员工垫资在日常工作场景中屡见不鲜，税局却表示此行为不符合相关法规要求，其中潜藏的涉税风险不容小觑，一旦忽视，极有可能给企业与员工自身带来诸多不利影响，甚至引发严重的税务纠纷与财务困扰。
其中到底是有什么隐情呢？不如一起来看看吧！
员工垫资采购再找公司报销，
竟被税务局要求整改？
某公司员工个人购买办公用品，报销后，公司再打款给个人，竟然被税务稽查要求整改！！！
其实员工个人垫支采购后报销，公司打款给员工，大多企业都是这样操作的，怎么税局会要求整改呢？
我们再往下看看！
处罚原文：
在检查中，稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模较小，所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查人员已要求企业及时整改。
★ 该公司日常账务管理混乱，又发生了偷逃个税的事实，税务局进而推断非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个税行为。
★ 税务局之所以会注意办公用品，大致可以推测出，涉及的金额应该不小，频次也不低，有违常理。
警惕！
员工垫资要注意这5种行为
一般来说，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税，甚至收到其他处罚。
正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁的发生垫资报销的业务，则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。
《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》（中国人民银行令〔2016〕第3号发布）明确，以下几种行为会被严查：
（1）短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出；
（2）存取现金的数额、频率及用途与其正常现金收付明显不符；
（3）短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款；
（4）相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付。
所以，如果企业频繁的发生个人垫付资金购买物品等行为，会受到严格的监管。并且随着金税四期的上线，实现“银税互联”，税务局察觉异常可能会第一时间找上门！
员工垫资一般是为企业经营目的而进行的，如果说该项支出明显与经营特点不符，那就说明可能存在偷逃税款的因素了。
及时报销，首先，有利于内部管理；其次，不会导致会计数据的失真；
最后，能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性。
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费用报销4大“锦囊妙计”
要求：小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔；
正确写法￥100.00；错误写法：￥100；
要求：大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；
要求：报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；
要求：金额填写规范，无书写错误；
大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万
要求：小写金额与大写金额保持一致；
要求：项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。
要求：费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。
要求：发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；
要求：收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；
要求：出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。
要求：手撕非机打车票要印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印；
要求：票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；
要求：要用胶水粘贴附件；
要求：票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。
数电票如何报销？
首先登录个人所得税APP，点击底部【办税】，在【发票抬头】-【添加发票抬头】模块中录入、编辑发票抬头信息。
发票抬头区分“单位”和“个人”两种类型，当勾选抬头类型为“单位”时，提供手动输入和快速选择两种输入方式，点击快速选择时，可选择您当前存在的任职受雇单位，选择后自动带入该单位的信息；勾选抬头类型为“个人”时，需手动录入受票方信息。
添加发票抬头完成后，点击【扫码开票】；扫码成功后，选择受票方抬头信息，然后点击【提交开票】。
进入【个人所得税APP】-【办税】-【我的票夹】中，选择需要报销的发票，点击【发票推送】按钮，即可将发票推送至单位的【税务数字账户】中。
单位登录电子税务局，点击【税务数字账户】，在业务办理模块中可以看到【收票箱】，点击后即可看到自然人推送的发票。
出差人员进入【个人所得税APP】-【办税】-【我的票夹】中，可以点击【查看发票】跳转发票详情页面时保存发票的图片，也可点击【发票下载】对该发票进行下载，然后将发票的电子文件发送至单位。
如果发票抬头是“自然人”，则数电票才会到【我的票夹】里；如果发票抬头是“单位”，则发票自动进入到单位【税务数字账户】中，或者由开票方下载发票后发送给对方。
8种费用
不能只附一张发票
如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全，是否有采购合同，是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应，是否有从第三方开票，是否舍近求远采购，成本费用率是否明显超过行业合理水平。
是否有行政办公部门审核确认手续，是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。
业务招待费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。
差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。
会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，是否有与会议无关费用（如旅游费）列支。
运费报销，是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。
加油费报销，报销的加油费是否为本公司车辆，本公司账面上是否有车辆，加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。
水电费报销，发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少，但水电费却很高。
这16种费用发票
不能报销！收到一律退回！
这种发票报销了，属于编造虚假计税依据，不仅会被税务机关罚款，还涉嫌犯罪！
根据国税局2017年16号公告，自2017年7月1日起，增值税普通发票没有纳税人识别号或统一社会信用代码的，是不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
根据国税局2017年16号公告，购买方不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。
取得商品跟你开具的发票不一样，涉嫌虚开发票，这样的费用发票不能报销。一旦被查，不单单会被税务机关罚款，情节严重的还会构成偷税罪。
现在报销费用的发票，只开食品，或者办公用品之类的笼统的品名已经不能过税务的关了，要附清单，不然就是商品本身的名字。
有些企业不管发生什么费用都开成办公用品，这样会使企业面临很大的税务稽查风险。
收到的增值税专用发票，带有清单，但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的，这种发票属于不符合规定的发票，不能报销。
提示：同纸质增值税专用发票一样，增值税电子专用发票也能开具销货清单。
符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证哦！必须退回重开！
附：发票备注栏如何填写：
发票上只能盖发票专用章，如果收到加盖了公章、法人章、财务章、合同章等的发票，不能报销，必须退回。
提醒：通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票、增值税电子专用发票，采用电子签名代替发票专用章；
也就是说新版电子发票没有发票章也是可以报销的。
国税局关于发票专用章式样有关问题的公告中规定，发票专用章的形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。所以圆形的发票专用章是不符合规定的，盖有这种章的发票，也是不合规的发票，不能报销！
代开专用发票，只需要加盖本单位的发票专用章，不需要再盖税务机关代开发票专用章。
代开普通发票，加盖税务机关代开发票专用章。
注意：新启用的发票监制章，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样。旧版发票监制章，中间刻制“××省（区、市）”字样，下环刻制“国家税务总局监制”字样。
国家税务总局规定：2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。收到这种发票不能作为报销凭证哦~
2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票，还有2020年试点的增值税电子专用发票，“货物或应税劳务、服务名称”或“项目名称”栏次要有“简称”，同时“简称”还得正确，才算合规的发票。
成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”字样，说明发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的，不能报销！
注意：增值税卷票没有成品油字样，可以作为正常成品油发票使用。
开具成品油发票时，应遵守发票“单位”栏应选择“吨”或“升”。否则为不符合规定的发票，不能作为报销凭证。
成品油发票，蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。否则不能作为报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
比如某公司兼营业务，既卖商品又提供服务，会计手抖选错税率。发票税率开错就是不合格发票，不能报销，也不能作为扣税凭证。
费用发票报销，
这五大风险要规避！
需要注意的是，不仅个人垫资报销存在风险，企业常见的差旅费、餐费、福利费等费用报销同样存在很大风险。
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