近期，随着员工退休、工作调动、职级晋升等各类事项办理的增多，一个关键词被反复提及——人事档案。什么是人事档案？为什么很多人找不到自己的人事档案？哪些机构可以存储人事档案？人事档案又有哪些用处？如果你也不知道自己的人事档案在哪里，不妨通过今天的知乎来了解，别忘了实操一下，看看自己的档案到底去哪儿了？
【案例在线】
张三于2015年大学本科毕业参加工作，至2023年先后入职A和B共两家公司，其中，2017年至2023年就职于B公司。2023年由于个人评定高级职称，临近评审时限急需查询法定人事档案存档情况，但张三不确定入职B公司时是否办理过档案调入。经B公司查询并与B公司所在地的人才市场对接，并未查到此人档案信息。张三又向之前任职的A公司咨询，结果A公司及所在地人才市场也没有查到。最后，B公司建议张三到其户籍所在的人才市场问问看，所以，张三的档案到底在哪里呢？
通过这个案例，我们可以发现，法定人事档案在我们的职业、工作、生活中发挥着重要的作用，那么，有关法定人事档案，应该引起我们的足够重视。
什么是法定人事档案？
「DANGAN」
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
法定人事档案在我们个人就业、职称评定、户籍迁移、考公、社保以及核定退休社保待遇等各方面有着至关重要的作用。
法定人事档案的类别有哪些？
「DANGAN」
1、学籍档案：学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的记录，证明学习经历。在校期间由学校保管。
2、干部人事档案：党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员人事档案。档案保管由当地组织部或其他政府机关单位、有档案管理权的国企事业单位。
3、部队档案：包括入伍建立的档案、退伍后的档案。档案保管由现役在部队/退役在武装部或民政部门，分配或工作后并档。
4、流动人员档案：
·非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案。
·辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；
·未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；
·自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案；
·外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；
·自由职业或灵活就业人员的人事档案；
·其它流动人员的人事档案。
流动人员人事档案管理服务机构包括县级（含）以上人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作，严禁个人保管本人或他人人事档案。
流动人事档案包括哪些内容？
「DANGAN」
1、学籍资料：各个时期的学籍卡、成绩单、体检表、毕业生登记表、奖惩证明等。
2、党团材料：入团入党申请书、思想汇报、转正申请书等。
3、就业后资料：报到证、职工履历表、职称类等材料、档案目录清单、档案转递通知单。
4、原干部档案材料：干部履历表、自传和思想类；考核鉴定类；学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类；政审、审计和审核类；党团类；表彰奖励类；违规违纪违法处理处分类；工资、任免、出国和会议代表类材料（含工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业/复员安置、退/离休、辞职、辞退，公务员登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国/境审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表/委员及相关职务等材料）；其他可供组织参考的材料（含报到证、派遣证，工作调动介绍信等）。
法定人事档案和我们有哪些关联？
「DANGAN」
1、人事档案对户籍的影响
·大城市落户（如北京上海落户、天津人才引进落户等），必须先转移档案关系，没有档案无法办理落户手续，即便符合人才引进条件，也无法成功落户。
·廊坊市辖区户籍迁入类型中的工作调动落户。
2、人事档案对养老保险的影响
退休办理手续中查档为必备环节，档案完备与否影响退休金审批（根据2010年出台的相关文件，自2011年1月1日起，无档案人员也可以养老保险实际缴纳年限来办理退休手续）。
例：在国企上班，退休养老金发放数额必须经档案部门审核，工龄、工资、待遇、职务和社保缴费年限以档案记录为准。比如退休时需要根据档案确定个人的出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作的时间，从而确定其开始缴纳社保费的时间，从而计算养老金的数额。同样，需审定是否存在视同缴费年限等相关内容。
3、人事档案对就业、再教育的影响
·入职国企、事业单位、考公务员等，需转入法定人事档案。尤其是考公务员，政审考核非常严格，不仅要查阅个人档案，还会对于配偶、直系亲属及三代以内的旁系亲属都要进行审核，这是必要的流程，没有档案就无法政审。
·考研、出国升学等，需档案证明材料。
4、人事档案对职称评定、调档的影响
·中高级职称评审，需档案保管部门提供存档证明；部分职业资格考试也需要查档。
·档案转移，在正规机构存档才能办理档案调动手续。
法定人事档案的转移流程
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1、高校毕业生的档案流转：
高校毕生离校时由高校根据其就业去向转递档案，通常包括三种情况：
·到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，此类单位均有档案存放和管理权限，只需由接收单位出具接收函，并将接收函件转交学校，学校将根据函件信息地址进行派发；
·到非公单位就业的（私企或外企类型），此类单位不具备接收档案存放和管理权限，需由公司所在地的人才市场开具接收函，再由学校根据函件地址派送至当地人才市场。
·暂未就业或未有考研的情况下，档案通常有两种处理方式，一是档案转递至户籍地公共就业人才服务机构，由当地的人社机构来管理，但需由本人办理存档手续；二是学生在毕业2年之内可由学校保存档案，待找到接收单位后，再进行档案调转。
2、流动人员档案流转：
·由接收单位或户籍所在地人才市场开具接收函。
·本人持接收函以及调出单位出具的相关证明，前往原存档人才市场办理档案调转，并由原存档的人才市场根据调档函的要求填写档案转递通知单和档案目录清单，并通过机要通信、EMS特快或派专人取送的方式进行转递。
·接收单位收到档案后进行档案材料审查和登记，如果未按要求进行转递，则原路退回；如材料齐全，则进行整理、登记并入库，并办理落档手续。
法定人事档案有哪些注意事项？
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1、个人遗失法定档案怎么办？
遗失个人档案，需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料，费时费力，所以在毕业后，我们要及时关注档案去向，是否到达派送地。
2、档案一直由个人进行保存可以吗？
法定人事档案是不能由个人保存，人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留保存和销毁。档案只能存放在学校、具有档案保管权的国有企业或档案存放机构，个人持有易造成不合规的死档。档案转移应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。
3、未及时办理档案存档手续会有什么影响？
未办理人事档案存档手续，会影响个人职称评定、国企就职、考公、退休认定等，无法进行档案调动。所以，当你毕业之后档案转递至人社机构后，需要及时由所在公司或个人办理存档手续，档案存档的认定是以“办理手续”为准，并非人才市场接收到档案的时间为准。
4、个人能私自拆封法定人事档案吗？
答案肯定是不能，档案是严格保密的，档案上面均有盖章后的密封条，一旦撕开之后，就会存在篡改档案嫌疑，档案将无法使用，会导致存档部门拒绝接收，造成死档。
5、如何查询自己的档案存在哪里？
建议登录全国人社政务服务平台（http://zwfw.mohrss.gov.cn/）并注册，在“就业创业”板块的“跨省流动人员人事档案管理服务”专栏进行查询。目前，该平台支持档案基础信息数据已被上传平台的流动人员在线查询存档情况；也可以致电户籍地公共就业人才服务机构进行查询，机构联系方式可在该平台查询。
法定人事档案事关个人职业发展，务必要多多重视，你知道自己的档案在哪里吗？不妨快速查询一下，给自己吃颗定心丸。
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素材提供 | 范亚静
编辑丨蔡文达
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