X是某著名跨国企业，旗下有多个国际著名奢侈品品牌，X抓住中国大陆的制造业红利，在华设立集团总部及各地分公司，主要负责在大陆地区的买办，集团主要以采购团队为主，开发有竞争力的产品生产商为其进行OEM加工，产品在供应商处质检合格后直接装箱，出口至欧美市场。
靖靖是集团公司采购团队的负责人，因为不涉及直接制造，涉及不到制造现场催料、非标设备的技术方案检讨等困扰，直接下成品订单，完成后直接整箱出货，似乎任何问题都可以通过买买买来解决，手持订单再加上人美嘴甜，供应商看到她就像看见了完美的上帝！
然而，再完美的上帝，也有她的烦恼！究竟有什么烦恼呢？我们一起来看看。
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存在问题
因为是Sourcing型的采购团队，采购、开发、品质人员一年有半年都在外面飞，每年公司的各种差旅费用是一笔不小的支出。
同时，为了应对集团品类的扩张，涉及到一些新的跨行业的项目时，往往需要成立一个新的团队来快速推进，迅速挖掘行业内的资源。
此时，靖靖还要充当人力资源主管的角色，想办法快速挖到符合项目需求的人才，另外，集团办公是租用的上海某office大楼，每年的水、电、气、租赁、物业等都需要靖靖签字…
特别是这些差旅会议酒店的需求，考虑员工的自我时间规划，机票、酒店、住宿等都由出差人员自行订购、自行安排，公司制定不同级别的员工对应的住宿标准及用餐补助，但往往员工都是偏上限报销，且每个员工有各自的个人喜好，有人喜欢选购东航的班机，觉得服务好，准时率高，有人有招行的信用卡，可以享受国航的金葵花VIP候机服务；年轻的女性喜欢如家精品酒店，成熟的男士更喜欢庄重稳定的万豪、君悦；到当地有时需要开一些小型的交流会，会议场地也是采购人员自行在当地查找做决策…
基于以上这些支出，靖靖一直想要有效管控这些服务性的需求，偶尔还会干扰她对产品类的采购进行分析和决策，为此，她一直在查找一些更好的方法，来解决这些需求。
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解决问题
带着困惑，靖靖约上好友糖糖下班去城市之光的天台吃饭，顺便寻求一些解决方法。
糖糖是一家品牌公司的采购主管，有着类似的采购项目，听完靖靖的吐槽，她说这顿饭你买单准值！
因为整体服务类的支出只占公司整个采购支出的5%不到，却占用了她近三成的精力处理这些琐碎杂事上，糖糖给他提了做支出分析的建议。
通过做支出分析，对出行、酒店、会务进行需求管理 、采购决策、供应商整合等。
如何做支出分析呢？
可以先从一些历史数据记录上作分析，比如可以收集上一年或者上两年在同一个城市、同一个品牌酒店的合作次数、频率；数据分析之后，我们需要对数据作筛选，整理出前三或前五名，通过签订年度框架合约获取相对折扣，接下来的出差只需要与固定的酒店、人员对接就行了，出差人员也不用再大费周章，到市场上去选。
通过这样的整合，不仅集中了一年量的优势获取到相应折扣，还减少了出差人员的选择烦恼，更节约了时间、提升效率，特别是选会务类酒店，有经验的采购都清楚，一场中大型的会议并不是有个场地就行，前期需要一个很长的评估准备，比如场地灯光、显示设备是否满足会议要求？是否安排中场茶歇？茶歇的标准是40元一人，还是60元、80元一人？中场休息时，洗手间能不能满足应急高峰需求？人员的自由交流活动场地多大…
同样，机票、航空公司、用车等一样进行过往数据分析，经过综合的评比之后，选定2到3家稳定的供应商进行年度合作，其它有充分竞争的类别，通过支出分析也可以前期设定供应商准入门槛，只要是进入合格供应商名录内的，都可以参与每个项目的竞价比价，以达成每个采购项目的成本节省。
其实，我们做一项改善，主要看这个改善能给公司节约了多少时间、人力和财力，然后我们再分析这个改善能不能做，有没有价值做。
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