产品分类管理和供应商分级管理等相关体系,用以规范供应商管理,提高供应商管理效率。通过考量供应商供货产品对企业最终交付产品在重要技术指标、性能可靠性等方面的影响,对供应商进行分级,即将供应商类型分为:A类、B类、C类。在具体评价条款和准入流程上,A、B类供应商比C类供应商的评分标准和审核更严格。按照供应商供货方式,可分为:物资采购、外协。不同的供货方式,决定了供应商可供货的产品范围和类别。借助供应商评价模型,对供应商的选用等级进行评价计算,将供应商分为:可选、限选、取消。选用等级为可选的供应商可以为各类项目提供采购产品类别范围内的产品;选用等级为限选的供应商,仅能为特定项目提供相应产品类别的产品;选用等级为取消的供应商,停止相关业务。

3．2．2供应商全生命周期管理

(1)试用供应商管理。结合企业实际业务情况,建立企业供应商分类名录,根据合作情况分为试用供应商(临时供应商)和合格供应商。

试用供应商仅限某类项目试用,且每个供应商仅能试用一次,自与该供应商合同签订之日起一年内有效,一年后如需再次开展业务,须办理合格供应商准入。通过上述试用供应商办理及应用的多重管控,一方面可加严新供应商的准入审核,即合格供应商准入前必须先进行试用,试用符合要求后方能办理合格供应商准入;另一方面,可管控试用供应商的有效期和试用范围,为企业降低相关风险。

(2)合格供应商准入管理。经试用符合要求的供应商,可以按需办理合格供应商准入。合格供应商准入,需经设计部门、工艺部门、质量管理部门、项目管理部门、财务部门,按照实际的供应商考察结果,对所负责的评价项目条款进行打分,评价模型自动校验和汇总供应商得分。当分数小于设定阈值时,中止准入流程。新增供应商选用等级一律为限选(仅应用于特定项目),一旦出现质量、供货等相关问题,减少对企业的影响范围。大部分打分环节,按部门类别精准展示打分项目条款,保证打分的权威性和准确性,提升供应商评价效率。准入审核通过的供应商,纳入企业合格供应商名录管理,并通过主数据管理系统自动实现与下游业务系统的集成共享。

(3)供应商信息变更和供应商扩范围。供应商信息变更,是在合格供应商名录的基础上,根据供应商信息变更情况,对系统中的合格供应商名录进行修改维护的过程。例如,当供应商某资质过期时,待供应商办理更新资质证书后,需更新对应的资质证书和资质有效期,以便于业务开展使用。供应商扩范围,是对供应商供货产品范围或拟应用的项目类别进行扩展。供应商信息变更和供应商扩范围,数据来源均为合格供应商名录,相应业务审批通过后,变化供应商信息再自动更新至合格供应商名录,保证名录中的供应商信息随业务实时动态更新。

(4)供应商动态评价和年度再评价。供应商年度再评价业务,以供应商年度动态评价打分数据、供应商年度合同额、合格供应商名录数据、历年再评价结果数据为计算基础。

1)供应商年度动态评价打分数据来源于供应商签订合同后,用户根据供应商在配套产品的进度、质量、价格、服务等方面的实际表现进行动态打分。为保证打分的及时性,打通与业务系统集成接口,当合同付款达70%时,自动为相关用户创建评价待办,并进行提醒。

2)供应商年度合同额,从上游业务系统自动接收。

3)合格供应商名录数据和历年再评价结果数据,从平台的基础数据和业务数据获取。系统依据评价模型自动更新供应商选用等级,年度再评价结果发布后,同步至合格供应商名录。此外,为实现供应商名录年度基线状态管理,将本年度再评价结果以快照形式记入供应商再评价历史记录,提高数据和业务的可追溯性。

(5)供应商退出管理。按照“三年一清”的原则,对连续三年无供货的供应商,从合格供应商名录中剔除。同时,支持立即“喊停”机制,如供应商发生重大质量问题或违背合作共赢原则时,可通过供应商评价模型(定期)、或由指定角色手动(实时)将供应商选用等级设置为取消,中止相关业务办理。此外,通过结构化管理各类资质证书有效期,实现有效期自动校验,对于资质证书在时间阈值内即将过期的供应商,通过定时任务自动将供应商使用状态设置为资质过期,强制暂停使用,强化供应商选用合规的时效性管控。

