差旅费报销制度

文摘   职场   2024-07-19 08:21   江苏  
第一章  总则
1 目的
为规范集团公司人员因公司公务出差而发生的差旅费报销标准,特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于集团各职能部门、事业部及子公司。
第二章  具体规定
3 职责
3.1 财务资金中心
负责制定和完善差旅费报销制度,并在报销标准内审核报销单据。
3.2 人力资源中心
负责核准员工职级情况。
4 差旅标准
4.1 差旅费报销范围
国内出差报销长途交通费、住宿费及出差补贴;国内自带车(含私家车)出差报销同等费用;国外出差报销长途交通费、住宿费及出差补贴。出差期间发生的市内交通及误餐以出差补贴方式报销,不再以发票报销。
4.2 出差日期界定
出差日期以车、船、飞机票票面显示日期为准,自带车出差以过桥过路费票据为准。
4.3 交通工具乘坐标准
国内出差交通工具乘坐标准:

说明:主管级(含)以下人员出差可乘坐汽车、火车硬卧,动车/高铁二等车,但符合以下条件的可乘坐飞机,条件如下:

(1)飞机票≤火车票总价值(火车硬卧与动车/高铁二等车孰高原则)。

(2)随同总监级及以上级别人员出差的,可以乘坐与该上级人员同档次的交通工具并可以按同档次交通费用报销标准据实报销交通费用。

(3)因业务紧急,需要乘坐飞机的,必须事先经总经理级以上分管领导批准。

(4)符合以上条件乘坐飞机的人员,机票费用据实列支,住宿费、出差补助按照相应标准予以报销。

国外出差交通工具乘坐标准:

说明:经理级以上其他交通工具按实凭票报销,主管级及以下按照预申请金额报销。

4.4 住宿费、出差补贴报销标准

4.4.1 国内住宿、出差补贴标准

国内出差住宿费报销标准(人民币)( 人/日):

国内出差补贴报销标准(人民币)( 人/日):

4.4.2 国外住宿、出差补贴标准

国外出差住宿报销标准按所在国家或地区经济水平划分,补贴公杂费标准按大洲进行划分。

国外出差住宿费报销标准(人民币)( 人/日):

国外出差补贴报销标准(人民币)( 人/日):

国外出差公杂费标准(人民币)( 人/日):

备注:国家地区划分以人类发展报告及世界现代化指数相关数据为参考依据,公杂费是指用于国外的邮寄费和必要的小费。

4.5 地区划分标准:

地区标准划分详见附件。

4.6 职级划分标准:

职级划分标准详见人力资源中心的职级划分表。

5 差旅费报销规范

5.1 出差审批

(1)国内出差审批:集团公司各级人员出差之前必须向直接上级提交出差申请(钉钉流程/OA 流程)并经批准后方可出差,经批准的出差申请作为费用报销的依据要件之一。如有特殊事项需在出差计划中注明(如需乘坐飞机等事项);

(2)国外出差审批:无论公司内组织还是受供应商、客户、合作单位的邀请均需经分管副总裁审批,总裁确认。

5.2 交通费报销规范

(1)报销的长途交通费有:飞机票、火车票、汽车票、轮船票、建设费,费用据实列支; 实名制票据需与出差人信息一致;长途汽车票需要有税务监制章或道路票证专章,飞机票需提供电子行程单报销;

(2)订购机票、轮船票附加的保险费,只限于报销相应人员的人身意外保险,限报金额为 40 元;乘坐飞机因行李超重产生的托运费或机票邮寄费不得在差旅费中报销;

(3)出差人员乘坐火车、轮船时如飞机票价≤火车(轮船)票价+乘飞机比乘火车(轮船)少走天数的补贴,允许乘坐飞机经济仓,火车(轮船)票价以最短路途为准计算,如果飞机票价大于火车票价与补贴以及订票费之和,按后者计算金额给予报销;

(4)公车、私车自带车出差(指到日常工作所在的市区、所属郊区以外的地方出差),可以报销过路费、停车费、汽油费,费用计入差旅费,不再计入自带车的汽车补助费用,上述各项费用票据的开票日期须在出差期间及所属行径路段内,超期票据、超路段票据不得报销入账。自带车报销的上述费用总和不得超过火车硬卧票价,或飞机经济舱票价,市区或短途(当天来回),由行政部车辆管理员核实总里程数及油耗,按制度标准予以报销计入差旅费(详见《车辆管理制度》。

(5)随同上级管理人员(总监级及以上)出差的随行人员交通费按上级管理人员的标准凭票报销。领导随行人员是指因同一事宜随同领导办理相关业务的随同人员,且报销时必须经随同领导签字确认行程。

