在公文处理中，盖章不规范的表现主要有以下几种：
1应当加盖机关印章的却不盖章。
理由是上边有过规定：文件有红头时可以不盖章。殊不知这种“可以不盖章”的规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。即使是党委机关的公文，也是有条件的，不能一概而论。
2不应该盖章的却又硬要盖章。
比如，按照规定，经法定会议表决通过的决议是无须加盖机关印章的，但有人总觉得不盖章似有不妥，硬要去盖章，却又弄巧成拙。
3文头的发文机关标识与落款处的印章不一致。
文头是“XX市档案局文件”，落款处盖的却是“XX市档案局XX处”的印章；或文头是“XX市档案局文件”，落款处盖的却是“中共XX市档案局委员会”的印章，或者是反过来，党委机关文头加盖行政机关印章。
公文不加盖机关印章的情况：
1属公文特定格式的“会议纪要”不加盖机关印章
由于会议纪要的种类不同，格式的要求不同，盖章的要求亦不同。从是否盖章的角度说，会议纪要可分为无须盖章的会议纪要和必须盖章的会议纪要两种。
必须盖章的会议纪要，指的就是“文件”式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样，其标识格式与正规公文一样。
无须盖章的会议纪要，指的就是简报式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)按《格式》的规定由“‘XXXXX会议纪要’组成”，不带“文件”字样，“不加盖印章”。因为这种会议纪要的格式编排与通行的简报极为相似，即正文之前没有主送机关，成文日期又不在正文之后，事实上也无法盖章。
2命令(令)、议案须由领导人签署(或加盖领导人签名章)，但不加盖机关印章
“命令(令)”是国家行政机关发文的最高级形式。“命令(令)”无须加盖机关印章而要由机关负责人签署。签署指机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的效用，并将签署的公文向外发出。
除“命令(令)”外，各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”，也不应加盖行政机关印章，由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章)。
“议案”是指国家行政机关向国家权力机关或立法机关提出的议事原案。如法律案(通常简称法案)、预算案、弹劾案以及其他重大事项的议案等。由具有提出议案权的机关(在我国则为各级人民代表大会主席团、常务委员会、各专门委员会和同级人民政府)或个人(在我国则为各级人民代表大会代表)提出，经由议长(在我国则为人民代表大会主席团)交所设议案审查机构(如各种专门委员会)审议，然后作为正式议案提交全体会议(在我国则为人民代表大会全体会议)讨论，其已通过者，则称议决案。
“议案”的主送机关主送机关比较固定：一是主送同级人民代表大会，如“XX省第×届人民代表大会第×次全体会议”；二是主送同级人民代表大会常务委员会，如“XX省第×届人民代表大会常务委员会”。
3法定会议通过的决议类公文不加盖机关印章
“决议”是典型的会议文件，“决议”是党委机关的规定文种，行政机关不用。
“决议”是无法盖章的，这倒不是有什么硬性的规定，而是没办法盖章。“决议”是经法定会议按照法定程序进行表决，通过后才能形成决议。而这些法定会议一般是没有印章的，比如党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等，所通过的决议，都无法盖章，因此就不盖章。正是因为无法盖章，所以才把成文日期由正文之后改为标题之下加括号。如果有章可盖，那成文日期当然就不用变动了。
“决定”是否盖章有两种情况：如是法定会议表决通过的“决定”也是无法盖章的；如是从其他渠道形成的“决定”，当然就应该盖章了。
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联合上报的公文，协办机关可以不盖章
在公文处理中，联合发文是常见的。在联合发文的组织过程中，主办机关和协办机关的作用是不一样的，盖章的要求也不一样。如是联合下发公文，发文机关都应当加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可，协办机关无须加盖印章。
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