以“案”说“案”
“稍等，我马上查一下。”近日，正在编纂《南湖党史》的工作人员来到南湖区档案馆大厅申请查档，“兰台人”王雅在电脑上进行检索后，立即把涉及的50余卷档案的数字化副本通过数字化档案系统发送到了查阅者专用电脑，编纂工作人员随即在自助查档电脑自行进行二次精细检索、查阅，最终选定了其中的20份档案进行打印利用，整个过程不到半小时。
“这要是搁以前啊，又厚又重的纸质档案我们要人工搬进搬出，50卷叠起来差不多近1米5高呢。”王雅介绍，以前查档案者须逐本翻阅、手工摘抄，至少要花费一天的时间。
在信息化、数字化的浪潮中，档案工作也在不断发展和变革。2019年年中，南湖区档案馆以86.1分的成绩，顺利通过“国家级数字档案馆”测试验收，标志着南湖区数字档案馆建设进入全国先进行列，开启了南湖区档案工作的新征程。
数字赋能档案工作
从“纸间”到“指尖”
前不久，南湖街道的3位工作人员因社区工作调研需要，带着查档介绍信来到区档案馆。馆内工作人员通过数字化档案系统，快速查到了他们所需要的6卷档案。
以数字化赋能，档案工作已不再单纯停留在实体保管阶段，而是向信息化、数字化、现代化转变。在纸质档案到电子档案的转变过程中，“兰台人”也在不断提升自己的综合素质，实现“让数据多跑路，群众少跑腿”。
南湖区档案馆建设有数字档案馆管理系统、政务网档案共建共享系统、数据保全系统，一体化满足收、管、存、用各项功能需求。近年来，区档案馆不仅启动了电子公文和“最多跑一次”事项归档工作，还开展了“远程查档，跨馆出证”等便民服务，并在档案数据挖掘分析和编研方面进行了探索和创新。
南湖区档案馆相关负责人介绍，区档案馆在成功创建国家级数字档案馆的基础上，又开发建设了基于RFID电子标签功能的智能化档案管理系统，通过对馆藏档案进行电子标签标识，对业务流程进行梳理和再造，创新打造智能化管理多场景应用，推动档案工作的数字化、网络化、智能化和安全化。
数字化变革不仅提高了档案管理的效率和准确性，也进一步拓展了档案工作的价值和意义。近日，小布跟随“兰台人”的脚步，近距离感受“兰台人”的一天——
一批档案到馆后，先将它们送进专门的消毒室进行自动化消毒；随后，每一份档案都被贴上专属电子标签“身份证”，在盘点车、手持机、扫描枪等诸多硬件及RFID智能档案管理系统软件等加持下，每一份档案的移动轨迹都可实时记录和动态显示跟踪；随着摇杆转动，一列列档案柜如训练有素的士兵移动起来，“无缝化”的排列不仅节约空间，也利于延长档案“寿命”；通过办公室的屏幕，可直观看到库房内的环境检测数据、设备运行等信息，还可实现远程库房除湿、净化空气、开关空调等操作……
据悉，电子标签应用目前已覆盖馆藏所有类别档案，其中层架标签2000余枚，文书档案卷（盒）标签57000余枚，图书、资料、实物等其他标签8000余枚。
在业务流程中增加电子标签应用环节后，也让档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用、展览服务等业务流程实现了智能化闭环管控。
坚持数字赋能理念，着眼“业务+技术”融合，南湖区档案馆还创新打造了安全监管、检索定位、馆藏盘点、借阅利用等多个智能化场景应用。在档案馆大厅内，小布见到了一台自助查阅终端设备，市民可通过身份证等证件自行查阅本人档案，并在系统中申请查阅或打印档案内容。
小切口、大场景，南湖区档案馆趟出了一条数字赋能档案管理的新路子。
来源｜市新闻传媒中心 记者 李玲 区档案馆
美编 | 李继升
责编 | 张琪
审核 | 鲁赟
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