不相容职务分离，企业内控最重要的手段

既当运动员又当裁判员，就一定会有人踢假球！

什么是不相容职务分离？

举个例子，如果把公章、法人章、财务章都给到一个人保管，有可能发生什么？有可能这个保管人拿着章就把公司的钱给转走了，也有可能签一些给公司带来风险的合同。

因此，公章保管人、法人章保管人、财务章保管人这三个岗位就是不相容职务，应该将他们分离，也就是分别给到三个不同的人去保管，从而防范风险隐患。

还有公司请老婆或者小姨子来公司管资金的，其实完全没必要，有好的机制就可以来规避信任风险，学习完本文后，你就知道怎么做了。

《企业内部控制基本规范》第二十九条指出，不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。

《内部会计控制规范》第十九条指出 ：不相容职务相互分离控制要求单位按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。

看到没？不相容职务分离的主要目的就是形成制约制衡机制！

不相容职务分离控制是指企业对那些如果由一个人或 一个部门单独担任某项职务，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错弊的行为的职务，由此应当由两个或两个以上的人员或部门分开承担职权。

针对企业经营管理中的各个环节设置不相容职务分离，相互监督，相互促进，防范务必，杜绝风险。

1、付款操作

财总一般要求每个银行账户开设3个u盾，出纳、应付会计、财务经理各保管一个，付款流程为：出纳制单、应付会计审核、财务经理审批，从而防止一人办理付款全流程。

如果有些企业老板不放心，可以增加多一个u盾，给老板保管。但是出于工作效率考虑，财总不建议这么做，而且一般三个人互相监督的情况下，是不会发生问题的。

2、印章管理

公司主要的印章是公章、法人章、财务专用章，这些章是银行预留印鉴和签合同用章。有些企业还另外刻制了一些部门专用章，如行政专用章、采购专用章、合同专用章等。

无论有哪些章，财总一般会设计将这些章分别给不同部门保管，如：公章给行政部门保管、法人章给法定代表人保管、财务专用章给财务负责人保管。

这样一来，仅有公章的人无法签署有效合同，仅有财务专用章的人无法办理付款，要签合同和付款，必须要其他部门配合，形成一种监督牵制。

3、收付款和记账

负责收付款的人和负责记账的人一定要分离，这就是说出纳和会计不能是同一个人，出纳负责收付款，会计负责记账。

如果出纳和会计同一人会发生什么呢？出纳收到资金，在账面不记录，没记录的资金就可以体外流转，甚至中饱私囊。同样，出纳付出资金，在账面记录多一些，多记录的资金也可以体外流转。

4、保管和监盘

财务的资产保管主要指资金保管，包括银行存款和现金。资金保管人一般为出纳，而监盘人一般为会计。

对于银行存款的监盘，每个月末，会计要编制银行存款余额调节表，就是比对银行账户上的资金跟会计账簿上的资金一不一致，如果不一致，是什么原因导致的，因此，调节表的功能主要是监督出纳有无人为长短款。

对于现金的监盘，会计至少每个月，有些公司是每周，需要对出纳保险柜的现金进行监盘，签署现金盘点表。

1、请购与采购

很多公司请购与采购都是采购部门负责，就会导致采购部门多采购、乱采购现象。

应当将请购与采购职能分离在不同部门，如：原材料的请购由pmc部门根据物料需求提供给采购部门，再由采购部门根据物料需求清单进行采购；行政物资的请购由行政部门收集各部门需求提供给采购部门，再由采购部门根据需求清单进行采购；生产设备的请购由生产部门核定需求，再交由采购部门采购。

