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印章系统已于中国存在超过4000年之久。直至今日，印章仍被广泛用于来授权商业活动中的各类文件。在大多数情况下，一份法律或者商业文件是否具有法律约束力不在于其是否经授权人员签字，而在于其是否加盖印章。中国印章系统与西方的文件签署习惯之间的巨大差异也向外商投资企业提出了特殊的挑战：如何安全有效地管理中国公司的印章。
在中国，一个公司的常用印章如下:
印章种类 | 作用 | 风险等级 |
公章 | 可代表公司签署任何法律文件，需特别注意。 | 高 |
合同专用章 | 用于签署合同或协议，需特别注意。 公章也可用于签署合约或协议 | 高 |
法定代表人名章 | 可替代法定代表人的签字，在中国法律下可对公司具有法律约束力。需特别注意。 | 高 |
财务专用章 | 用于财务会计及银行相关事项。 授权银行柜台交易时(例如支票或电汇)，财务专用章须与银行授权人名章或个人签字同时使用，因此在用于银行交易时需要特别注意。我们也建议公司尽量全面使用网上银行、减少银行柜台付款。 | 中 |
发票专用章 | 仅在企业开具发票时使用。目前电子发票在全国推行，此章使用频率极低。 | 低 |
报关专用章 | 仅在企业进出口清关的纸质文件上使用 | 低 |
公司的公章、合同专用章和法定代表人名章需要特别注意，因为无论使用人是谁，它们对都公司具有法律约束力。为了有效使用，财务专用章必须与银行签名印章或个人签名一起使用，但仍需要特别注意，因为它能够授权银行交易。
尽管印章有丢失或者失窃的风险，但与印章相关的主要风险主要是内部风险。最常见的风险是未经授权的印章使用，这并不一定意味着使用者有欺诈意图，而是由于缺乏内部控制机制和责任范围模糊所导致的结果。因此，公司印章依照以下原则进行管理便十分重要：
1. 确保印章保存在安全的地方(如保险柜)；
2. 指定专门的印章保管人,其身份最好独立于日常频繁 使用印章的部门；
3. 建立透明的内部使用制度，并使用日志用来登记所有印章使用记录；
4.在法律文件中（如合同，协议）明确该文件需在加盖公章并且授权人签字后生效。
在中国的印章制度下，即便没有高管的签名，只要文件上盖上企业印章后便会生效。因此我们建议，企业在开始运营前先建立健全的印章使用/批准政策。另外，独立的第三方印章保管商也可以大幅减少印章被滥用的情况，尤其是在以下情况：
1. 公司高层或法律团队不在中国,只有业务或支持团队;
2. 公司高层在中国，但无暇日常负责印章管理；
3. 公司新成立;
4. 公司处于并购、管理层变动过程中;
5. 公司处于休眠状态；
6. 公司有多个股东。
TMF Group
印章管理是企业合规的重要一部分，管理不当会为公司带来法律风险。许多公司会选择由第三方机构来管理印章，来降低在上述情况中的复杂性。在TMF Group，我们的全球实体管理服务能够助您安全管理印章，在中国市场以及其他地区保持合规。我们拥有一套标准化的系统和流程，确保服务能够快速上线；另外，我们也可以根据客户的实际情况提供个性化定制服务，满足不同客户的特殊需求。
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