3．2．3全业务域深化应用

以平台作为供应商主数据的源头,与各类业务系统打通集成,实现全业务域的信息交互与数据共享。

(1)打通与科研生产综合管理模块的供应商数据集成,用于型号项目分工定点的审批及确定,确保供应商合规性选用。

(2)打通与质量管理系统的供应商数据集成,同时将供应商质量问题等相关数据推送至供应商管控平台进行动态评价,实现供应商在科研生产过程中质量问题管控闭环。

(3)打通与综合经营管理系统的供应商数据集成,用于预算编制、合同付款管理等流程中的供应商选用,提高预算编制和执行效率,确保存在经营风险的供应商在资金方面受控。

(4)打通与合同管理系统的供应商数据集成,审签流程可供审批人直接查阅供应商供货方式、产品范围、承担型号、选用等级、控制类型等数据,提高审批效率,确保供应商合规受控。

3．2．4可视化风险预警开发

通过与企业大脑集成,实现供应商风险综合预警,全方位提高供应商风险预警及事前管控能力。供应商动态评价及综合预警指标,包括供应商质量、交付周期、企业管理等各类问题及风险的数据计算及异常识别,可分为某一指标值的异常波动识别、某一特殊事件的异常识别等。

供应商在基本资质(有无资质)和经营合作(出现重大质量事故或违背合作共赢原则的)方面的问题,是可能直接导致业务中止的重点问题,因此该异常一旦出现,应立即预警;供应商合同履约(包括交付进度、交付后的质量问题、售后服务等)及基本能力(包括技术支持能力、资源协调能力、诚信合法等)方面的问题,由相关业务部门根据实际情况扣分,采用绝对值预警(设置上限阈值)的方法,当指标值高于阈值时进行预警;供应商选用等级的变化是业务关注的重点问题之一,因此一旦发生变化,立即预警。通过与企业大脑集成,实现供应商风险综合预警,全方位提高供应商事前管控能力。可视化风险预警如图2所示。

图 2 可视化风险预警 (截图)

3．3关键技术

3．3．1全生命周期履历管理

供应商管理平台,不仅从功能上支撑了供应商全生命周期的业务管理,还实现了供应商履历和供应商资质文件的全过程管理。以供应商名录和供应商业务数据为基础,通过自定义标签和索引技术,实现供应商履历信息的动态管理,并按时间轴自动生成供应商动态管理记录,有效提高供应商管理的业务完整性和可追溯性。

3．3．2多源数据分析计算

供应商年度再评价发起时,以合格供应商名录为基准,确定参与年度再评价的供应商范围。再评价发起后,需汇总动态评价表中当前年度且满足状态要求的动态评价数据,按供应商唯一编码计算各供应商再评价得分。按照评价模型,系统还需综合历年再评价结果和历年合同额数据,得出年度再评价后的供应商选用等级。因计算过程涉及数据类别较多、规则复杂,再评价结果的分析计算过程应用翻译推理,降低不必要的数据访问和代码逻辑,实现功能与性能的兼顾。

4 实施效果

(1)贯穿供应商全生命周期的智能服务能力。目前,平台实时维护700多家供应商,记录了供应商从准入、变更、扩范围、再评价、退出的全生命周期管理信息,实现了供应商管理全局信息透明、科学动态评价和业务流程贯通,提升了供应商管理水平和效率。

(2)业务链与数据链贯通的数据集成共享能力。基于主数据管理系统,打通与综合经营管理系统、合同系统、外协管理模块、质量管理模块等系统工具的供应商数据集成,实现了在经营管理、外协管理、采购执行、质量管理等全业务域的数据贯通,保证各业务系统中供应商数据的动态更新,实现供应商合规选用的强制管控。

(3)各类供应商风险的可视化预警能力。通过与企业大脑集成,实现供应商基本资质、供应商经营合作、供应商合同履约及基本能力、供应商选用等级变更等风险指标的可视化预警,提高相应角色人员对供应商名录变化及风险问题的及时感知,助力实现决策可视化、管理智慧化。

5 结语

装备制造业是国民经济的生命线,产品质量保障是装备制造业稳固市场竞争力的根本,而供应商的产品质量和水平直接影响装备制造业企业的交付产品质量。构建适用于装备制造业的供应商准入和年度再评价评价模型,并搭建供应商全生命周期管理平台,实现供应商数据的全过程规范化管理和全业务链路的深化集成应用,以提高装备制造业企业的供应商管理水平和市场竞争力。

作者：北京机械设备研究所 高阳 王国锋 丁丁