根据《党政机关公文处理工作条例》第九条的规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。其中，发文字号作为公文格式中的一个必要元素，其正确应用对于确保公文写作的规范化具有重要意义。
确定发文字号是机关发文办理过程中的一个必要步骤。发文字号的规范化不仅对公文办理和公文管理工作至关重要，而且为归档后公文的检索和使用提供了准确依据。在发文处理的主要流程中，“登记”环节要求对已复核的公文确定发文字号、明确分发范围及印刷数量，并进行详细的记录。发文字号作为发文单位对即将发出的公文进行登记的关键信息，它确立了公文在生成过程中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。
一份未编有发文字号的文，通常被视为便函。
便函主要用于处理局部性的具体事务性问题，这些问题的影响范围较小，不必以正式公文规范格式行文。例如，两个机关之间就某个具体问题处理所来往的洽商性文字或机关为另一机关开具的关于某人的证明材料等，都可以通过便函形式完成。便函通常使用公用信笺或普通信纸书写，没有专门的文头设计，一般不编发文字号，只需加盖单位印章，同时，便函基本无复份。
《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）规定，“信函格式”是一种特定的公文格式，并不是一种文种。
“信函格式”的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，上边缘至上页边为30mm，印有两条红色双线，即发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗）。与公文的一般“文件格式”相比，“信函格式”的首页不显示页码，从第2面开始标注页码，版记中不加印发机关和印发日期、分隔线。
与“文件格式”不同，“信函格式”联合行文时只能使用一个发文机关标志（即主办机关标志）。
由上图可见，例文由××省数据和政务服务局、省住房和城乡建设厅、省交通运输厅、省水利厅、省国资委等五个部门联合行文。从形式上看，例文采用了“信函格式”，版头的发文机关标志只能使用主办机关一家名称，并用联合发文机关五家名称，显然是不规范的。当然，如果采用“文件格式”，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
公文格式国标规定，联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距解决，使印章与正文同处一面。联合行文的机关过多时，可采用“此页无正文”方法，即在无正文页第一行用圆括号注明“此页无正文”。例文做法显欠规范。
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