岁末年关临近，商会年会怎么开？

财富 2024-12-24 19:01 北京

来源｜余眼看财经

作者｜余鹏

临近年关岁末，又到了各商会举办年会潮的特殊时期。虽是每年的例行活动，但年会无疑是每个商会除成立庆典和换届庆典之外最为重要的活动，其举办水平的高低几乎可以直接反映出商会领导人的威严、商会发展的层次和秘书处人员的执行能力，在一定意义上讲甚至可以影响商会的“江湖地位”。由此，各商会往往会对年会工作高度重视，提前数月便着手准备工作，期盼会员给予好评，社会各界点赞，在商会圈中谋得一个好名声。

年会是商会不可或缺的大事儿

众所周知，商会年会实在是个费钱费神费力的事儿。那么，这种你方唱罢我登场的商会年会到底有何作用呢？通常来说，商会年会都会打出四张牌，分别是乡情牌、团结牌、商务牌和招商牌。

顾名思义，每个商会年会的主题都会不遗余力地标榜乡土乡韵乡情，这是因为异地商会作为由常年在他乡漂泊打拼的企业主组成的社会组织，是一种以地缘关系所维持的商业联合体，所承载的最核心的文化便是乡土情结。因而，商会会无一例外地试图通过举办隆重的年会，融入浓烈的乡土气息，来强化这种乡亲文化，借以增强商会内部的凝聚力，吸引更多仍在观望的老乡尽快加入进来。

在年会上，有明显符号意义的标志会不断地展示出来，比如在年会上一般都会看到无处不在的会徽，每个会员要求统一着装会服，还会有集体吟唱会歌，领头人挥舞会旗，颁发会牌和奖状等等令人印象深刻的场景，这些都旨在给予在场人员强烈的心理暗示——我们是一个团结的队伍。

如果只有歌舞和宴席，则容易被人诟病为吃吃喝喝的商会。因此，多数商会都会在年会上融入商务洽谈的因素，或是下午场的项目路演，或是自由商务交流，或是印制企业通讯名录，不一而足，不过都是为了尽可能的促进商会内外的商业合作。

无一例外，异地商会都受到了家乡政府的关注，对商会年会的经费也往往多有支持，而异地商会也常常标积极标榜要为家乡招商引资做出贡献。而年会作为商会最大的盛事，出席人员少则数百多则数千人，自然成为政府招商项目推广的好舞台。

经费筹集要善于借助外力

兵马未到，粮草先行。如何筹集到足够的经费是商会年会能否成功举办，是否风风光光的关键。某些财大气粗的商会，耗资数百万举办盛大的年终庆典，选最好的酒店，吃最贵的宴席，送贵重的礼品，用现金抽奖，更可以请明星助阵，大篇幅全方位媒体宣导，这些势必都可以大大提高活动的影响力和美誉度。概括而言，商会年会的经费可以有四个主要的渠道来源。

首先，当然是会费的直接支持，但过多使用会费举办活动，极易引起商会内部的隔阂，这就使得大多数商会都会谨慎动用会费，而是千方百计广开财路。比较靠谱的路子，自然是商会会员的赞助，尤其是领导班子的赞助是必不可少的，这既包括现金赞助，也可以是物资赞助。因此，年会也常常成为会长们展示实力，提高声望的绝佳机会。

然而，以上两条筹资之路，并不能保证筹措到足够的资金来举办好一场年会。因此，各商会都会努力寻求商会之外的经费支持，其中比较靠谱的一条便是与家乡政府合作，由商务部门牵头，组织辖区内大小产业园或大型地产项目，借助商会年会平台，进行台上台下的宣传、引资和商务合作，进而适当的赞助费便在情理之中了。

比如，东莞市长沙商会2015年的年会，整个下午场全部都是招商推介环节，吸引了长沙市五个国家级产业园和两个大型地产项目的赞助。虽然，这场盛典花重金请大兵、何晶晶等明星助阵，规模空前，反响强烈，却基本没有动用商会会费，堪称成功范例。借助外力，是多数商会年会的另外一条重要财路。

