接待工作要善于把握“度”

职场   2024-11-22 16:11   贵州  

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来源:滨州接待事务中心

凡事当有度,不及难成,过之易折。接待工作作为各地各部门交流合作的桥梁、宣传推广的媒介、联系情感的纽带,把握好接待工作的“度"十分重要。度的把握“非知之难,行之惟难”,要求我们在接待工作中把握好“分寸”,掌握好“力道",控制好“火无候”,守牢好“边界”。



“度”是分寸 保持良好的形象


      礼由心生,形象不仅体现接待工作人员的素养、单位作风建设的效能,更体现对客人的尊重。


     做到仪容仪表得体。“欲把西湖比西子,淡妆浓抹总相宜。”公务接待人员在接待过程中,衣着应朴素、大方、美观,以庄重、传统、保守为要,避免短、透、杂;妆容应干净、整洁、简约,以干练、精神、专业为要,避免浓、艳、俏;表情应自信、从容、乐观,以友善、礼貌、热情为要,避免媚、俗、浅。


     做到交流谈吐得体“好言一句三冬暖,话不投机六月寒。”语言蕴藏着巨大的能量,接待工作人员在接待过程中要敏行讷言、善于倾听。对确需与客人交流的,必须做到“名正言顺”。“名正”,就是公务接待人员要给自己定准位置,扮好角色;“言顺”,就是要说符合自己身份、时机与场合的话。切实搞清楚与客人交流时谈什么、怎么谈、谈到什么程度,避免“交浅言深”,防止“言多必失”,警惕“喧宾夺主”。


     做到行为举止得体。行为举止是映照个人、甚至单位形象的一面镜子。接待工作人员要牢固树立“窗口”意识,展示好“第一形象”,在公务接待中保持良好的站姿、坐姿、行姿,在引导、服务客人时做到动作自然,优雅、端庄,举手投足间体现良好的专业素养,始终做到落落大方、亲切自然、轻松自如,力戒矫揉造作、刻板生硬、随意拖沓。点此加群


“度”是力道 掌握处事的平衡


      “ 世事洞明皆学问,人情练达即文章。”接待工作人员作为接待工作的“总接口”,联通上下,协调左右,沟通内外,既是接待工作的“指挥员”,又是“战斗员”,必须切换自如,把握节奏,掌握平衡。


     心态要“平”。舟行千里定于锚,浪掀万丈稳于心。接待工作事务庞杂、任务繁重,而且接待部门又往往是多项接待任务交叉叠加。公务接待人员要不因其杂而乱了身心,不因其繁而乱了方寸,始终以饱满的热情投入到每档接待任务中,又要防止太过专注而适得其反,切实保持“乱云飞渡仍从容”的淡定、“越是艰险越向前”的精神、“咬定青山不放松”的韧劲。


      谋虑要“深”。思虑多一层,胜券才能多一分。不同的客情有不同的要求,不同的客人有不同的需要,接待工作人员要以辩证的思维、前瞻的眼光、深邃的思考,充分领会接待中领导的“要求”、客人的“需求”,把两者之间的矛盾问题思虑好、谋划好、请示好、落实好,既要把领导的指示落实到位,又要尽力满足客人的需求。


      行事要“稳”。谋定而后动,知止而有得。接待工作人员对接待任务既要有等不起、拖不得的雷厉风行,抽丝剥茧、厘清线头的定力细功,更要能打好“提前量”、备足“冗余量”,做到对每档接待任务心中有数,胸有成竹;每项行程把控游刃有余,进退自如,实现每次接待保障都能不急不躁、稳扎稳打、有条不紊。


“度”是火候 把握适度的原则


     “虚则欹、中则正、满则覆”。公务接待须用心、用情、用力,又要防止“一切随缘,着力即差”。


      热情要适度。要始终带着温度搞接待,做有心人、热心人、知心人,想客人所想,急客人所急,解客人所难,时时处处体现主人的热情,且做到恰如其分、恰到好处。比如见面握手拥抱力度、幅度要适中,别太夸张;可以主动帮客人提携行李,但客人随身携带的公文包别抢着去拎;用餐时为客人布第一道菜、当地特色菜即可,别太频繁等。


      距离要适度。接待工作中应与客人保持适度的空间距离,这既让人客人感到安全舒适,也更能展现接待的智慧热情。如果距离太近会使客人有“被侵犯”之感,而太远又让客人有“受冷遇”之嫌。因此,在接待工作中要注重把握好公务交际的距离,既不能为拉近关系,有意靠得太近;更不能因公务场合,有意离得太远。始终做到不亲不疏、不媚不俗,不卑不亢。


       节奏要适度。当前,各地各部门正以只争朝夕、奋进拼搏的姿态,把全部心思精力投入到新征程的伟大事业中。接待工作应准确把握客人来访意图,认真梳理筛选,深入透彻研究,把考察调研的点位衔接好、座谈交流的人员安排好,工作与生活的时间分配好,在实现客人来访目的的同时,多一点人情关怀,多一点人文氛围,既要内容丰富、节奏紧凑,又要适当留白,给足空间,始终做到快慢得体,缓急适度,张弛自然。点此加群


“度”是界点 守牢接待的边界


      度是事物保持其质的量的界限,突破了边界,事物的质就要发生变化。


      要把握“前”与“后”的边界。接待工作作为辅助政务的一项工作,工作具有受命性、被动性、代办性等特点,要求接待工作人员必须超越本我,而又能主动无我。“有我”时,要当仁不让,舍我其谁,主动冲在一线,走到“前台”,把接待工作谋划好,落实好。“无我”时,要进退自如,从容淡定,甘愿退居幕后、坐到“后台”,把接待工作跟进好,衔接好。


     要把握“上”与“下”的边界。“君子上交不诌,下交不渎”。公务客情既有上级领导机关的检查视察、也有其它地市同行的参观交流;既有发达地区先进单位的传经送宝,也有欠发达地区兄弟单位的学习取经,接待工作人员要秉持“上下一致,内外一致”理念,上不傲人,下不卑人,切不可人为划等级,以利势定标准。始终做到“把客人当亲人”,在接待中饱含亲情、洋溢真情、充满热情。


   把握“公”与“私”的边界。“心中有戒、行之有界”。公务接待,“公”在首要,接待工作人员要始终做到一心为公、公私分明,真正当好“公家人”、谋好“公家事”,接待中对客人因“公”需要协调的问题,要主动作为,善作善成;对因“私”需要通融的事情,要守住规矩,守牢底线,坚决杜绝在接待工作中开“小口子”,打“擦边球”。


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