发邮件这个场景，对于绝大部分大学生和职场人都不陌生吧？一个几乎天天在做的操作，却依然有好坏高下之分。
好的邮件主题明确、层次清晰、让相关参与方都能快速掌握核心要素；坏的邮件可能连标题和正文都没有，打开只有孤零零的附件，给收件人增添麻烦。
邮件作为沟通的重要工具，它还是有一定技巧性的，大家可以着重培养一下自己在这方面的意识，不要给自己埋雷，或者因表达不清晰而耽误事情的进展。
邮件有以下几个作用：
01
正式沟通
邮件是比即时通讯工具，如微信、QQ、钉钉等更为正式的沟通工具，发出去之前最好谨慎检查几遍，确保信息无误，尤其是称呼是否正确、语言表达是否有歧义、附件有没有贴对，是不是最新版本等等。
对外沟通时，用公司邮箱给客户、合作方、供应商等发出的邮件视作是公司相应对接部门的官方态度，具有法律效力。
有的客户邮箱客户端不支持撤回的操作，所以务必谨慎，发之前多检查。
02
留痕
由于邮件具备法律效力，可作为证据使用，尤其是工作身份的工作邮箱，在工作中它是非常重要的留痕工具，用于明确责任归属，便于后续追溯责任、义务。
03
合作备忘录
当涉及多人的跨部门协作时，建议用其他即时通讯工具或以会议形式，预先沟通好各部门、各成员该承担的责任及相应排期。
各方达成一致后，把邮件视作已确认内容的备忘录给参与方做备份，兼具提醒功能。
不要用邮件来讨论分工、排期等具体细节，若各方洋洋洒洒回复数十篇，可能导致权责不明确，且影响推进速度。
04
通知/告知
邮件有直发、抄送、密送等多种形式，涉及到跨部门、跨机构协作时，它是重要的官方通知工具。
公司内部向部分或全体员工发放的各种通知、规则、说明等邮件，具有“官方告知”的作用，视作为正式发布渠道。
基于以上几方面的重要作用，发邮件需要讲规则、有逻辑，我见过的错误邮件版本有非常多，大致分为以下几个类别：
11
没有正文
常见于校园招聘时应届生们投递简历，可能由于对邮件功能的使用尚不熟练，也缺乏思考，甚至可能正文都没有，打开看是一个简历附件，邮件名还是默认的附件文档名。
实操上来看，这类邮件打开率很低，沟通效率也很低，对于求职者是减分作用，务必要避免。
大家要想想，官方招聘、招募，可能涉及多个部门和岗位，有多名评判者各自挑选合适的候选人，且可能共同决策。
所以你的邮件应该至少做到以下几点：
1）目标明确
写清楚你应聘的部门、岗位，让相关人士能快速定位到你；
2）优势突出
简明扼要地突出优势，有助于引起对方了解你的兴趣：
比如你成绩特别好，可以重点写出来：GPA3.8/4.0，年级排名top5%；
再比如你英语很好，可以突出考了高分的项目和分数；
或者你有什么和求职目标相关的特长，也值得写出来。
3）不要给人添麻烦
你发邮件的目标是让人打开来看，下载附件属于需要对方多做一步操作。
如果你希望附件被打开，最好对它的内容进行简要介绍，不要不明不白地只甩附件，对方可能不感兴趣或者担心是病毒文件，不敢打开。
22
没有标题
不少邮箱的基础设置是把上传附件的文件名直接作为默认的邮件名，比没标题的邮件要好一点，但依旧不是最优解。
最好针对你发邮件的目的写清楚标题，比如“关于XXX事项的建议”、“关于XX情况的说明”、“关于XX需求的申请”。
这样对方收到时会目标明确，在多封邮件以标题排列的情况下也能快速获知你的需求，加快处理进度。
33
没有落款
通常也见于校园招聘的简历投递，由于大家还没有工作邮箱，多数是用QQ邮箱发送简历，如果没有设置好自己的签名档（即留下姓名、电话、专业、学校等），也会影响成功率。
建议在邮箱设置处预先准备签名档，要简洁大方，写清楚你的各种通讯方式（邮件、电话、微信及其他即时通讯工具），方便对方看到邮件后马上能联系到你。
44
没有排版
邮件的阅读性很重要，应该注重排版，拿不准的时候可以排好版给自己的备用邮箱发一下，到那边看看效果是否满意。
内容较多时，要尽量重点突出，结构明确，层次清晰，该加粗、标红、斜体、分层的部分不要吝啬使用，不能一股脑地把大段大段文字未经处理地发出来，很影响阅读体验。
同时，不同邮箱的字体看起来有大小差异，建议大家多调试几次，确保找到最好的效果，不要过大或者过小。
就像考试时老师会强调“卷面整洁清晰会给阅卷老师留下好印象”一样，我们也要让阅读邮件的人至少不反感、不觉得太突兀从而影响感受。
55
发错邮件
可能由于要给多人发邮件，忘了改称呼、贴错了附件、写错了目的、把给A的邮件发给了B等等，都属于很影响体验的操作。
知道了错误邮件的写法，那相对应的就是正确邮件的写法，建议把邮件分为几类去处理：
01
内部沟通
用于部门或团队进行日常沟通，比如会议纪要、部门内部通知等。
这类邮件不需要特别注意格式、排版的美观，形式上可以稍简约，把内容说清楚、明确到具体的人和事上最好。如需附件，最好在正文中涵盖主要信息，方便同事阅读，把附件作为参考、留档的依据。
02
向上汇报
用于下级向上级汇报，请务必注意邮件内容的精炼性、总结性、数据性，不要说空话、套话、废话，尽量在最短时间内让对方留下印象或者注意到你的汇报精华。
表达上要用倒金字塔结构，即：最重要的事最先说，先给领导结论，然后再展开阐述，而不要流水账式地拉家常。
由于上级时间有限，尽量在正文中以图配文的形式把核心内容展现，这样对方是否打开附件都不影响汇报效果了。
需要额外建议的是，由于绝大部分邮件排版功能不够优化，图配文时形式会错乱，因此建议先发给自己或者团队小伙伴检查，避免错误。
03
对外沟通
主要用于跨公司、跨组织的沟通，这种邮件一定要慎之又慎，还是那句话“邮件是具备法律效力的”，所以对外以公司邮箱发布的内容不仅代表你个人，更代表你所在的公司态度，如果出现问题，你给公司造成了损失，公司会追究你责任的。
所以务必要反复核查，尤其是典型的几类错误：
1）称谓错误：弄错了对方名字、职务，会被人理解为不尊重的行为；
2）内容错误：非最终版本、内文有错误或疏漏、回错了邮件等均属于此类事故；
3）附件错误：是否为最终版本？是否是正确的收件人？都要额外检查一下。
以上都是中文邮件的写法，针对英文邮件，有专门的写作规范，以及相应的常用表达，请买英文写作书进行专业学习。
要注意，职场人邮件就是你的工具之一，掌握不好技巧也会成为别人拿捏你的把柄，每一封邮件发出去之前问问自己：
1、我是给谁写的？
2、我的目的是啥？全篇是否都围绕着目的展开？
3、我这么写，是否有助于我达成目的？还是我的个人习惯？
思考、锻炼得多了，邮件功底自然也就上来了。与大家共勉。
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