最后，由于商会具有广泛的商业资源，购买力较强，受到不少终端消费商家的偏爱。一些本土大地产商、品牌商活跃于各类商会大型活动，更不用说年会了，借以换取广告资源和商会内的独家合作权。通过这一途径，不少商会都可以解决年会所需的大部分酒水、礼品、奖品，甚至部分现金开支。

好的策划才能保证年会精彩纷呈

经费得到保障后，这时策划工作就显得尤为重要了。好的策划，既可以确保年会活动精彩纷呈亮点频出，还能尽可能地节省开支。一些小型商会，为了省钱，多会由秘书处或者商会内部人员自行策划，但大多不太专业，水平很是有限。更多的商会则是将这一环节外包给专业的策划机构或者活动公司，其中可以包括策划方案的撰写、招商广告、主持人的邀请、节目的制定、媒体宣传等等内容。

在撰写策划方案的同时，往往会同步确定年会的主题、时间、地点、规模、议程、组织分工、邀请对象、坐席安排、礼仪接待，车辆调度、后勤支持、安全保障、舞台设备等工作，大到进度安排、人员总控、物资总控、财务预算等，细致到贵宾的房间舒适度、小吃的家乡风味等。

策划的关键，既要确保活动的顺利进行和完整无缺，又要尽可能地突出地方特色，让人眼前一亮。

有些商会特意将党支部、投资公司、分会等机构的挂牌仪式和年会合并举办，有的将节目分配到各个分会，大量采用自编自导自演的特色节目，还有的动员家属力量，将子女的才艺表演搬到年会舞台，既节省了开支，又增添了互动性，大多能收到异乎寻常的效果。

之前，东莞市江西商会将赣籍务工人员才艺比赛的决赛及颁奖典礼与年会合办、东莞市湖南商会将“速八”赛车及年度杰出湘商评选活动与年会合办、深圳市长沙商会将望城区的招商推介会及上市公司证通电子的公司年会合办，深圳市宁乡商会将“宁商好声音”活动与年会合办，都是经典案例。

成功的年会依赖坚强的领导班子

活动的执行是各商会年会的主要难点。这是因为商会从组织方式上就是一个松散型社团，难以形成强有力的领导核心和高效率的执行团队。

有些商会成为无办公室、无专职人员、无经费的三无商会，举办高难度的年会活动不妨说是天方夜谭，其要么领导班子年底匆匆吃个便饭，要么干脆省去麻烦不办了。

有些商会，在年会筹办期间，发现经费筹集困难，规模大幅缩水；有的商会年会经费全部走私账，收支记录混乱，财务不公开；有的发生物资监守自盗，引起内部矛盾重重；有的在活动期间，台上讲话冗长节目低俗环节拖沓，到结束时尚未完成一半议程；有的则台下一片狼藉，时有借酒打骂事件发生，斯文扫地，沦为笑柄。这些现象的发生，多是由于商会凝聚力不强，执行工作不到位，组织混乱引起的。

成功的年会，高度依赖于坚强的领导班子，尤其是会长要带头出钱出力，更有赖于秘书处班子的付出与坚持，还需要全体会员的共同努力和精诚协作。概括而言，办好年会就是要有一个实力雄厚，德高望重的总指挥，用高屋建瓴的管理艺术，筹钱聚力统领全局，还要一个见多识广，功底深厚的总策划，用独到的眼光谋篇布局，策划得恰到好处，更要有一个责任心强，精于组织的总执行，身先士卒地带领秘书团队，有条不紊地落实工作，认认真真地注重每个细节。

有了经费，加上完美的策划，最后还有一个强有力的执行团队。这样的年会才能转化为精彩的演绎，而做到这一点却不是件容易的事。

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