你还在为包装的版面管理发愁吗？
科技
2024-10-22 08:30
北京
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困扰
如果你是一个快消品包装的版面管理人员，你是不是在为公司日益增长的包装设计稿件头疼？在公司里同一个产品的包装有日常版、促销版、节日版、特殊渠道版等等。你在采购包装时与供应商要反复核对，一不小心就印刷错误版面，导致产品不能上市。包装供应商一般都要对版面进行调整优化以匹配对应的生产工艺。这就需要你给每个供应商分发包装文件并对返回的版面优化稿件进行审核确认。大量的重复审核工作，不仅劳神费力而且还时刻担心漏检导致错误产生。包装版面文件存储、分类、迭代、批注、履历记录等等是企业的数字资产。特点就是关系复杂，数据量非常大。依靠人工负责版面相关信息的管理，容易出现漏填、错填等情况。负责包装设计的人员流动率比较大，交接过程繁琐，信息传递不全面。包装版面文件溯源出现断点，无法查询版面历史信息及形成原因。在公司里产品包装的设计、审批和管理链条很长。由于在处理过程中关联到很多部门，会产生了大量的信息。这些信息又都是手工处理和流转，会产生很多繁琐的重复工作，牵扯了你的大量精力，还没有成就感。那么你想不想让包装管理的工作简单而且高效呢？你是不是认为，这些版面管理虽然繁琐，只要个人能够做到仔细一点，经验多一点，沟通好一点，就能够保证版面处理的正常运转？符合这么多条件的个人并不好找，即使找到了，一个人也很难做到几年如一日的工作。从一个公司的角度来说，也不能把管控的事情寄托在一个人的身上。这样做风险太大了，在现代工作环境中，依靠一套完善的体系来保障工作平稳运行才是最终的解决方法。体系化管理可以规范流程，明确角色和责任，确保每个环节都有序进行，避免因个人失误而造成的混乱。相较于单纯依赖个人能力，体系能够减轻个体的压力，使团队成员可以在既定框架内高效协作，提升整体工作效率。体系保证了方向和目标的清晰。在具体的任务执行环节，由于已经有确定的规范和标准化，我们可以定制相应的工具（比如功能软件）来简化我们的操作的复杂性，达到提高效率保证质量的结果。03
使用方法，科学做事
体系化的第一步是工作拆解。像剥洋葱一样把工作和目标层层分解成独立的部分，每一部分制定相应的标准统一执行的结果，达到最终理想的目标。我们梳理下来，整个包装设计的管理工作基本分成四大项。就是信息存储、工作流程、稿件审核对比以及内部信息系统交互。信息存储包括包装设计文件及产品各种版本比如促销版的存储，这些版面的历史迭代版本。这些版面相关的图片、标识、技术文档如配料表等等。再通过数据库存储这些元素之间的关系，便于后续的搜索和复用。信息记录还有一个部分，就是这些版面包装的信息，版面工作的流转记录及审批意见、修改备注等等。这些信息可以为后续的工作流程提供自动化处理支撑，为历史回溯提供数据保障。包装版面的处理工作流程是由一系列部门及环节组成的。包括包装设计、多部门联合审批设计稿、采购订单通知、供应商打样、版面分发等。在以前，这些任务的流转是依靠人工一步一步推动的。![]()
现在我们认为最好的方式是通过类似OA的软件处理这些工作流和任务流。当一个岗位处理完任务，系统会自动通知下一个岗位继续处理。在保证任务高效的同时，还能保证任务不会丢失或中断。稿件对比审核可以认为是稿件管理工作中最重要的一项。每一次包装版面的改动，都需要所有参与者用肉眼检查改动是否正确，是否有遗漏和错误改动的地方。正常每次改动需要约10人次的审核参与，就算每个人每次花费15分钟在稿件检查上面，一个包装版面审核（包括内部定稿审核和供应商优化稿审核）下来，至少需要投入2.5小时。这是一次通过所需的时间，如果反复修改，需要的时间更长。现在有稿件自动对比的工具，可以将两个稿件做自动对比，把结果直接呈现在屏幕上，员工根据机器对比结果确认是否合格。在我们看来，这相当于把工作按照难度分解，原来需要专家做的审核工作，分解成两部分，由机器检查图案异同状况，专家判断是否通过。可以极大地节省公司的专业人力投入。大多数快消产品是需要包装的。从包装材料的生产到在生产线上包装产品，再到出库发货是一个长链条操作。需要多部门协同操作。如果一个产品的包装有多种不同的版面比如日常版和促销版。那么在生产过程中，市场部设计，订单部门，生产计划部门，物料采购部门，发货部门都需要知道流转的是具体哪一个版面。一旦信息不对称，很容易使用错误的版面而造成损失。当一个包装材料有多个供应商生产供货，同时一个供应商又供应多种不同版面的包材的情况下，公司的版面管理人员与采购也往往需要大量的时间来和供应商沟通确认版面，以避免出现生产错误包材版面的情况。通常在数字化程度比较高的公司，不同的部门使用不同系统来工作。这个时候，包装管理与公司其它系统的信息互通就显得格外重要。合格的管理系统会把版面信息同步到其它系统中如内部的ERP，对外采购使用的SRM等。每个部门通过系统可以清晰的知道使用的是哪一个具体的版面，包装版面跟随订单在系统后台自动的跟踪和流转，这样可以最大程度的降低沟通成本，保证公司运转的准确和高效。我们把工作任务拆解清晰之后，了解公司工作的特性，工作流程的性质和要求。这时我们就可以根据公司的要求，将各个步骤标准和所需的工具组合起来，优化工作流程，提高工作效率和准确性。数码通科技公司有多年服务快消品公司供应链的经验，了解快消品公司的运转特点和痛点。为快消品公司的包装版面管理提供了一整套行业解决方案。数码通拥有在企业数字化领域以及包装印刷领域深耕多年的专家，可以为快消品公司提供全方位的业态咨询、解决方案及落地服务。数码通科技公司针对版面管理专门开发了“稿真无忧”包装版面管理平台。把包装版面管理的流程和工具嵌入平台，通过简单的配置就可以直接应用在本公司的生产运营中，快消品公司使用这个平台真正可以达到“拿来即用，立享结果”。 做一个咨询，出一套方案，用一个平台，让你在工作中游刃有余。多好！![]()
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