外贸知录#5 - 如何提升总结能力

文摘   2022-06-19 15:47  

经常有朋友问我:我觉得你的总结能力很强,这是怎么做到的?有什么方法可以提升自己的总结能力?

这真是个好问题,因为我之前从来没有想过这个问题,貌似好像是我的一个天赋?(C8HR的总结能力评分是120分)

也可能跟我的性格有关系,我不太爱说话,要说就一步到位,不说废话。

我认真回想了一下我之前的一些做法,翻了一些书上的理论,针对如何锻炼总结能力做了一下总结。

我们平时说的总结能力,其实包括两个方面:1. 归纳;2. 总结。

就是一件事发生后,你根据这件事的前因后果,理出一条脉络,然后有层次、有条理地把它总结出来。

一、一句话

以前上大学时,无聊的时候去过几次辩论课,打过几次辩论。辩论老师教我们:不要啰里吧嗦,不要娓娓道来,最完美的架构,只需要一句话!

在辩论场上,击败对手的往往只需要一句话。

原因是受众就是这样的,现在人们的注意力维持时间只有8-15秒。你是愿意听言简意赅的论点,还是长篇大论的表达?

我平时跟人沟通时比较挑剔,如果对方说话罗嗦、长篇大论,我就会放空然后到不耐烦:“你TM到底想说啥?”(这是我的不好的习惯,要改!)。所以这会让我在跟人进行沟通时,在说之前会快速思考几遍,用最简洁的方式来表达。

这个在商业上也是成立的,一句话概括你的定位,一句话说清楚产品卖点,一句话说清楚需求,一句话说清楚差异化竞争力。

遇到任何东西,试着用一句话说清楚,这个通过练习,可以提高总结能力。

二、表达的结构

我在平时讨论问题时、安排工作时、给客户写邮件时,写文章时,都喜欢用分点排列的结构:

  1. AAAA

  2. BBBB

  3. CCCC


因为我觉得这样的结构清晰明了,让人看着舒坦。

后来看过一本书,忘记是麦卡锡工作方法还是金字塔工作方法,里面有说到一个表达结构叫:总分总

核心观点:XXXX

论点1:因为XXXX,所以论点1

论点2:因为XXXX,所以论点2

论点3:因为XXXX,所以论点3

综上所述,我的核心观点是XXXX

一开始摆明自己的观点,再阐述自己的论点,最后再来个总结,这样可以牢牢的抓住受众的兴趣和注意力,也是我们不断强化概括能力的方法。

如果你一开始就说细节,噼里啪啦讲了一大堆后,受众的注意力早就飞到九天之外了。

三、总结的公式

在看书和听课时,该如何去归纳总结对方的观点呢?有两个方法:

1. 观点 or 证据

书里面或者老师讲的内容里面,有的是观点,有的是证明观点的证据。这个时候我们要快速的解析这段内容,找到对方讲的到底是一个观点,还是得到这个观点的证据。

2. 核心逻辑 + 关键细节

不管是观点,还是证据,都可以概括为:核心逻辑+关键细节

在听对方阐述时,听清楚:(1)他是想说个什么意思?(2)他想强调的细节是什么?

把这两个组合起来后,想想看是否合理?中间的逻辑和细节组合后是否有漏洞?

四、日常练习

1. 在看书时,看完了一段内容,就在旁边用一句话总结一下,坚持做下去。

2. 多看理论性的书,其中用词都很精炼准确。

3. 多看TED上面的一些理论性知识的演讲。

4. 多用思维导图。

5. 微信聊天时,别再发几十秒的语音了,也不要发小作文了。分段,用简单的文字进行沟通。


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