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近日，内蒙古自治区乌兰察布市开展了“单位采购档案管理系统”（以下简称系统）操作培训会。会上就电子档案设备的重要功能、使用方法以及注意事项进行了讲解。“档案管理是政府采购工作中重要一环，过去只能靠人工管理、纸质保存，不但效率低下而且容易丢失。针对此种情形，我们在全区范围内率先开展了电子化档案建设，此举不但可以提高档案管理的工作效率，也降低了丢失档案的风险，从根本上解决了平时用不到、用时找不到等诸多问题。”内蒙古自治区乌兰察布市财政局政府采购科科长冯登表示。 2023年，内蒙古自治区财政厅颁布了《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》，鼓励采购人、采购代理机构逐步加强政府采购档案信息化建设，逐步实现政府采购档案管理数字化转型，并保障电子档案、传统载体档案数字化成果的安全保存和有效利用，规范政府采购档案信息化管理。在此背景下，为提升预算单位全口径采购业务管理水平，实现上下联动、数据融通，使单位各项采购活动的档案完整、有迹可循，乌兰察布市财政局积极推动市本级预算单位统一建设了系统。系统可实现对预算单位各类采购项目、不同数据来源、不同数据类型的采购资料进行归集整理，对归集和整理后的各类采购资料进行可信电子签名，并按照“一项一档”的模式对采购项目的文书资料、数据资料、音视频资料及其他相关资料进行加密存储和归档，确保档案的真实性、合法性、完整性。同时，支持档案查看、档案借阅、档案销毁等功能，有效解决存储及调阅等难题。系统还支持各预算单位履行电子档案管理职责，为预算单位提供电子档案的归集、整理、归档、检索、查验等服务，规范电子档案归档内容、归档格式和归档流程，利用政府采购CA加密技术，保障电子档案的数据安全性、一致性、防篡改。此举可实现采购业务完整、数据完备、全程留痕、上下联动的目的。
