HANGZHOU
近期，美国运通全球商旅(Amex GBT) 最新发布的会议行业预测报告显示，2025年会议行业前景总体乐观，会议组织者应利用宝贵的供应商关系，实现利益相关者目标并善用科技来强化活动效果和参会者体验；全球DMC合作伙伴（Global DMC Partners, GDP）最新发布的2024年第三季度调查报告显示，全球会展活动组织者面临的最大挑战是成本持续上升的问题，要因应预算限制，需以创新方法应对。
相关调查结果显示，会议行业前景虽然乐观，但成本上升和预算紧缩的压力，仍有可能会对活动计划造成影响。
对于2025年如何强化会议和活动的效果，报告建议，会议业者可通过创新科技，提高效率和创造力，辅助参会者之间加强联系，从而增强参会者的体验。比如，可利用虚拟现实和全息图创造身临其境的体验，并通过集中数据来简化采购、谈判以及参会者的配对，甚至是采用生成式人工智能来使内容更为个性化、强化参会者共鸣，打造走在前沿、焦点鲜明的活动。
同时，可通过分析受众背景数据来了解如何从情感上打动参会者，并投资于参会者感兴趣的高质量内容、特殊的活动场地和有震撼力的现场体验。活动还应反映参会者的价值观，以更好地达成主办方的目标。比如，可持续性以及多元公平和包容(DE&I)近年都特别受重视，因此活动从目的地、场地、议程、演讲者、布局到餐饮等各个方面，都应考量到这些元素并向参会者传达，提升活动的意义和品牌价值。
总体来看，会议组织者应将自身定位为活动的关键枢纽；一方面善用科技来强化活动效果和参会者体验，另一方面也利用宝贵的供应商关系，来实现利益相关者的目标。会议组织者应扮演顾问角色，协助客户阐明需求、识别问题、展示会议或项目的绩效，并通过良好的策略建议和优质的活动体验将所有合适的合作伙伴集结到一起，提升自身角色的重要性。
由全球独立目的地管理公司（DMC）和专业活动服务提供商组成的全球DMC合作伙伴昨（10日）发布了2024年第三季度会议和活动调查结果，内容涵盖会议和奖励活动预算、成本管理策略、交付周期、多元、公平和包容性（DEI）的落实、可持续性措施和业内对人工智能工具的采用等主题，以及当前推动全球会议和活动行业决策的因素。
报告显示，不同地区的会议组织者，对于预算有不同程度的挑战。北美地区有44%的受访者表示活动预算相对于去年有所增加，但其他地区却仅有27%，且就算活动预算有所上升，过半受访者也表示其幅度仅在10%-20%之间；也就是说这仅仅跟上酒店、餐饮、视听设备价格上升的脚步而已，并无法让会议组织者有多余发挥创意或是测试新元素的空间。
而成本持续上升，自2022年第四季度直至当下都一直是会议组织者所面临的最大挑战。多数受访者都表示，活动成本相对于两年前平均上升了10%-30%，特别是在酒店和场馆、餐饮、机票、陆上交通等方面。为应对此种情况，会议组织者采用较多的成本管理方式，包括安排更多休闲时间、把全年活动进行整合或减少、削减视听设备的支出、把多场活动的装饰材料拿来重复使用、减少活动的天数、提早签合约等。也有受访者认为，预算紧缩有利于提高效率和环保意识。
另外，有26%的受访者已开始将多元、公平和包容性（DEI）以及无障碍元素融入项目当中，包括培养集体归属感、使用无障碍场所、安排更有包容性的议程和使用闭路字幕和手语等。约两成受访者经常将康养元素设计到活动当中，但这一般都是奖励活动。
值得指出的是，会议行业对于人工智能工具的采用率持续增长。有48%的受访者在日常工作中会使用人工智能工具（特别是聊天机器人），高于2023年底的30%。
Global DMC Partners总裁兼首席执行官Catherine Chaulet说道，许多会议业者都已开始向终端客户、首席财务官或财务部门提出要办出质量如同以往的活动，就必须增加预算的问题。她并表示，整个行业的会议成本（酒店、餐饮、视听、装饰等）都在增加，预算因此必须跟着上升。业者面对这项持续性的挑战，必须以创新方式来应对。
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来源：TTG旅业网
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