Business France en Chine recrute un(e) Chargé(e) d’accueil – Business France Chine Bureau de Shanghai
MODALITÉS CANDITATURE
Chargé(e) d’accueil – Business France Chine Bureau de Shanghai Délai de dépôt de candidature : 31/07/2024 – 11/08/2024 Référence : EXT/SHG/2024 Date de prise de fonction : 01/09/2024 Contact : chine@businessfrance.fr
Fonctions sectorielles : Chargé d'accueil et Assistant administratif
Accueil téléphonique et gestion du standard téléphonique du bureau et transfert des appels entrants, prise des message en l'absence de collaborateurs, premier niveau de renseignement sur Business France;
Accueil et orientation des visiteurs, remise du "Qui sommes nous?" et du programme France Export de l'année en cours, si nécessaire; Gestion des présentoirs situés dans l'espace accueil en coordination avec le responsable de la communication institutionnelle du bureau; Gestion et suivi des courriers de substance (fax du bureau et adresse générique Shanghai: shanghai@businessfrance.fr); Traitement des demandes de stage, d’emploi et de VI et des demandes sourcing, contacts avec les fournisseurs du bureau en collaboration avec l'équipe Admin & RH; Commande des fournitures de bureau, centralisation et traçabilité des demandes; Réception et distribution des courriers rapides et des journaux, envoie des courriers; Réservation des voyages de l'ensemble de l'équipe du réseau Chine : réservation et suivi des billets d'avions et des billets de train, réservation occasionnelle des hôtels, classement des ordres de mission; Tâches logistiques pour les opérations collectives (réservations hôtels/voitures/train, etc.); Tâches occasionnelles : photocopies, envois des fax, traduction, etc.
COMPÉTENCES & QUALITÉS ATTENDUES DU COLLABORATEUR
Bon niveau de français oral et rédactionnel; Connaissance et respect des procédures et réglements applicables; Bonne maîtrise des outils bureautique, notamment Word, Excel et Powerpoint; Minimum 1 an d'expérience professionnelle.
Ponctualité et disponibilité, ce collaborateur est en contact permanent avec le public; Sens du contact et capacité à travailler en équipe; Force de proposition; Capacité à s’organiser.
