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判断材料是否属于干部人事档案
第一，从党团组织收集来的入党入团志愿书、申请书、转正申请书、本人的政审材料、党团员登记表、优秀党团员事迹材料等属于干部人事档案范围，但讨论入党入团的会议记录、个人思想汇报、审批通知书、未被批准的入党入团志愿书、申请书等由所在党组织保存。
第二，从纪检、监察和行政管理部门收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检查材料等属于干部人事档案范围。本人申诉材料、旁证等属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。
第三，从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称的申报表、审批表、考绩材料、受奖材料、学位材料、毕业登记表、考试成绩表等属干部人事档案范围。著作、论文等属科技人员业务考绩档案范围。入学通知、试卷等由学校和培训部门保存。毕业证书、学生证、受奖证书等由本人保存。
判断是否属于本人档案
干部人事档案是以干部姓名为特征整理保存的，在确定材料是否归档前，首先应弄清楚材料属于谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，或因一人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出生、工作单位、加入党团组织和参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同、主要经历是否一致。有些材料从形式上看似乎属于同一人，但实际却不是，须进一步从内容上加以辨认区分。针对一人多名的情况，鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料，否则，容易把同一个人的材料分散存放，给档案的查找、利用带来困难。
判断材料是否处理完毕、手续是否齐全
只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入干部人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的“敞口”材料，不得归入干部人事档案。如干部任免、晋级等有请示无批复，涉及重大问题只有检举揭发材料无结论的，均属未处理完毕的材料，不应归入干部人事档案，即使已归档，也应退回材料形成单位，待处理完毕后再归档。
判断材料是否真实、准确、完整
干部人事档案材料的内容必须真实、准确，不能有虚假、模棱两可、相互矛盾。鉴别过程中发现内容不实、词意含混、观点不明、相互矛盾的材料，均应及时退回原材料形成单位重新撰写、核实。鉴别中还应仔细检查材料系列的完整程度，每份材料不得有缺页，无时间、作者或签字盖章等要素的材料一经发现应及时收集补充、补办手续。
核对材料是否重复
剔除材料的处理
转出
退回
留存
销毁
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来源：人事工作者/干部人事档案管理实务
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