提高数据使用效率的4个关键点

创业 2025-02-02 08:02 日本

供应链管理活动会产生海量的交易数据，包括生产、分销、运输、采购、履约等等。随着科技的进度，越来越多的数据都是由系统自动生成，然后传输给其他的设备。我们如何提高数据使用的效率？这里有4个关键的控制点。

1.数据收集

每个供应链管理活动的节点都会产生数据，不管是制造的产品或是无形的服务，都存在大量的数据信息。这些数据被储存在各个数据库里，从最初级的Excel表格，到大型的ERP系统。

由于业务的需要，我们会向供应链的伙伴收集相关的数据，比如向经销商要销售出货的数据，向供应商询问可用库存的数量等等。有些伙伴会积极提供数据，但还有些人会因为种种原因拒绝提供，比如出于运营的考虑不愿意分享库存信息。

提高数据收集效率的方法是使用自动化的流程，如果企业内部都使用同一套ERP系统，我们就可以直接从系统中导出相关数据，省去了向相关人员索要信息的步骤，同时还提高了数据的准确性。

如果数据是人工输入系统的，我们还要定期审查数据的准确率。仓库在盘点、收货时发现了库存差异，造成错误的根本原因需要找出来，然后优化流程，避免同样的错误再次发生。

收集到的数据可能要转换，比如在汽车零部件企业里，客户的预测信息是某款车型销售预估量，这些数据要根据BOM用量，转换为零部件的数量，然后传递给生产和采购部门。

2.数据的及时性要求

数据是被用于执行某项交易或是决策，不同的使用者对数据的及时性有着各自的要求。通常来说，交易类型的数据的及时性要求较高。我们在回复客户的时候，希望立即获得工厂的产能和库存信息。

在安排订单出货的时候，我们要获取最新的客户需求和库存数据，然后根据运输所需要的天数，选择价格最低的运输方式。这些活动都属于是交易类型，要在很短的时间内做出决定，因此需要及时的数据。

企业每年会招标运输服务商，比如海运的货运代理，这需要进行数据分析后，才能决定由哪一家公司赢得招标。对于此类活动，数据的及时性要求就不是特别的高。服务商只需要在截止时间之前把报价发给客户即可。

再举个例子，公司需要定期收集各个工厂的运输费用，然后用于进一步的数据分析，通常是以月度为单位收集汇总信息，对于提交数据的及时性要求也较低。

有一种说法是信息可以取代库存，它强调了及时的数据对库存控制的重要性。如果我们查看ERP中的实时信息，发现客户需求缩减了，此时就可以推迟订单的生产和原料的采购，这样就能减少库存持有成本。

3.数据访问的权限设置

ERP系统的一个功能是设定数据访问的权限，比如销售人员可以创建并维护产品销售价格，而其他人只有查看的权力。

数据权限设置符合职责分离的原则，如果采购既可以修改原材料价格，又可以释放订单，你很难防止采购腐败的行为。一个员工不能同时担任裁判和运动员的角色，因此数据必须根据角色来设定访问资格。

除了权限，ERP还可以限定修改数据的账号数量，比如采购合同只允许一个账号可以进行修改，其他账号只有等到当前的使用者退出以后才可以进入。

如果只是查看合同，系统可以允许多个账号同时接入。这种设置的逻辑是避免多人同时修改数据。

ERP系统支持根据角色设定的权限，但是在线协同的文件就不支持这个功能。Excel可以把文档发布到SharePoint Server网站，有访问权限的用户可以同时接入并修改文档，但是它没有限定访问的账号数量。

在这种情形下，任何有权限的人都可以修改其他人输入的数据，且没有系统日志可以记录。轻量化的SharePoint提供了更便捷的访问，但是会给数据的准确性造成负面影响。

4.数据的可视性

通常来说，可视性指的是需求和库存信息。此外还有交付的提前期，例如从工厂运输货物到海外客户所需要的天数。

由于国际运输节点很多，启运港操作、海上运输、目的地港口操作、目的地内陆运输等等环节都存在不确定性，尤其是海外运输容易受到外部因素的影响。

我们需要根据实际的运输天数来调整系统中的提前期，确保不会出现过量或是缺货的情况。

可视性不仅是告诉我们库存数量、货物所在位置，它还可以提供警示的功能。系统可以根据库存和需求的实时情况，通知计划员是否要加急或推迟订单。

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