导读
本文聚焦企业制度管理面临的检索低效、共享困难和管理不规范等挑战，介绍了基于“AI+文档云”的多场景融合应用解决方案。该方案适用于规范制度文件分级分类管理、提升海量制度文档检索效率、促进知识共享与协同的企业管理场景，旨在构建企业知识库，推动企业管理智能化。
制度管理痛点
1、海量制度文档检索低效：传统基于文件夹和文件名的检索方式在面对海量制度文档时，效率低下，无法满足企业快速、精准获取制度信息的需求。
2、部门间知识共享协同困难：各部门间缺乏有效手段实现知识内容的共享与协同，影响工作效率和决策质量。
3、制度管理流程不规范：制度制定、执行、监督等环节缺乏系统化、规范化的管理，影响企业管理的科学性和高效性。
随着AI技术的迭代与更新，基于“AI+文档云”的多场景融合应用解决方案应运而生，旨在构建企业知识库，规范制度分级分类、提升制度检索效率，共享协同制度文件应用。
【解决方案】
基于“AI+文档云”的多场景融合应用解决方案主要分为四个部分：基础支撑平台、数据处理、AI服务和前台展示。其中基础平台支撑由规章制度管理系统与文档云组成；数据处理是对知识管理和数据处理的中心；AI服务是知识问答系统的核心，负责问题的理解和答案的生成；智能问答是与用户直接交互的界面，主要负责问题的提交和答案的展示。每个部分各司其职，共同构成一个完整的“AI+文档云”的多场景融合应用解决方案。
2、文档云盘：内容管理，知识共享协同好
文档云在制度管理系统文件的基础上，不仅能够满足企业组织条线和业务条线的体系化内容管理需求，还可以满足部门、项目的内容管理和写作需求以及员工个人的内容管理和备份需求，系统功能包含：企业/团队/个人三库管理、传输与同步、共享协同、评论批注、搜索与分类、在线预览、虚拟盘、易搜易写、版本管理、多终端管理等功能，较好的支撑部门间知识共享与应用。
3、智能应用：制度知识，智能搜索智能编制
场景1：管理制度的智能问答服务，快速检索关键信息和文件
骄子智鲸AI创新平台充分利用大语言模型、大数据、知识图谱等人工智能技术，对繁杂的制度条文进行快速解析与学习，构建起智能化的制度知识图谱，为员工在瞬间精准检索并提供清晰、准确的制度解答，打破了传统制度查询中冗长的文档翻阅与复杂的检索流程，极大地提升了制度信息获取的便捷性与效率。
场景2：基于企业管理制度和自有文档，实现专业级技术方案智能编写
骄子智鲸AI创新平台对于工程项目，如建筑、桥梁建设以及工业设施安装，能够自动整合从项目规划、设计图纸、施组方案等各类数据，并按照标准化的文档模板进行整理和编排，生成涵盖项目概述、施工流程、质量控制标准、安全注意事项等内容的项目技术文档，为用户提供全面的指导和参考，提高编制效率与准确性。
【关键技术应用】
制度解析与知识图谱构建： 利用LLM强大的自然语言处理能力，对海量制度文档进行深度解析，提取关键信息（例如：制度主题、条款内容、适用范围、责任主体等），并构建结构化的制度知识图谱。使制度内容不再是简单的文本堆砌，而是具有语义关联的知识网络，为后续的智能检索和应用奠定基础。
基于RAG的智能问答与信息检索：用户无需再拘泥于关键词匹配的搜索方式，而是可以自由地用自然语言提出疑问。系统利用LLM精准捕捉用户意图，并携手RAG（检索增强型生成模型）技术，从文档云平台中迅速筛选出与用户问题最相关的制度条款。这些条款将以清晰、易懂的方式呈现给用户，极大地提升了信息检索的效率和用户体验。
文档云技术：采用Docker容器技术与Ceph分布式存储技术，并依托高可用集群进行部署，从而确保了系统的高可用性。这一系列技术举措不仅保障了数据的安全性、完整性和一致性，还最大化地利用了存储设备的性能，显著提升了存储的I/O能力。文档云技术的全面升级，为系统的稳定运行和数据的高效管理提供了有力支撑。
【业务价值与成果】
“AI 与文档云”的有机结合，不仅是技术创新在管理领域的简单应用，更是企业与组织迈向精细化、智能化管理的重要里程碑。它以科技之力赋能制度管理全流程，提升管理效能，降低合规风险，为构建更加规范、高效、透明的组织运营环境奠定了坚实基础，必将在未来的管理实践中释放出更为强大的价值与影响力。
1.提升管理效能：通过数字化手段实现制度管理的全生命周期监管与分级分类归档，提升管理效率。
2.降低合规风险：确保制度制定、执行、监督等环节的规范化、科学化，降低合规风险。
3.促进知识共享与协同：文档云盘和AI技术的结合，打破部门间知识共享的壁垒，促进知识内容的共享与协同。
4.构建企业知识库：整合企业内部各类制度文档和专业知识，构建统一的知识库，为企业决策提供有力支持。
该解决方案标志着人工智能技术创新在管理领域的深刻渗透，成为企业与组织向精细化、智能化管理转型的关键里程碑。目前，该方案已在众多单位成功实施制度智能化应用，凭借科技力量全面优化制度管理流程，为企业打造了一个更加规范、高效、透明的运营环境。这一变革不仅显著推动了企业管理模式的升级，还实现了资源更为科学、合理的配置与高效利用，为企业发展注入了新的活力。
来源
管理数字化部/张彦平，燕京，楚兴华
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本期版主 | 徐伟
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