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职场中通过「开会」能真正解决问题吗?如何有效「开会」?
开会的作用:信息传达、解决问题。
有的领导错误理解会议作用,把开会变成洗脑的目的,认为只要反复开会,就能达成共识,达成目的。
岂不知在管理流程中,开会只是其中的一个环节。
开完会议之后,会议精神要得到贯彻、执行,而执行过程中的督导和支持也是必不可少的一环。
在执行的过程中,领导还要对会议的形成过程进行回顾,是否有偏差等,只有掌握了这些问题,才能在会议中指出来,才能在下一次会议得到改善。
会议开始之前,要列席会议的流程,会议参与人,会议时间和地点。
会议主持人先将要传达的事情,需要解决的问题列举出来,提前出一个会议草案。
很多领导开会之前完全不做准备,以为自己“经验充足”,会议都是“即兴演讲”,结果会议东扯西扯,话说了一大堆,可完全没有主题,没有内容,就是为了开会而开会,会议成了形式主义。
会议主持人要抛出问题,引起讨论,从中引起思考,引发大家提出方案,共同探讨方案执行过程中可能遇到的问题,该怎么解决。
讲个古代的笑话:
一个将军中箭了,请一个外科大夫给他治箭伤,只见这个大夫拿出一把剪刀,咔擦就把箭剪断,然后收拾行李就要离去,将军说“等等!你只是把箭剪断了,可箭头还在肉里啊!”
大夫摆摆手“我只是外科大夫,我只负责皮肤外面的,肉里的,那里内科,你找内科大夫吧,告辞!”
我们开会,就是外科,只是处理了一半的事情,会议结束之后,以及会议开始之前,都有很多事情要做,如果只是负责开会,其他追踪的事项却不管,这个会议就不算是完整的。
所以,在“会议记录”的最后,要有一个对会议事项达成的追踪,要追踪今天会议达成共识的事情,有哪几件是完成了的,哪几件是没有完成的。
没有完成的原因又是什么,为什么没有完成,这些都要在下一次会议中继续讨论的。
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