5.3 住宿费报销规范

(1)报销住宿费必须提供填写完整、规范的增值税正规发票,发票日期必须符合出差行程。若不符(如开票日期与离开日期不符)需提供酒店住宿流水,酒店方出具的说明或在发票备注栏备注实际入住与离店日期作为报销依据;

(2)随同上级管理人员(总监级及以上)出差的随行人员的住宿费按照上级管理人员的标准列支。

(4)长期驻外住宿费:长期驻外人员是指在一个地点工作超过 1 个月的工作人员,包括参与项目基建时期的工程驻地人员,总部机构派出长期驻地工作人员等。

首次到达目的地之日起,在住宿条件未成熟的情况下,相关人员在到达项目所在地之日起 10 天内(含 10 天)按照差旅费住宿标准给予报销,10 天以外的按照差旅费住宿标准的 80%或在驻地租房,房租不得超过住宿费标准的 60%(需要提供合法的租赁费发票),在一地驻外时间超过 1 个月只能按租房费用报销。

(5)参加会议、培训住宿费:

参加集团外部会议、培训,需提供会议组织方的邀请函或相关证明,如果会务费、培训费已经包含食宿、会议费,则不再报销住宿费、出差补助,即按照会议标准报销计入会务费或培训费(报销时需提供实际费用明细及会议通知)。如果会议方不负责食宿,则会议期间的住宿费、出差补助按出差标准凭票报销。

参加集团内部会议时,如果会议住宿费需单独报销,住宿费标准要严格按照差旅制度标准执行,如果由主办方统一报销住宿,则发票内容统一开具为会务费,报销时在会务费项目中列支。

上级主管部门统一安排住宿的会议,可根据会议通知据实报销。

参加会议以外的因公出差,按出差标准报销。

5.4 补贴报销规范

(1)出差补贴天数计算:

出差时间为中午 12 点之前(以车票时间为准),可以计算当天全天补贴,出差时间中午 12 点之后可以计算半天补贴;返程到达时间为中午 12 点之前(以车票时间为准),可以计算当天半天补贴,返程到达时间为中午 12 点之后可以计算全天补贴。

(2)出差补贴计算标准:

出差出发时补贴以长途交通费票据所显示到达地的标准计算;出差结束返回时,以出发地补助标准计算当天补助。

(3)长期驻外人员补贴:

首次到达目的地之日起,10 天以内(包含 10 天)的按照差旅费补贴计算;10 天以外的按照驻外人员补贴计算。

驻外人员补贴标准(人民币)(人/日):

(4)参加会议、培训补贴:

如果会务费、培训中已经包含食宿,则不再报销出差补贴;如果会务费、培训费只包含住宿,则可以报销出差补贴;

如果会议方、培训方在会议期间或培训期间每天只提供一次餐饮的,则按全天补贴标准的 60%予以补贴;如果每天只提供二次餐饮的,则按全天补贴标准的 30%予以补贴;

参加会议、培训以外的时间出差,按出差标准报销补贴。

5.5 其他报销规范

1.出差人员回来后,七日内必须到财务部门报销冲账,无法回来的,自费用发生之日起十五日内必须报销。未按规定报销的,本人处以 50 元负激励,从当月工资中扣除。不按规定日期报账冲账的,按借款金额的 1%按月计算借款滞纳金。

2.填制报销单时需填写完整的出差行程,不可分程分别报销。各种票据需分类别、按时间顺序粘贴。

3.费用报销需从钉钉发起差旅费审批流程,内容填写要清楚完整,报销金额可以小于等于发票金额,但不能大于发票金额(注:长途交通费、住宿费超出标准范围内,依据标准报销),不得涂改,并准确填写附件的张数,报销日期、名称、数量、单位、金额(大、小写)、开票人姓名、开票的日期都必须准确完整,并加盖出票方的发票专用章,发票不得有涂改的痕迹,发票专用章模糊不清不允许报销,不得跨年度使用,本月的票据最晚在下月报销。

4.经主管领导批准,参加集团内部竞聘所发生的往返交通费和订票费可以据实报销,但不计算出差补贴、不报销住宿费。工作调动只报销交通费、住宿费,不报销补助费及其他费用。

5.由于公司工作安排导致退票业务发生的,由此产生的退票费可以报销,需出具说明并由分管领导签字确认;由于个人原因发生退票业务的,由此产生的退票费不予报销。

6 考核标准

对于违反申请、审核程序或原始票据、报销单填写不合乎规定的,财务人员有权拒绝报销或直接核减报销金额。

财务部门在票据审核过程中,连续发现报销人员不按照费用报销原则及程序进行报销,或经常出现错票和假票时,可根据情节轻重,对该部门和责任人进行通报批评;情节严重的,对责任人负激励 50 -100 元,部门负责人连带 50%。

第三章  附则

本制度由集团财务资金中心制定、解释和修订,自本制度下发之日起执行,前期相关制度与本制度冲突的,按本制度执行。

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