首先，由物业服务企业或相关业主提出维修和更新、改造计划，在经业主委员会或所在社区居委会同意后，制定维修和更新、改造方案，并经专项维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之二以上业主且占总人数三分之二以上的业主书面同意。
其次，在维修项目开工7日前，物业服务企业或相关业主持相应材料向所在地县区住房城乡建设主管部门提出申请，办理维修和更新、改造方案备案。
最后，县区住房城乡建设主管部门自受理申请之日起3个工作日内(属紧急情况的1个工作日)完成备案，出具《住宅专项维修资金维修支用分摊明细》，向专户管理银行发出划转住宅专项维修资金的通知，专户管理银行按照工程预算资金30%的比例划转至维修单位。
另外，发生危及房屋安全、电梯停运等紧修情况，需要立即对住宅共用部位、共用设施设备进行维修和更新、改造的，可以申请应急办理程序。待维修完成后，再按照一般使用程序补办有关手续。
房屋维修基金使用规定：
在房屋维修基金上，业主个人是不能申请使用的，必须经业主管理委员会同意且已取得业主房产行政管理部门同意，并办理完维修基金只用审核手续后才能使用的。另外，房屋维修基金只能用于物业保修期后房屋的共同部位、共同设备等上，不得挪作他用。
公共维修基金和物业费的区别
1、钱财归属：
公共维修基金和物业费在钱财归属上有一定的区别，公共维修基金需要在办理房产证一起一次性缴清，这笔钱是暂时存放于业主委员会的，若是没有成立业主委员会的话，则会由房管局代为保管。而物业费则是由物业公司按月来进行收取的，钱是属于物业公司。
2、使用流程：
在使用流程上公共维修基金与物业费也是有区别的，房屋维修基金在使用时需向业主委员会进行申请，要征求三分之二以上业主的同意，然后再经过审批相关手续。而物业费的使用权则是由物业公司来决定的，但是是用于日常小区公共区位需要修补上，只需要向物业管理登记处登记就可以，只需由物业管理人员在规定时间内补修即可。
来源：房产知识百科
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