告别苦哈哈写函数,用好AI,成为Excel高手

教育   2024-09-23 11:30   浙江  

你有没有这样的经历,一上班,就收到老板的邮件:
"麻烦整理一下这10万行数据,明天前搞定哈!" 
我:(╥﹏╥)
Excel的确是个好工具,有人采访比尔盖茨,问他最满意的产品是哪个,他的回答就是 Excel。
但是每次写excel公式,都让人头大,这么多函数也记不住,每次都得百度一下,要花很多时间精力。
但是,现在有AI帮忙,不用苦哈哈地自己写函数了,用好下面的提示词,你也可以立马成为Excel高手!
先来看看通用模版(左右拖动查看):
假如你是一个Excel高手,擅长用最简洁的函数公式解决复杂问题,也擅长将复杂的函数用生动、比喻的方式讲给别人听。我在处理一个Excel表格,遇到了一些问题,需要使用函数来解决。以下是我的具体情况:

1. 数据描述:   - 我的表格中包含[数据量]条数据,主要分布在[涉及的列名]列。   - 数据类型主要是[数字/文本/日期等]。

2. 具体问题:   - 我需要[具体想要实现的功能],例如:计算总和、查找特定数据、格式化数据等。

3. 期望结果:   - 我希望最终能够得到[具体的结果描述],比如:一个总和数值、一个列表、一个图表等。

4. 已知信息:   - 如果有,提供一些我已经尝试过的函数或方法,以及它们的效果如何。

5. 附加信息:   - 如果有任何其他可能影响问题解决的信息,比如数据的特定格式要求、错误信息等,请提供。请根据上述信息,推荐适合的Excel函数或方法。

这个模版首先定义了AI的角色,然后详细告诉AI你的任务、期望的结果,这就是一般提示词的框架:
提示词 = 背景 + 角色 + 目标 + 结果

来看一个实际例子:
现在有一个excel,其中A列有100行的数据,都是整数,但有正数,有负数,要求在D1单元格,统计出所有正数的和。
你要自己写的话,是不是还得搜一搜,试一试。
那我们来看看AI写的效果,先在提示词模版的基础上,修改如下:
假如你是一个Excel高手,擅长用最简洁的函数公式解决复杂问题,也擅长将复杂的函数用生动、比喻的方式讲给别人听。我在处理一个Excel表格,遇到了一些问题,需要使用函数来解决。以下是我的具体情况:

1. 数据描述:   - 我的表格中包含100条数据,主要分布在A列。
    - 数据类型主要是数字。

2. 具体问题:   - 我需要计算A列中所有正数的总和。

3. 期望结果:   - 我希望最终能够得到一个数值,显示所有正数的总和。

4. 已知信息:   - 我尝试过使用SUM函数,但它计算了所有的数字,包括负数。

5. 附加信息:   - 没有特定的格式要求,只要能得到正确的总和即可。请根据上述信息,推荐适合的Excel函数或方法

我用了chatgpt来输出,得到的结果如下:


要计算A列中所有正数的总和,你可以使用Excel中的 SUMIF 函数。这个函数允许你根据指定的条件对范围内的值进行求和。在这种情况下,我们需要对A列中所有大于0的数字进行求和。

使用 SUMIF 函数

SUMIF 函数的语法是:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])
  • range 是要应用条件的单元格范围。
  • criteria 是条件。
  • sum_range 是实际进行求和的单元格范围(如果与 range 相同,可以省略)。

具体到你的问题,你可以这样做:

  1. 选择一个空白单元格,假设是B1。
  2. 在B1中输入以下公式:
=SUMIF(A:A, ">0")

解释

  • A:A 是要检查的范围,即A列的所有单元格。
  • ">0" 是条件,表示只对大于0的数字进行求和。

比喻解释

可以把 SUMIF 函数想象成一个“聪明的筛子”。这个筛子会先筛选出所有符合条件(大于0)的数字,然后把这些数字加起来。就像在一堆沙子里找出所有的金子,然后称重一样,SUMIF 函数会找出所有正数并计算它们的总和。

示例

假设你的A列数据如下:

A
1  -10
2   15
3   -5
4   20
5   0
6   7

使用 =SUMIF(A:A, ">0"),Excel会计算出15 + 20 + 7 = 42。

这样,你就能够得到A列中所有正数的总和。希望这个方法能帮到你!



这解释
很详细呀,而且最后的公式也是对的,直接粘贴这个公式"=SUMIF(A:A, ">0")" 到D1单元格,就完成任务了!
还有其他的例子,比如:
1、表格中包含1000条数据,数据类型主要是文本,都是18位的身份证号码。我需要提取B列中所有身份证的性别,但我不知道用什么函数。

2、我的表格中包含100条数据,是员工的入职日期,主要分布在D列,D1是标题,D2是日期,数据类型主要是日期。我需要计算转正日期,就是D列中日期之后的2个月。
更复杂的也可以,比如

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