2、供应商入库

一定规模以上的企业都会建立供应商库，每次询价和采购只能从供应商库选取，而不应从尚未入库的供应商处采购。

但供应商入库，不能只由采购部门确定。

应由采购部联合工程部、品质部等部门共同实地验厂，出具联合意见后，根据打分情况确定某供应商是否允许入库。

更加合规的企业，应开展供应商后评估，每月根据供应商配合度、送样质量、来料不良、送料及时性、成本等因素，打分评估，评分低的供应商应减少其采购规模。

3、询价与确定供应商

如果一家公司的询价和供应商确定都由采购部门确定，那采购负责人一定会将采购订单都下达至关系较好或有回扣的供应商处。因此，要对采购部门的询价和供应商确定进行监督。

一般而言，较大金额或重要物资的采购，都需要进行三方询价或招投标，并经需求部门、财务部门、公司领导出具审核意见，再确定供应商，防止徇私舞弊。

4、采购与验收

采购由采购部门负责执行后，供应商来料时，不得由采购部门负责验收。

那应该由谁来验收呢？应该由品质部门对质量进行验收，仓储部门对数量进行验收，验收合格后准予入库。

1、销售与收款

销售部门负责洽谈订单，但是，千万别由业务人员直接收款。不然的话，即使业务人员已经收到款了，撒个慌说还没收到，资金可能在他个人账户逗留，用于其他用途。

因此，建议各位企业主，一定要通过公账收款，让客户直接打款到公司账户。如果你的企业还有私账，那私账也应该是由财务部门控制的账户，由可控私账来收取款项。

2、销售政策确定

销售政策包括账期、折扣等。

如果公司有明文规定多少销售量可以给多长账期、多少折扣，则按公司制度执行，由财务部门负责后续监督，发现异常及时预警。

如果公司没有明文规定，或者业务人员希望在规定之外给予更长的账期、更多的折扣，则应设置权责流程进行审批，如经过财务部门审核、业务领导复核、公司总经理审批。

3、款项催收与监督

款项催收虽然是销售部门的职责，但是款项催收是保障公司资金流健康的重要举措，因此，必须要加入监督部门，这个部门应当由财务部门来担任，因为财务部门具备最好的独立性，履行监督职能最为恰当。

1、保管与监盘

仓储部门的主要职责就是妥善保管公司物资，应建立定期抽盘、半年全盘机制。

定期抽盘和全盘均应有其他部门负责监盘，监盘部门可由财务部门或行政部门担任，盘点是否存在盘盈盘亏现象，并对盘盈盘亏追溯成因和问责。

2、出入库与审批

对于公司物资的出入库，仓储部门仅是执行部门，而非决定部门，因此也不得对出入库阻挠。

在设置不相容职务分离时，往往负责执行的部门，能否采取某种指令，其指令的审批权来源于其他部门或公司领导。

如，是否向产线发料，应由pmc部门决定，是否向研发部门发料，应由研发部门决定，是否向客户发货，应由销售部门决定。

1、生产与抽检

生产部门的职责是负责执行pmc的指令，按时按质按量完成生产任务，生产部门可以设置检测岗位，但是，抽检应由品质部门负责。

这是人性，自己不会给自己找麻烦，但喜欢找别人的漏洞。

2、生产与效率

生产的效率是否达标，可由工程部门负责检验，如果不达标的，工程部门应该给出正确的作业手法，提升产线员工的作业效率。

合同是保障公司权力义务最重要的书面档案，为了规避合同的舞弊行为，一定不能由合同执行部门来审批合同。也就是说，采购合同不能由采购部门决定，销售合同不能由销售部门决定。

那应该由谁决定呢？决定权可以放在公司领导层，但是一定要加入财务部门和法务部门的审核，因为这两方是专业的，更重要的是他们不是执行部门，是独立职能部门。

对于企业而言，轮岗机制主要在公司分管领导层面和同一部门内的不同岗位之间进行轮岗。

为什么要轮岗？如果某个人在岗企业有徇私舞弊行为，一直未被监督部门发现，那么轮岗后，一定会发现异常。所以，如果公司做大了，轮岗机制务必要做起来。

企业要加强合规化建设，应在综合考虑控制成本和效益的基础上，提供合理的全面的内部控制制度。

因为不相容职务相分离控制只是内部控制的一个具体环节。我们应该建立、健全、修正和维护企业的各项内部控制，并通过监督确保控制合法合规及程序得到持续有效地实施，加强内部控制，并且根据企业的发展战略、经济环境、市场环境的变化而不断改进和完善，从而促进企业依法合规地运营发展，真正做到为企业可持续发展保驾护航。

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