解答了10000个粉丝的问题，我发现80%的问题，都是这1个原因造成的！
文摘
教育
2024-10-21 20:32
河南
做Excel教程这几年，至少回答了10000多个粉丝的问题，这其中有80%的问题，其实都是由不规范的数据源造成的。不规范的数据储存格式，直接拉低了我们的工作效率，让本来简单的问题复杂无比，数据整理的时间远远大于数据处理的时间。今天跟大家分享我们如何规范的储存数据，快速提高工作效率
Excel表格是一个平面， 在一个平面中仅仅只有2个维度，所以一般来说在Excel中我们比较常见的表格维度就是1维表跟2维表，如下图所示1维表格：简单来说就是通过一行或者一列来进行数据阅读Excel中所有的函数与数据处理分析工具，都是根据1维表格来设计的，所以1维表更加适合用于数据分析与统计，但是同等数据下，1维表会占据更多的空间，2维表则会占据更少的空间，但是二维表不便于进行数据统计，所以更建议大家选择1维表作为数据储存的格式一列数据，它们的格式必须要一致，否则的话你可能连哪里错的都检查不出来。如下图所示，成绩这一列有3个是文本格式，对于文本格式的数值，当使用sum函数对其求和的时候，它们是不会参与运算的，这样就会得到错误的结果文本格式的数值最显著的特点就是左上角有一个绿色的小三角，如果你的表格中出现这样的数据一定要转换为数值格式，最简单的方法就是利用分列，只需选择这一列数据，然后点击【数据】打开【分列】直接点击【完成】即可我发现很多人喜欢将单位直接录入在表格中，这样虽然能让人一目了然，但是会对后期的数据统计造成巨大的麻烦，因为这样的数据是不能直接统计的，必须要将单位删除掉才能统计。其实我们可以将单位放在标题中，在统计数据的时候看下标题上面的单位即可，简单又快捷合并单元格，可以说是小白的最爱，它虽然能让表格看起来更加的简洁美观，但是它会造成单元格的缺失，使公式的得到错误的结果。Excel中的一些数据工具，比如：分列，透视表等，在有合并单元格的表格中也是无法使用的。如果你的表格已经存在合并单元格，一定要把它们取消掉，跟大家分享下取消的方法首先我们需要先把合并单元取消掉，随后按下F5调出【定位】点击【定位条件】选择【空值】然后点击确定，这样的话就会选中表格中的空白单元格，最后在编辑栏中输入一个等于号，点击下第一个数据，按下快捷键Ctrl+回车就能实现批量填充了很多人喜欢利用空白行来对数据进行分类，如下图所示，我们在姓名的下方插入了空白行用于分类，但是这样做其实就是将一个表格拆分为了多个表格，当我们使用透视表的时候，是识别不到下方的数据的，对于这样的情况，我们只能将空白行都删除掉，最简单的方法就是利用排序来完成只需选择数据区域，然后点击排序，选择升序排序，然后在跳出的窗口直接点击排序即可，这样的话空白行就会被放置在下方，我们直接删除即可最常见的在数据掺杂空格的情况就是在姓名对齐这个例子中，很多人喜欢在姓名的中间敲2个空格以达到对齐的目的。但是当我们对数据进行匹配的时候，这样的数据往往是找不到结果的，因为数据中掺杂空格，Excel会认为【鲁班】与【鲁空格空格班】不是同一个数据，这个时候我们就需要把数据源中的空格都删掉，可以利用替换来解决按下快捷键Ctrl+H调出替换在查找内容中输入一个空格，直接点击全部替换即可，这样的话就能将所有的空格都删掉了以上列举的是6个比较常见的错误方式，以下5点大家也应该尽量遵循，可以快速的提高你数据统计的处理的效率1.避免出现1日1表，同类型数据尽量录入到一个表格中，这样就不用进行数据汇总了2.避免使用颜色区分数据 ，这个效率真的很低，新增一个字段，方便统计3.表格格式统计，便于进行数据汇总，无需再调整格式4.能使用函数引用的不要手动输入，这样的话数据源更新，结果也能自动更新，必须重新计算5.表格字段比较多，建议利用数据验证来规范数据的录入格式，可以有效规避错误数据以上就是我能想到的数据储存的几个关键点，你还有什么需要补充的吗？欢迎留言讨论我是Excel从零到一，关注我，持续分享更多Excel技巧
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